forma de solucionar tus problemas en obra con los subcontratas

SUBCONTRATA NO CUMPLE CON TU OBRA

 Qué HACER Cuando un SUBCONTRATA TE ESTÁ RETRASANDO LA OBRA.

 

Este es un temor que padecen todos los responsables de obra: Jefes de Grupo, Jefes de Obra y sus superiores. Que un subcontrata no cumpla con tu obra, hace que se extremen las precauciones a la hora de contratarlo.

Guía Para Contratar a un Subcontrata.

 

Por eso, existen tantas restricciones a la entrada de empresas nuevas en constructoras realmente organizadas, que saben y reconocen el descalabro que esto supone, el descalabro que te causa que un subcontrata no cumpla con tu obra, y con su contrato.

¿Por qué tiene tanta repercusión?

Pues porque te afecta a:

  • La producción de las partidas contratadas con él.
  • La producción de todos los que vienen detrás de él.

Y de forma indirecta:

  • Te afecta a la producción del resto de subcontratas que están en la obra, pues da muy mala imagen y te deja frente a ellos en una posición más delicada. Si no lo solucionas a tiempo puede llegar a convertirse en un cáncer, no mortal, pero igual sienten que las exigencias de tu obra se pueden rebajar bastante.

 

Además, de ocasionar un grave prejuicio al equipo de obra y a la organización de su propio trabajo, porque:

  • Normalmente transcurre un determinado tiempo, hasta que es identificado como un problema a erradicar. Ya que se va produciendo de forma progresiva, normalmente.
  • Además, al no conocer la causa exacta o si es un problema puntual, o si es de una consideración más grave, realmente hay un período de tiempo, crucial por otra parte, que realmente no sabes cómo actuar. Porque parece que si le das mucha importancia igual mueves fichas que no son adecuadas, y si no parece que llegas con retraso.
  • Ya no digo retomar la obra y salvar todos los perjuicios causada a la misma.
  • Esto significa reconducir a otros subcontratas.
  • Significa improvisar.
  • Significa dar la cara con la Dirección Facultativa.
  • En resumen te posiciona en una situación muy delicada.

 

Es lo suficientemente importante, como para que le dediquemos todo un post a ver cómo resolveríamos este tipo de situaciones.

  • ¿Cómo acertar?
  • ¿Cuándo actuar?
  • ¿Qué medidas tomar?

En el artículo de hoy responder a todas esas preguntas y analizar todos los escenarios que pudieran llegar a darse, tarea algo compleja tratándose de obras de contrucción.

Pero con el esquema que he diseñado para este artículo creo poder ayudarte a sentar unas bases generales y actuar en base a ellas.

 

Resumen de actuaciones que se suelen dar normalmente en estos casos

Normalmente, cuando detectamos un problema con alguno de nuestros subcontratas, que no está cumpliendo con nuestra obra, empezamos por hablar con él y darle las indicaciones adecuadas… Con esto a veces, se solventa, pero otras…

Otras… No.

Y a esos casos difíciles a los que me refiero. Y siempre, más o menos, tienen esta consecución de acciones por nuestra parte:

  • LLAMADAS telefónicas o conversaciones en persona.
  • EMAILS de tono suave.
  • EMAILS más incisivos.
  • EMAILS en tono de desconformidad y con petición de reuniones urgentes.
  • REUNIÓN CON FIRMA DE COMPROMISOS.
  • EMAILS más elaborados preparando lo siguiente, que es:
  • BUROFAX.

Seguro que te suena este proceso si tienes experiencia a pie de obra.

Lo importante de este proceso es saber cuándo has agotado cada paso.

Porque el tiempo en la resolución de estos conflictos es clave.

Y porque precipitarnos puede constituir un grave error.

 

Para detectar cuando has agotado esa vía de comunicación, o de búsqueda de soluciones cuando un subcontrata no cumple con tu obra, es observar que no produce avance en tu obra, ni acción en tu subcontrata.

 

Pudiera dar lugar a determinadas promesas.

Y éstas a un seguimiento por parte del equipo de obra para comprobar que el subcontrata que no cumple con tu obra, tampoco cumple con dichas promesas.

Y se fijan unas nuevos acuerdos.

Y una vez más compruebas que tampoco se cumplen.

E interviene tu Jefe de Grupo y se repite el mismo proceso.

Y entonces, el tema acaba en la mesa del superior de dicho Jefe de Grupo, y tras repetir más o menos el mismo proceso, consigue los mismos resultados que tú.

