Sistematizar una constructora no sólo es posible, sino cada día más necesario.

Seguro ya conoces los beneficios de sistematizar los procesos de una empresa, y aunque te gustaría, puede que no lo veas algo cercano en tu constructora:  no tienes tiempo y ahora con la difícil situación que estamos viviendo, tienes otros quebraderos de cabeza.

Es normal, y deseo que todo el proceso te sea lo más favorable posible.

Pero déjame que te cuente, a lo largo de esta post, algunos de los problemas habituales que te evitarías, o disminuirían notablemente, al sistematizar tu constructora.

Ahora más que nunca se hace necesario tener optimizado el funcionamiento de tu empresa.

Este sector sobresale a la hora de superar retos, los más recientes:

 Para superar estos grandes retos se necesita que nuestra organización esté enfocada a resultados y funcione de una manera organizada y muy eficiente, eliminando problemas y errores habituales y repetitivos en las constructoras.

Para superar estos grandes retos se necesita que nuestra organización esté enfocada a resultados y funcione de una manera organizada y muy eficiente, eliminando problemas y errores habituales y repetitivos en las constructoras.

“Existen empresas en las cuales el verdadero método lo constituyen un cierto y cuidadoso desorden.” 

HERMAN MELVILLE

11 GRANDES PRECOCUPACIONES de los empresarios de la construcción que puedes resolver al SISTEMATIZAR tu CONSTRUCTORA.

Si listamos los problemas más habituales en una constructora,  y conseguimos reducirlos o eliminarlos por completo, será una gran oportunidad para tu empresa. 

Cómo lograr esa oportunidad e algo que se lo dejamos a la sistematización. Te explico cómo.

PREOCUPACIÓN 1: LA SENSACIÓN PERMANENTE DE AGOBIO Y ANSIEDAD QUE SURGE DE LA NECESIDAD DE TENERLO TODO CONTROLADO EN TU CONSTRUCTORA PARA EVITAR MALES MAYORES.

Me estoy refiriendo a todas aquellas tareas que tienes que delegar (y controlar), como son:

Si pudieras delegar y tener la tranquilidad de que se hará de la forma en la que tú mismo lo harías...
¿No optarías por esta forma de dirigir tu empresa?
-------->> SISTEMATIZA TU CONSTRUCTORA

PROCESOS Y EMPLEADOS

Qué mejor forma de tenerlo todo controlado que hacerlo tú mismo, ¿O NO?

Esta forma de trabajar, es agotadora y muy limitante, pues por muchas horas que alargues la jornada, lo que no se pueden alargar son las horas al día, así que continuamente estás sacrificando algo:

PREOCUPACIÓN 2: CRECIMIENTO DESCONTROLADO

Tras mucho esfuerzo, tu empresa va bien, los clientes fluyen, están satisfechos con tu trabajo y tú con sus recomendaciones, la adjudicación de obras aumenta.

Surge la necesidad de aumentar de forma rápida la plantilla.

O correr el riesgo de perder oportunidades valiosas para el negocio.

Tras todo el trabajo y sacrificios realizados, renunciar a estos logros, es una decisión difícil.

Así que, con mucha confianza en ti, siendo consciente de esa gran capacidad de trabajo y responsabilidad, te animas a aprovechar dichas oportunidades.

Y te sorprende a ti, y a tu empresa, sin estar preparados:·

Ahora al trabajo que ya venías desarrollando, que era ímprobo, se multiplica:

Y con la sensación que tu jornada se va en:

- reuniones interminables con sus desplazamientos, 

- solucionar marrones que deberían ser solucionados por tu personal, o eso te gustaría que fuera una realidad.

Cuando todo el mundo se va a descansar, a ti aún hay muchos asuntos pendientes que te quitan el sueño.

Los fines de semana sigues involucrado en estos asuntos, con la mente sin descanso.

Has dado con la forma de conseguirlo: más negocio, más facturación.

Has establecido contactos fructíferos.

Pero… es inevitable que descuides algún aspecto. No puedes llegar a todo.

Y cuando delegas, el nuevo personal no te conoce, desconoce tu empresa y su forma de trabajar.

Así, los problemas, los temas pendientes, las quejas de los clientes…aumentan.

Has hecho grandes esfuerzos por contratar lo mejor de lo que el mercado te ofrecía y, aun así, no acaba de funcionar.

Empiezas a pensar que el problema está en tu forma de dirigir. La mayoría de las veces, esta conclusión es precipitada.

 -->   ¿Te imaginas, crecer, facturar más, y tener tus obras y empresa controladas?

