¿Utilizas bien el móvil en obra?

Cómo ser más Productivos haciendo un buen uso de tu móvil.

Confieso que ha habido momentos a lo largo de tantos años a pie de obra que tenía cada poco tiempo que cambiar el tono de mi móvil, porque su sólo sonido, tan sólo su tono: me estresaba. Cierto que no recuerdo todos los tonos, tan sólo, los de los momentos más estresantes. Y la pregunta es:

¿Realmente es necesario usar tanto el móvil en obra?

Imaginaos, hasta el punto de estresarme tan sólo con oírlo. Cuando llegas a estos extremos, es que algo no anda bien… Confieso que aún hoy cuando escucho cierto tono, me sobresalto… Algo realmente no estaba nada bien.

¿Por qué?

Porque en obra nadie te llama, o casi nunca, para decirte lo bien que haces las cosas, o lo simpátic@ que eres.

Te llaman, fundamentalmente, por dos cuestiones:

• Problemas;
• Para darte más trabajo.

Y sí, también para:

• Darte la solución a un tema pendiente.
• Darte respuestas a cuestiones planteadas.

Pero en obra, la mayoría de las llamadas son de las dos primeras y claro… acabas identificando el estruendo de ese aparato con más carga de trabajo…

Y acabar sabiendo gestionar esta herramienta muy útil, y que lamentablmente, no siempre es usada de la forma adecuada, se convierte en casi una necesidad.

Pues con orden y organización.

Como digo siempre, cuanto más te suene el teléfono, más cabos sueltos tienes en tu obra.

Y es que es algo que no falla. Esto es así.

Ahora bien, el uso del móvil es indiscutible que nos facilita la tarea, por lo que no estoy diciendo que no sea un avance, creo que lo es, y con la incorporación de ciertas aplicaciones, realmente es un aliado. Lo que digo, es que, por lo menos, en obra en demasiadas ocasiones se usa de forma incorrecta y más que un aliado, se convierte en una interrupción constante, y una excusa para no trabajar con mayor organización.

Cómo usar mejor el móvil en obra.

Te voy a mencionar una serie de hábitos, que a mí me ayudaron mucho, a ser más productivo.

¿Y cómo?

• Procura tener tu obra organizada. mantén reuniones en la misma con este fin, donde se aclaren todos los temas desde el principio. Desde el proceso de contratación. Esto sumado a la definición de tu obra, su preparación, resta muchos imprevistos. Muchas menos llamadas.
• Intenta reunir o agrupar temas y cuestiones, para ser más productivo.
• Intenta agrupar llamadas de teléfono relacionadas con el mismo tema, por ejemplo, si estás por hacer un comparativo, ponte en contacto con todos los posibles ofertantes. Esto hará que vayas más deprisa, estés más concentrado en los detalles y seas más productivo.
• No dejes que llamadas no urgentes interrumpan tareas de mayor relevancia.
• No dejes sin devolver llamadas, si no es urgente, y no lo atiendes, puede que se acabe convirtiendo en urgente.
• Anota las conclusiones, gestiones, tareas y acciones que se deriven de cada llamada de teléfono.
• Cuando seas tú, el que tiene la iniciativa de llamar a alguien: haz una lista de los temas a tratar. Cuando son más de dos, es fácil que se nos olvide alguno, y ello implica volver a tener que efectuar la llamada y perder eficiencia al tener otro asunto sin resolver. Determinados olvidos pesan y como mínimo retardan. Si agrupas además llamadas, serás más productivo.
• Cuando llames a alguien que no te conoce, procura saludarle, y presentarte. Si eres el Jefe de Obra, como tal. Si no, informa además de quién es éste, pudieran conocerlo. Además de mencionar la empresa y la obra desde la que llamas.
• Cuando estés hablando con un@ desconocid@, procura quedarte con su nombre, pregúntaselo amablemente, para dos cuestiones, sobre todo:
  • Que el trato durante la conversación sea más personal, a todo el mundo nos gusta que nos llamen por nuestro nombre, aunque no seamos los responsables de la toma de las decisiones. Esto facilita la colaboración de las personas, que nos den mejor y más información, que nos faciliten la tarea, al fin y al cabo.
  • En caso de que alguien te pregunte, con quién hablaste, ya sabes referenciarlo. Anótalo si es necesario. La mayoría de los veces, lo será.
  • Sobre todo, cuando dejes temas pendientes, como por ejemplo a la hora de solicitar una oferta, u otro tipo de gestión y/o información.
  • En futuras reclamaciones de ese presupuesto, gestión o acción, podrás dirigirte a la persona con la que acordaste la entrega de dicha tarea.