Es decir, nada.

Pero claro, un segundo antes de que todo el mundo llegue a esta conclusión, el tema está encima de tu mesa con algún avance de dudosa valía y una serie de instrucciones…

… Como si no las hubieras hecho ya, unas cuantas veces…

Tu jefe directo de repente como que tiene muchas reuniones, lejos, muy lejos de tu obra, casualmente.

Y tú de repente ves que has consumido un mes de plazo OOO… y estás en peores condiciones que antes.

Y dentro de ti sabes, que ese subcontrata ya sabe que poco o nada puedes hacer.

Te puede ocurrir incluso que se te dé a entender que no has gestionado del todo bien el tema, que de otra forma el pobre subcontrata no se hubiera cabreado y... otro gallo cantaría. Puede ocurrir.

O incluso, que sea el mismo subcontrata el que para defenderse adelante su versión de la historia, siempre lejos de tu presencia, claro.

Casualmente ese subcontrata está en otras obras de la misma empresa, o conoce a este o a aquél que le deben un favor o... o… otros acuerdos que a ti se te escapan.

 

Curioso, y a veces ocurre.

En este caso, el tema se escapa a tu ámbito, a tu actuación.

Aunque no por eso debes dejar dejar de cumplir con tu deber y obligación.

Este tipo de situaciones producen un gran desgaste a cualquier Jefe de Obra.

Y denotan una total falta de organización y sobre todo, de Liderazgo en la empresa en la que se producen.

 

Afortunadamente, esto no es lo normal en una empresa organizada de verdad, lo normal es que si un subcontrata no funciona se solucione trabajando en equipo.

Que se aplique una vez más, el Liderazgo.

Intentaré darte una serie de pautas para salvar este tipo de situaciones sean cuáles sean las circunstancias que te rodean.

Eso sí, implica trabajar, esto es inevitable.

 

PASOS A SEGUIR PARA SOLVENTAR QUE UN SUBCONTRATA NO CUMPLA EN TU OBRA.

Por lo tanto, lo primero lógicamente será:

  • DETECTAR EL RETRASO

En este punto no me exitendo mucho, porque mediante los controles diarios en obra y semanales, de los que ya he hablado en varias ocasiones, como por ejemplo:

No cometer el Error de Dejar Supervisar la Obra

Supervisar el Trabajo de Nuestras Subcontratas

7 Pasos Para Llevar una Obra.

Organizar la Obra Semanalmente.

 

El encargado, u otras subcontratas, si tú no las has detectado antes, te darán aviso de ese retraso. Esta es la parte más sencilla: Detectarlo.

  • ANALIZA SI ES ALGO PUNTUAL O EL TEMA ES MÁS SERIO.


Estos pasos estarán precedidos por lo que nos dicta el sentido común, lógicamente nos comunicaremos por teléfono o en persona con él, si hecho esto no reacciona, lo haremos por escrito en tono suave, y si sigue sin responder, no esperaría mucho para solucionarlo, pues el tiempo corre y en obra es oro.

Si ha sido un tema puntual, lógicamente no tienes nada más que hacer que el seguimiento de su resolución hasta su conclusión.

Pero si el tema no se soluciona por sí sólo (por parte del subcontrata el sólo sin tu intervención), entonces:

 

  • ANALIZAR LAS CAUSAS DEL RETRASO.


Y puedes imaginar mil motivos, pero si no lo confirmas con el propio subcontrata, no tienes nada.

Por lo tanto, debes reunirte con él en un ambiente distendido (sobre todo, si sabes que tu empresa, no va a responder como tú quisieras), y en dicho ambiente, lograr que el subcontrata se sienta lo suficientemente cómodo como para que te cuente la realidad de su problema.

 

¿Cómo se consigue esto?

  • Con una actitud colaborativa por tu parte.
  • Realizando las preguntas correctas.
  • Preocupándote por mostrar tu interés en solucionar el tema.
  • Ofreciendo tu ayuda en tu obra y en la medida de lo posible, para salvar el obstáculo y continuar produciendo.

No es que seas un interesado o insensible a su problema. De hecho, son muchas las veces que yo he pronunciado estas palabras:

” Como persona: te entiendo. Pero como Jefe de Obra tengo que cumplir con mi deber, que es salvar la obra.”

No es una fórmula mágica es lo que he sentido, en esos momentos.