Una empresa con sistemas implantados en su organización es un seguro para un crecimiento controlado.

PREOCUPACIÓN 3: CALIDAD EN TUS OBRAS

A la mayoría de los constructores que, sienten pasión por las obras, les gustan las cosas bien hechas.

Se podría dividir a estos empresarios en dos grandes grupos:

Ambos grupos ven sus resultados comprometidos, cuando la calidad de sus obras no es óptima:


- Cuantas más obras, más difícil abordar la situación de raíz.
- Cuanto más personal de nueva incorporación, más temor al respecto.
- Cuanto más gusto por la obra, más sufrimiento ante los errores.
- Cuánta peor calidad en las obras, más horas invertidas en reuniones con tus clientes intentando calmar ánimos, aportando soluciones, desvistiendo a un santo para vestir a otro. Es decir, apagando fuegos.

Es frustrante pensar que, teniendo personal con experiencia en tu empresa, algunos con sueldos generosos, ¿por qué no salen las obras con la calidad que te gustaría que tu empresa ofreciera a sus clientes?

Has tenido multitud de reuniones con tus empleados, de hecho, puede que sea práctica habitual en tu empresa.

Has escuchado sus dificultades e invertido en recursos intentando paliar la situación.

Incluso puede que hayas solicitado a tus trabajadores más esfuerzos, más horas, más intensidad, más, más…. Pero los resultados no te satisfacen.

Pero esto no ha hecho más que empezar, porque...

Las personas (los clientes más) solemos elevar las exigencias cuando algo nos defrauda, y lo vemos todo bajo un filtro más negativo.

Por lo que cada vez es más difícil contentar al cliente, y perdemos su recomendación, y entorpecemos el cobro.

 -->  Implantar PROCESOS efectivos en la gestión de tus obras,  te ayuda a mejorar la calidad de éstas.
 -->   La sistematización y la formación especializada, te ayudan a integrar en tus obras las premisas de la calidad y ayudan a tus equipos de obra a conocer el camino para construir con calidad, ahorrando costes y sin comprometer plazos.

PREOCUPACIÓN 4: ROTACIÓN DE PERSONAL

Antes de esta situación de pandemia mundial, había una preocupación común a los empresarios del sector de la construcción y era la falta de personal cualificado.

Muchos son los que se lamentan que falta personal cualificado.

Otros, que el personal con experiencia está desmotivado o no tiene la actitud que desean en su empresa.

Si te has descargado la guía 5 formas de mejorar las obras de reforma’, en ella comparto la pirámide de Maslow que explica las motivaciones de las personas, empezando por las necesidades más básicas.

MEJORAS PARA UNA CONSTRUCTORA


A medida que una persona se encuentra en peldaños superiores de dicha pirámide, sus motivaciones cambian, por eso, un trabajo, un sueldo fijo, incluso un buen sueldo, en ocasiones no son suficientes.

A veces es reconocimiento lo que necesita un empleado.

-->   ¿Te lo has planteado alguna vez?

Analizar qué necesidades tienen tus empleados, y poder satisfacerlas en tu empresa.

Ya sé que no tienes tiempo.

ero tienes posibilidades de incorporar una política de retención del empleado en tu empresa.

La sistematización no sólo te ayuda a organizar tu empresa, sino a tener en cuenta aspectos tan importantes (cada día más), como éste, más con la situación actual del mercado.

PROCESOS OBRA


Nos hemos dedicado a trabajar, a producir, con mucha presión, salvando grandes retos, con mucho esfuerzo… y poco se ha cuidado la gestión emocional en las empresas constructoras, en general.

Cuando en otros sectores las evaluaciones anuales, planes de desarrollo de los empleados eran comunes, en nuestro sector eran casi nulas.

Todo esto está cambiando muy rápidamente, y el sector de la construcción tiene que hacer un esfuerzo por retener a su capital humano, el más importante para una empresa.

 -->   De hecho, ¿cuánto vale un buen jefe de obra o un gran encargado, por ejemplo?

Vale lo que te entregue en resultados, es decir, puede tener un valor incalculable.

Y cómo te decía, las nuevas generaciones, y no tan nuevas, ya no se mueven tanto por dinero, sino buscando más calidad de vida.

Así que hay que ponerse las pilas, ser competitivos, construir con calidad, fidelizar clientes y por supuesto, ganar dinero, que para eso se construye un negocio.

 --> Y todo esto se facilita Sistematizando tu empresa constructora

1. Reteniendo tu capital humano.

2. Formándole y haciéndole mejor cada día.

No es una inversión cualquiera, es rentabilidad para tu empresa.