• Usamos muchas veces el móvil en obra para resolver cuestiones, muchas veces estas conversaciones acaban en discusiones. A veces la comunicación con la otra parte es muy difícil, por su agotamiento o estado anímico. A veces somos nosotros quiénes entorpecemos, sin quererlo, llegar a una solución. Y en la mayoría de las veces, las dos partes ponen de su parte para que se acabe convirtiendo en algo más difícil de resolver de lo que era en un principio. Y esto es porque luchamos más por tener razón que por llegar a solucionar los temas, lo hacemos sin darnos cuenta, pero a veces, lo hacemos.
• Para evitar lo anterior, en la medida de lo posible, es mejor no realizar llamadas, o determinadas llamadas, cuando los ánimos están muy caldeados... así evitamos perder la paciencia demasiado pronto.

• Cuando llames a determinadas personas o entidades, ten a mano toda la documentación o datos que te pueden requerir. Por ejemplo, números de expedientes ante compañías suministradoras etc… Así conseguirás ahorrar tiempo y ser más efectivo. Este tipo de datos como números de expediente y demás, tenlo siempre a mano, llévalo en tu agenda, anotado, o en el móvil, hazle una foto si te parece más cómodo o rápido, pero se trata de cuando te pregunten lo facilites rápidamente. Das así la sensación de ser una persona organizada y eficaz, y esto delante de una Dirección Facultativa hace que ganes puntos. Ahorras tiempo, eres más productivo.
• Cuando el motivo de la llamada sea la de solicitar un presupuesto es importante que aparte de mencionar la obra desde o para la que llamas, a lo largo de la conversación, informes sobre el estado de avance de la misma, con el objetivo de que nuestro interlocutor sea consciente de la agilidad que necesitamos a la hora de prestar y atender nuestro requerimientos, pero no con urgencias, salvo que sea estrictamente necesario.
• No sé a ti, pero a mí una de las cosas que más me subían el enfado, o me impacientaban, era la excesiva repetición de los temas. Hasta 15 veces hay personas que pueden llegar a repetir lo mismo en una sola llamada, algo que de verdad, no es necesario, consume mucho tiempo, y energía.
• De todo lo anterior se deduce que: hay que estructurarse mejor a la hora de mantener una conversación, aunque ésta sea telefónica.
  • Hay que usar el móvil para lo necesario, sin abusar.
  • Hay que respetar el tiempo de las personas, ser concisos, concretos, claros, el exceso de repetición es algo muy extendido y nada necesario. Esto no tiene nada que ver con ser directo.
  • Existen personas que se pierden en las repeticiones, con las que es casi imposible avanzar en una conversación, menos en una discusión (posturas encontradas), cuando ocurre esto y tu estado de ánimo no es el más idóneo… es muy probable que acaben saltando chispas. Por eso te digo que es mejor, si puedes evitarlo, no mantener determinada conversaciones en determinadas circunstancias.
• Cuando estés en una reunión, no atiendas el móvil y procura que los demás hagan lo mismo, es horrible intentar mantener una reunión cuando los implicados están atendiendo otros asuntos a través del móvil. Procura en la medida de lo posible que tú y tu equipo, salvo urgencias, mantengan este respeto, así se va educando a otros. A tus superiores y clientes, por supuesto ni lo intentes, no puedes evitarlo, pero aunque lo hagan ellos, no lo hagas tú, salvo una verdadera urgencia, para la que previamente pedirás permiso y será excepcional.
• Si estás reunid@ y has dejado de atender llamadas, procura hacerlo lo antes posible, que lo que están al otro lado de la línea se sientan atendidos.
• Ten en cuenta que cuanto mejor organización tengas menor uso del móvil tendrás.
• Según vayas teniendo responsabilidad, irán respetándote, y podrás imponer a otras personas determinados horarios, es decir, es muy desagradable comer con compañeros, y que en toda la comida no dejen de sonar los móviles, sino es de uno es de otro. Un@ debe tener recesos y descansos… ¿Y cómo evitas que te llamen durante la comida? Sencillamente no haciéndolo tú y dando esa indicación. Estamos hablando de una hora, salvo que sea una gran urgencia, la jornada laboral es amplia para tratar esos temas no urgentes.
• Hablo de la hora de la comida, como por la noche a partir de determinadas horas.
• Procura usar el teléfono lo menos posible, y cuando lo uses haz un uso eficiente del mismo lo que implica no enrrollarse, salvo que la otra parte esté de acuerdo, hay llamadas que lógicamente sirven para afianzar relaciones, otras donde hay que tratar temas, distínguelas.
• Por supuesto, no pongas el manos libres sin haberlo comunicado antes y obtener su autorización, sin ponerle en una situación comprometida. Mucho menos sin estrategia.
• Cada día son más los que usan el móvil para grabar determinadas conversaciones, así que cuidado con lo que dices y en quien confías.