 

Y lo dicho anteriormente, no está reñido con expresar claramente tu cabreo, las necesidades de tu obra, con control de la situación, puedes hacerle saber tu malestar, los perjuicios ocasionados en tu obra, pero las voces, la falta de autocontrol, y las discusiones subidas de tono, no solucionarán el problema.

Acuérdate que la falta de Autocontrol es un error para cualquiera que quiera solucionar un problema.

Y claro que somos humanos, y todos hemos caído ahí alguna vez, pero debemos saber que no nos beneficia, no nos ayuda a resolver nuestro problema.

Y hablando del problema, lo que más nos interesa conocer es la causa, porque una vez que la conozcamos, sabremos :

  • Cuál es la mejor solución para nuestro problema.
  • Y si sabemos la CAUSA, podemos empezar a trabajar en ella, sabiendo que al final lograremos resolver el problema. Y No trabajar por trabajar.

 

  • AYÚDALE: IDENTIFICA SUS NECESIDADES


Era lo que mencionábamos antes. Si está dentro de tu ámbito y responsabilidad echarle un cable.

Si esta actuación, no te perjudica en el futuro.

Si consigues salvar el obstáculo y continuar con tu producción.

Está claro, que sería bueno que lo hicieras.

Y añado, que si se trata de modificar el contrato, o de gestiones económicas, informes a tu empresa y que le den el Visto Bueno a esta operación.

Como ya te apuntaba anteriormente, la mejor forma de solucionar este tipo de problemas , empieza conociendo la causa:

 

Causas Más Habituales Por las Que un Subcontrata No Cumple Con Tu Obra.

He divido en cuatro grandes grupos los problemas o causas que pueden llegar a hacer que un subcontrata no cumpla con la obra, por ser los más habituales que me he encontrado en mi experiencia:

 

  1. Falta de medios en la empresa, problemas económicos graves, o bien, falta de cualificación para los trabajos adjudicados.

  2. El subcontrata que no cumple en tu obra está atendiendo a otro cliente suyo.

  3. El subcontrata que no cumple en tu obra está atendiendo a otra obra de tu misma empresa.

  4. Tiene un problema puntual con el personal, o de suministro de materiales o maquinaria.

 


 

Conocer estas causas es lo más importante, porque conociéndolas podemos saber su solución.

 

Posibles Soluciones.

Y por supuesto, apuntaré según el tipo de causa una posible solución:

  • Si tiene graves problemas económicos, junto con los responsables oportunos de tu empresa, tendrás que analizar la posibilidad de echarle un cable:

  • Analizar que continúe en tu obra o sustituirle. Para ello ten encuenta los siguientes planteamientos:
    • ¿Qué es lo mejor para tu obra?
    • ¿En qué momento sucede?
    • ¿Cuánto queda para terminar su contrato?
    • ¿Qué tipo de certificaciones, proyectos, responsabilidades implica?
    • ¿Qué coste real tendría su sustitución?
    • ¿Cuánto tiempo llevaría sustituírle?

 

  • Si decides que es mejor continuar con él en obra, quizás puedas hacerte cargo de algunas gestiones contratadas con él para aliviarle el peso, como la compra de determinados materiales, etc… Lógicamente deduciéndolo del importe contratado correspondiente, según el acuerdo al que se llegue con él. Puesto que todo esto se debe hacer negociándolo con él.

No te sorprenda que muchos se sientan aliviados ante esta ‘ayuda’.

  • Si el problema económico llega a afectar a los sueldos de su personal. Y teniendo en cuenta que según la Ley eres responsables subsidiario (la empresa constructora) de éstos, actúa en consecuencia siempre dentro de la Ley y sin perjudicar a esos trabajadores.
  • En ocasiones, la solución, sobre todo en obras grandes, pasa por retirarle parte de la medición del contrato. Es decir, dejarle por ejemplo, con la mitad de la obra y doblar efectivos en la otra mitad, con la competencia en el resto de la obra. Previo acuerdo con ambos, pueden llegar a convivir a la vez en la obra. Lo que significa que además le has dado un impulso a la producción. Recuerda previo acuerdo de las tres partes: tú, el subcontrata incumplidor y uno nuevo.

Esto no es un escenario que yo me esté inventando, todas las situaciones que describo las he vivido en la obra, incluida ésta y me ha funcionado en varias ocasiones, siempre y cuando las tres partes estén de acuerdo.

