CÓMO HACER COMPARATIVOS DE OBRA PORTADA

COMPARATIVO DE OBRA EN 10 PASOS, COMO HACERLO REALMENTE EFICAZ

Muchos de los grandes problemas que tenemos en la obra empiezan por aquí, por la no realización de un comparativo de obra eficaz. O quizás dichos problemas hayan empezado en fases anteriores, pero en nuestro trabajo, para nuestros intereses, esos errores no pueden ser arrastrados a un comparativo de obra y de ahí a la propia obra.

¿Para qué sirve un comparativo de obra? Todos los sabemos: para contratar al más barato que pueda hacer la obra. A fin de garantizarnos no sólo una buena gestión, sino realmente realizar la obra evitarnos problemas.  Es necesario por tanto, darle mayor importancia al comparativo porque es el primer paso en la gestión de subcontratas de nuestra obra. En el artículo de hoy veremos paso a paso cómo relizarlo de forma práctica, eficaz y con grandes resultados para tu obra. PASO 1: DEFINICION DE LO CONTRATADO; PASO 2: REVISION MEDICIONES; PASO 3: PREPARACION DE LA DOCUMENTACION DE LAS OFERTAS; PASO 4: LISTADO DE OFERTANTES COMPLETO; PASO 5: SEGUIMIENTO DE OFERTAS; PASO 6: ELABORACION DEL PRIMER ESTADO DEL COMPARATIVO DE OBRA; PASO 7: SUBSANACIÓN DE ERRORES Y FALTAS EN EL COMPARATIVO DE OBRA; PASO 8: VISITA A OBRA; PASO 9: NEGOCIAR  y OPTIMIZAR; PASO 10: CONTRATO Y SEGUIMIENTO CONTRATO. Estos pasos te facilitarán y ahorrarán muchos disgustos en obra, ya que constituyen una parte clave del trabajo de Jefe de Obra, y de su repercusión en la obra.

Muchas veces se ha dicho que la esencia de un buen Jefe de Obra se plasma en la obra, una forma de empezar a hacerlo muy eficaz es mediante el buen uso y realización de los comparativos de obra.

PASO 1: DEFINICION DE LO CONTRATADO

LAS CONTRATACIONES DEBEN SER FIEL REFLEJO DE LO QUE SE PRETENDE CONSTRUIR

Y aquí no valen las aproximaciones.

Y tampoco consiste en dejarse muchas holguras para gestionarla sobre la marcha, porque aunque los demás, me refiero a tus jefe, no lo detecten, resulta que la obra no perdona.

La obra ‘lo canta todo’, y eso te obliga a trabajar más veces sobre negociaciones que deberían estar trabajadas y cerradas, y esto como siempre es exceso de problemas, y trabajo, lo que da lugar a resultados más pobres.

Un subcontrata debe saber en todo momento lo que tiene que hacer y cómo hacerlo.

Un Jefe de Obra además de eso, debe tener su obra preparada para que el subcontrata pueda trabajar.

No hay nada peor en una obra que ir un paso para adelante y otro para atrás por no tener las cosas claras, y éstas no se deben definir durante la ejecución de la obra, o más concretamente de la unidad involucrada, deberían estar solucionadas antes de cerrar un contrato con un subcontrata o proveedor.

La obra hay que cuidarla, yendo por delante de la misma.

Además se debe tener en cuenta que la definición de determinadas unidades de obra afecta al resto, y si ésta se hace tardía, los errores pueden no tener remedio.

Sobre cómo marcas estas líneas generales, e ir tranquilo y controlando la obra, y mucho más, nos ocupamos en  el Curso de Gestión de Obras.

Sigamos con el proceso de comparativos

  • Un comparativo no es una lista de ofertas
  • Un comparativo no es pedir ofertas de las partidas que vienen en proyecto, sino de las que se necesitan en obra por parte de todos sus agentes, que son:
  1. Proyecto
  2. Dirección Facultativa
  3. Constructora
  4. Obra
  5. Cliente

Sabiendo que la obra está expuesta a innumerables factores que la afectan, no podemos acrecentarlos no trabajando cada unidad, cada contrato, cada comparativo al fin y al cabo.

 

PASO 2: REVISION MEDICIONES

Hay que saber lo que tenemos en la obra, antes de contratarlo. No podemos ir a ciegas en este aspecto, aunque el criterio de medición sea cerrado, a excepción  de las instalaciones, las cuales su criterio general es precisamente éste: medición cerrada. Pero en el resto de unidades, para calibrar el precio unitario justo, se debe conocer las unidades con las que cuentan.