• Y por supuesto procura no hablar por teléfono y andar (caminar) a la vez, por varios motivos:

  Si es por la oficina,

• • Es algo que desconcentra, y por tanto, molesta al resto de compañeros.
  • Si es por la calle, te pones en peligro, y hay ocasiones donde conozco a más de un jefe de obra, que hablando por teléfono sin darse cuenta se han alejado de la obra y caseta más de 6 kilómetros, con lo cual, luego tienes que volver... Además, es fácil que cruces sin mirar.
  • Y por supuesto, no se te ocurra andar y hablar por teléfono en la obra, porque pierdes la atención sobre la misma, y tu riesgo de sufrir un accidente es mayor.
    • Este tema es tan grave que son muchos los Coordinadores de Seguridad que cada vez más hacen mucho hincapié, porque realmente constituye un peligro. Te cuento algo que me ocurrió a mí por este tema:
• Un día, hace ya muchos años, recibí la llamada de un compañero que se encontraba de vacaciones y me solicitaba que le hiciera el favor de acercarme a su obra (para eso están los compañeros) tenía un problema con el replanteo de las escaleras. Así que fui a última hora de la tarde, la obra estaba muy sucia, restos de desencofrado sin retirar, con puntas en los tablones, muchísimo aire esa tarde, y ahí me puse yo, toda concentrada a solucionar esas escaleras, cuando ya estaba el tema aclarado con el encargado y encofradores...Me llamaron por teléfono y debido al cansancio acumulado de la jornada, me concentré en la llamada únicamente, me puse a andar por el forjado, con restos de desencofrado (esto es lo que ocurre cuando hay que corregir en obra, más desorden). Entré con náuticos en la obra, las prisas, el no ser mi obra, total era sólo un momento..., y acabé clavándome una punta del 10 en la planta del pié. Si hubiera llevado botas de seguridad, esto no hubiera pasado. Una imprudencia mía y una falta de orden y limpieza en la obra. Por supuesto, desde entonces siempre me he calzado botas de seguridad antes de entrar en una obra, aunque fuera sólo un momento…Te lo cuento, para que veas cómo en un momento, puede surgir un riesgo, y un accidente, en este caso sin consecuencias graves, pero pudiera haber sido peor. Eso sí, puedo asegurar que doler, duele.

¿Cuánto tiempo pasas pegado al móvil?

¿Cuánto tiempo crees que se le debe dedicar a hablar por teléfono al día?