Es más, en muchos casos, la empresa con problemas ha acabado cerrando del todo, y la obra no ha sufrido porque ya había otro subcontrata de ese oficio trabajando en ella.

Lógicamente tiene trabajo burocrático y de recogida de datos sobre quien ha hecho qué antes de modificar la situación y después, con revisión además de remates o desperfectos.

La solución en este caso, si has decidido continuar con él, pasa por seguir produciendo en obra salvando el obstáculo juntos. Y ya has visto que esta solución puede adoptar varios caminos.

 

  • Si el problema es que está atendiendo a otro cliente, se supone éste es más importante para él que tú. En cualquier caso, como es algo ajeno a tu organización, lo que debes exigir es el cumplimiento de su contrato.

Acuérdate que en él, ya dejamos claro los hitos a cumplir.

Para ello, sólo tienes que seguir el proceso desde la llamada de teléfono hasta el burofax y pararte donde haya resultados, lógicamente.

Este tipo de empresas suele tener los recursos suficientes para sacar la obra adelante, se trataría de detectar si de forma puntual están asumiendo un retraso o es algo que va a más.

Suele funcionar un toque de atención por parte de algún superior tuyo, si es que tu metodología no funciona.

 

  • Si está atendiendo a otra obra de tu empresa, y compruebas que no es porque tenga mayor afinidad con el otro jefe de obra, ya sabes que es una orden de arriba. Y ante esto no tienes mucho que hacer. Salvo esperarte.

  • Y lo que te tocaría hacer entonces aparte de esperar, es modificar la coordinación, la organización de tu obra, para que ésta no se retrase.

Lógicamente depende de la naturaleza de las actividades contratadas con el subcontrata que no cumple en tu obra.

Aunque no trabajes en el camino crítico cualquier adelanto siempre será mejor que nada.

 

  • Y si los motivos reales son el retraso o error en un sistema constructivo, o materiales, o maquinaria, incluso error de ejecución dentro de la obra, que produzcan retrasos considerables en el plazo la llegada o subsanación del problema:

  • Cuando el retraso sea asumible por la obra, no queda otra que esperar intentando adelantar y reducir esos tiempos de espera.
  • Modificar en la medida de lo posible la coordinación de Gremios.
  • Si el retraso de ese material va a condicionar la obra, haciendo no asumible el retraso producido, hay que actuar y modificar ese sistema constructivo, material, etc… Incluso es un tema que por la gravedad que tiene será planteado a la Dirección Facultativa cuando el avance en las gestiones resolutivas o dicho de otra forma, cuando hayas encontrado una forma de sustiturlo y la tengas analizada y estudiada como para presentársela a la Dirección Facultativa.

 

CONCLUSIÓN:

Antes este tipo de circunstancias, la clave es la previsión.

Todas las situaciones comentadas en este artículo las he vivido en primera persona, sé lo que implica, el trabajo que da, el estrés que ocasiona, incluso las noches en vela.

Además, normalmente no vienen solas… Esto es lo peor.

 

La clave para intentar minimizar sus consecuencias lo máximo posible sobre tu obra es la siguiente:

  • Previsión en las contrataciones.
  • Contratar de la forma correcta.
  • Seguimiento de todos los pasos clave en la obra, estén en ella trabajando o aún no hayan entrado. Ésa es la clave.
  • Detectar las desviaciones a tiempo.
  • Actuar cuanto antes. ¿Como? Siguiendo los pasos que hemos visto anteriormente.

Por último, comentarte que los problemas a tu jefe hay que pasárselos cuando haya margen de actuación, si se los pasas cuando ya no hay tiempo de reacción, poco o nada podrá por hacer. Debes identificar esa línea tan fina que define el momento justo en el que se deben trasladar los problemas, antes de que sigan engordando, y que no es ni antes, ni después, sino en ese momento exacto. Debes poder distinguir entre lo que significa ser una persona resolutiva, y saber trasladar determinados temas o información a tiempo.

¿Para desligarte de ellos?

Noooooooo… Para trabajar en equipo.

Y conseguir mejores resultados y antes.

Esto también es ser resolutivo.

Recuerda además:

 

¿Te has encontrado en alguna situación complicada de este tipo y quieres compartirla?

 

 

 

4 Comments

  • Aldo Solaro

    Reply Reply 31 agosto, 2016

    Buenos dias.