Tener controladas nuestras mediciones antes de contratar, es un seguro a todo riesgo, para quitarte de encima cantidad de poblemas de facturación a tus subcontratas y de previsión en tu obra.

Además, ya sabes que soy defensora de dedicar tiempo a medir, por los beneficios que adquieres por el camino de esta tarea: CLIC AQUÍ.

 

PASO 3: PREPARACION DE LA DOCUMENTACION DE LAS  OFERTAS

El trabajo de un Jefe de Obra (o de su equipo), no consiste en mandar las partidas de proyecto a ofertar, sino mandar la documentación necesaria para que realmente se oferte lo que se pretende construir.

Tienes que mandar la información completa, esto no significa contratar peor, sino mejor.

Además, mandas mensajes positivos de organización.

Cuando tú trabajas bien lo normal es que exijas trabajar bien, por tanto, se refuerza tu credibilidad.

Aquí es donde empiezas a marcar la diferencia en tu obra.

Si quieres ser serio y que los subcontratas lo sean a su vez, empieza por ser serio desde la realización del comparativo de obra, además de ser respetuoso con su tiempo y su trabajo.

Pedir ofertas no es mandar partidas del proyecto tan sólo. Sino enviar lo qe se va a ejecutar con todos los matices que esto conlleve.

Conozco un ascensorista que me comentó que había recibido para ofertar todo el presupuesto completo de un proyecto.

Esto no es serio, denota desidia, además de ser información que a nadie incumbe, la documentación de esa partida se queda 'coja', tendrás que mandarle un croquis con las plantas, las alturas sobre todo las diferentes, la ubicación de la máquina, la posibilidad del casetón de cubierta, etc…

 

PASO 4: LISTADO DE OFERTANTES COMPLETO

Solicitar ofertas no puede ser un goteo interminable, sino un paso también concreto, dejarlo zanjado e irte a otra tarea.

Si no conoces a las personas, lo suyo es realizar una llamada previa a una persona relevante en la oferta de tu obra.

De esta forma, entablaras una relación más cercana, y acuérdate que trabajamos con personas.

Depende de la subcontratación que estés haciendo, será necesaria una visita previa a la obra. esta visita puede enriquecerte además, siempre que no se apara cotejar tu información, sino para valorar aspectos relevantes de la obra a tener en cuenta a la hora de visitar la obra.

En una ocasión me ocurrió que cada dos o tres días desde el departamento de Compras me enviaban un nuevo instalador al que solicitarle oferta. Este goteo incesante y desordenado provocó:

  • que el comparativo con cada nuevo ofertante se retrasase, más de 3 meses.
  • que el trabajo con tantísimos ofertantes (más de 15) fuera descomunal e ineficaz.
  • que se diluyeran las grandes posibilidades de optimización.

Créeme si te digo que los últimos 8 ofertantes a los que se le solicitó no aportaron nada nuevo, ni fueron más baratos, y por ende, no se les adjudicó la obra.

PASO 5: SEGUIMIENTO DE OFERTAS

Lista en formato Excel,  muy sencilla de rellenar y de hacerlo a mano, recuerda no tenemos tiempo de ser perfeccionistas, si de hacer las cosas bien.

Listado con información de cada ofertante, más si no conocemos al industrial o es nuestro primer contacto,información útil para saber con quién he hablado, con qué fecha ha entregado su oferta, cuáles faltan, motivo por el que se han retrasado. Y una forma excelente de poder delegar este seguimiento o comparativo de obra si llegara el caso.

No sólo te ayudará a organizar tu agenda trabajo, sino la de tu jefe, y una vez más, acuérdate que cuando trabajes muchas tareas, te ayudará  a organizar tus ideas y tu información.

Así si tienes que mandar un comparativo de obra al siguiente nivel, y te faltara alguna oferta relevante, tendrías documentada tu justificación, por si fuera necesario.

 

PASO 6: ELABORACION DEL PRIMER ESTADO DEL COMPARATIVO DE OBRA

Si puedes es mejor dedicarse a cumplimentar un comparativo de obra, cuando tienes varias ofertas a la vez, así ganas en productividad, no sólo porque irás más deprisa con las ofertas siguientes a la primera, sino que la información que recabes será de más valor, la tendrás más fresca.

Si rellenas una oferta, dos días después otra, etc..,. es posible que gran información del comparativo de obra o de esta oferta en cuestión, en relación a otras, se pierda, se te olvide, o tengas que invertir más tiempo en hallarla o recordarla.

Cumplimentar un comparativo de obra no es un trabajo mecánico, es un trabajo de análisis de cada oferta.

Ten en cuenta que siempre que tú te hayas molestado en preparar la oferta, lo normal es que ellos se hayan molestado en presentarla como tú les has pedido, porque recuerdo das la imagen de seriedad y de haber trabajado esa contratación.

PASO 7: SUBSANACIÓN DE ERRORES Y FALTAS EN EL COMPARATIVO DE OBRA

En cuanto termino el análisis de una oferta y si detecto algún error, dudas,  llamo al ofertante y lo soluciono y de esta forma, tan sólo tengo que realizar el seguimiento de la corrección. Se trata de comparar en igualdad de condiciones.

Una ve más estás demostrando seriedad incluso antes de empezar a ejecutar esas unidades en cuestión.

Al menos por una vez, tienes que darle la oportunidad a los ofertantes de explicar y adecuar su oferta.

PASO 8: VISITA A OBRA;

Este paso se puede intercalar con el anterior, en aras de mejorar la nitidez de esa oferta y por lo tanto de ajustarla en precio.

Esta visita a obra, con la oferta ya estudiada y conocida, es muy interesante, porque se puede organizar la propia ejecución, las fases de las misma si las hubiera, aportar mejores soluciones, optimizaciones, no sólo de precio sino de rendimiento, información de valor a la hora de organizar la obra, además de conocer a la empresa que oferta tu obra con mayor profundidad.

Obviar estas visitas a obra, o reuniones, y reducirlas a solicitar tan sólo un descuento comercial es un trabajo pobre, además, es bien sabido que los descuentos comerciales más que un logro de la gestión de la obra, es una merma con la que todo subcontrata, o la mayoría, ya cuenta. No digo que no haya que pelearlo, sino que no es suficiente para contratar bien.

 

PASO 9: NEGOCIAR  y OPTIMIZAR

Siguiendo lo referido en el punto anterior, nos queda afinar más la obra, en todos sus aspectos, desde la organización, su economía, sus tiempos.

Esta labor puede parecer ardua, pero es muy interesante y te ayuda a crecer como profesional de una manera exponencial.

Se necesita que te sumerjas en las unidades de obra que estás trabajando en ese comparativo d eobra. Es decir, en este punto no sólo vale con que sepas lo que hayq ue construir, sino que debes sumergirte de lleno en las cuestiones que estés tratando.

Es una forma de practicar la escucha activa, pues aquí la idea puede surgir en cualquier momento, o se te puede plantear por parte de un subcontrata.

Una vez encontrada la ‘luz’, es cuestión de seguirla, ponerla a prueba, trabajarla antes  de presentarla al cliente o Dirección Facultativa, para ello la escucha atenta a sus necesidades, como ya se ha dicho, es un paso previo imprescindible.

PASO 10: CONTRATO Y SEGUIMIENTO CONTRATO

Con la decisión de la Dirección Facultativa, de ahí la importancia de ir con tiempo en los comparativos de obra, y dando oportunidad a todos los ofertantes, valorando el trabajo en el punto anterior de quien realmente lo haya llevado a cabo y  con ética, hay que comparar a igualdad de condiciones.

Valorar lo que es ético, lo que es justo, y defender los intereses de tu obra, ya con el visto bueno del cliente.

Acordaos lo importante que es trabajar bien desde el principio.

Ya sólo nos queda realizar un contrato de forma adecuada. Si quieres saber cómo HAZ CLIC AQUÍ

Nos preocuparemos de que ese contrato salga completo, y que además sea firmado por la subcontrata, y además que lo devuelvas formado. Importante contar con todos los contratos firmados, hacer su seguimiento.

Por supuesto, en la Gestión de una obra, o en la gestión de los subcontratas, no hemos terminado, tan sólo hemos empezado, lo siguiente sería hacer un seguimiento de todas las gestiones previas a la entrada en obra, o a la ejecución de dichas unidades de obra.

 

¿Te gustaría añadir algún paso más?

¿En qué paso encuentras mayores dificultades en tu trabajo con un comparativo de obra?

 

autor post Isaura Ardila

 

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