    Soy Subcontratista de Mano de Obra de toda la vida y lo que escribes estoy 100% de acuerdo. Desgraciadamente, en mis 14 años de este oficio creo no haberme encontrado nunca con un Jefe de Obra sensible a nuestros problemas.

    Si me ha tocado “torear” a mucho niñato Jefe de Obra (leáse joven, sin experiencia de trabajo creyendo que con un título y un cargo se puede llevar al mundo por delante) por no escuchar mis planteamientos razonables. No me ha gustado, pero me he obligado a hacerlo solo para demostrarle que un Subcontratista es un Colaborador, no un industrial que va mengüarle el margen de su contrato.

    Los subcontratistas tenemos problemas como todas las empresas. A veces son económicos, a veces el personal falla u otros motivos. Pero lo que hay que hacer es sentarse y conversar y tratar de ponerse en el pellejo del otro y ver que se puede hacer. Hacer alguna excepción en algo durante un periodo de tiempo limitado no estaría mal. Por ej. me ha tocado dejar gente parados porque tenia caducaba su revisión médica y no dejarlo trabajar ese dia aunque tenia la cita para el dia siguiente. A veces los PRL´s creen que mandan más que el Jefe de Obra.

    Y no estaría demás dejar ese “trato chulesco de superioridad” que tienen muchos Jefes de Obra para con sus Subcontratistas porque se ven amparados atrás de una gran Constructora. Luego los tiran a la calle por el motivo que sea y dan lástima verlos deambular pidiendo trabajo.

    • Isaura Ardila

      Reply Reply 31 agosto, 2016

      Gracias por tu aportación. La obra es un mundo en el que estamos todos sometidos a muchas presiones. Uno de los que más, el Jefe de Obra. Por ello, es normal que su actuación a veces, diste mucho de su verdadera forma de ser o, incluso, de lo que él hubiera deseado y elegido. Si a esto se le suma, la cantidad de trabajo de más, extenuantes jornadas de trabajo, cantidad de interrupciones, información mchas veces no demasiado fidedigna, y un largo etc; la conclusión es que es fácil que nuestro carácter se agríe. Aunque esto no sea consuelo, las mismas personas en escenarios diferentes, menos estresados, se comportarían de forma más amable.
      Muchas gracias por tu comentario ya que aporta un punto de vista muy interesante, y de gran valor. Sin los subcontratas no habría grandes logros para las grandes o pequeñas constructoras. Gracias.

  • Aldo Solaro

    Reply Reply 31 agosto, 2016

    Pues: presiones, largas jornadas, problemas tenemos todos los involucrados en este mundillo. Es así en España y en otros paises que he trabajado….que es inherente a esta actividad.

    Pero eso que escribes no da derecho a que uno reciba un trato como el citado. Los Subcontratistas y Proveedores son COLABORADORES, y sin ellos no sale la obra como tiene que salir. Los Contratistas son los dueños de los Contratos, pero los Subcontratistas y Proveedores son los que hacen las cosas, aportan los materiales, etc, etc. unos precisan de otros y por tanto están “condenados” a llevarse bien.

    ¿Tu sabes las veces que nos tiran los pagos “para adelante” sin avisarte?…..y encima te contestan “eso es lo que hay”. Aparte en las empresas el que te hace los pagos es el Financiero, no el Jefe de Obra….al final hay que quejarse al sufrido Jefe de Obra (que bastante lio lleva el pobre). Sinceramente da bastante asquito trabajar de “este lado del mostrador”…pero hay que tragar.

    • Isaura Ardila

      Reply Reply 31 agosto, 2016

      Razón tienes, no digo que no. Pero somos personas con un límite, nada más, es lo que apunto. No es justificación, pero en muchos casos es así. Todo el mundo se equivoca, nadie nos ha enseñado a gestionar conflictos y esas situaciones, así que es fácil que hasta que se aprende se cometan muchos errores relacionados sobre todo, con la inteligencia emocional. No seré yo la que defienda la conducta de todos, pues a mí es a la primera que no me gusta. Ni tampoco diré que siempre he sido amable, sería incierto.

      Lo que sí te digo es que tengo claro la suma importancia de los subcontratas en la obra, y por tanto, al igual que me ha gustado que se respeten los pactos acordados, siempre me ha gustado también que cuando las cosas están ejecutadas y confirmes, se abonen, y no se juegue con este aspecto. la política de la empresa, la excesiva burocracia, los errores de otros departamentos… en fin, no te voy a contar nada que no sepas.

      Muchas gracias por tus aportaciones.

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