Echa un vistazo a las siguientes estadísticas:

VALORACION NO SOLO SUELDO
FUENTE:https://www.elespanolcom/invertia/economia/empleo/20191117/no-sueldo-condiciones-laborales-valoran-espanoles/445206093_0.html    

1.    Horarios flexibles

¿Tiempo o dinero? Por qué cada vez más gente valora la conciliación por
encima del salario.

FUENTE:https://www.lavanguardia.com/vivo/20190917/47411105278/conciliacion-tiempo-dinero-salario-flexibilidad-empleo-productividad-teletrabajo.html

2.    Seguros de salud.

3.    Servicios de bienestar

4.    Teletrabajo, ha llegado para quedarse.

5.    Formación

6.    Dispositivos y conectividad

7.    Obsequios

Claro que, para controlar esta nueva forma de trabajar, necesitas tener sistematizada tu empresa.

está tu constructora preparada

PREOCUPACIÓN 5:  INTEGRACIÓN DEL NUEVO PERSONAL EN TU CONSTRUCTORA

Por mi experiencia por cuenta ajena, y por lo que me comparten muchos jefes de obra, hay toda una variedad de casuísticas al recibir una constructora a su nuevo empleado. Las más extremas:

CASO A. El jefe de obra pasa unos meses en la obra con otro jefe de obra, hasta que se integra en los procesos de la empresa.

Desventaja para la empresa:

1.Integración lenta.

2. Incremento Costes Indirectos.

CASO B. El jefe de obra llega a la empresa y… no hay prácticamente nada preparado para él. 

Puede que su jefe directo esté reunido y tenga que esperar su primera mañana por entero, a que le asignen obra, mesa, ubicación…; en ocasiones, pueden pasar días hasta contar con un móvil y un ordenador.

Desventaja para la empresa:

1. Integración algo lenta.

2.Incremento de Costes de la empresa hasta que dicho empleado empiece a ser productivo.

3. Tiempo de espera para valorar resultados, actitudes, habilidades y, en definitiva, su continuidad en la empresa.

4. El empleado inicia su proceso de desmotivación personal al no recibir la atención con la que debería haber sido recibido. Es su perspectiva. Recuerda que lo que le lleva a cambiar de empresa, puede ser no haberse sentido valorado en la anterior.

procesos en una constructora


8 de cada 10 españoles no se siente valorados en su puesto de trabajo.

FUENTE: https://www.europapress.tv/sociedad/385265/1/cada-10-espanoles-no-sienten-valorados-trabajo

El 60% de los españoles busca activamente empleo

FUENTE: http://www.rrhhdigital.com/secciones/136438/los-espanoles-insatisfechos-y-poco-realizados-con-su-trabajo

Tal es la importancia de estas “palmaditas en la espalda”, que los empleados felices son un 12% más productivos.

En cuanto a la conciliación, hasta 8 de cada 10 echan de menos un mejor equilibrio entre la vida profesional y la laboral

FUENTE:
https://andaluciainformacion.es/sociedad/813429/ocho-de-cada-diez-espanoles-se-declaran-infelices-en-el-trabajo/

No sólo en lo relacionado con tu empleado.

Es una inversión importante de energía, en este caso, tuya.

Porque… ¿cuánto tiempo has invertido explicando, enseñando a un empleado que finalmente no te ha convencido?

¡Mucho!, seguro.

Tiempo que necesitabas para otras tareas en tu empresa.

Y lo malo es que estás nuevamente en el punto de partida: necesitas cubrir esa vacante.

La sistematización les permite ser más productivos, y trabajando de la forma adecuada desde el principio, mejores resultados.

La sistematización, les permite integrarse más rápido al contar con las herramientas para saber desde el primer momento lo que tienen que hacer y cómo hacerlo.

PREOCUPACIÓN 6: TRABAJO EN EQUIPO PARA BENEFICIO DE LA CONSTRUCTORA, PERO EN EQUIPO DE VERDAD

Existe, en algunos departamentos de algunas empresas, como tendencia muy arraigada el ‘traspaso’.

¿De poderes?

No.

El traspaso de ‘marrones’ a líneas inferiores en la jerarquía sin que la dirección de la empresa sea consciente.

Es decir, problemas en la organización o errores son solucionados a medias, sabiendo que están de forma incompleta o incorrecta solucionados, pero se ‘traspasan’ siendo conscientes de las implicaciones hacia abajo, hasta que llegan a obra, sobrecargando en exceso a los equipos de obra.

Imagen barriendo y escondiendo debajo de la alfombra

Es entonces cuando las dificultades se incrementan en obra, y las exigencias no disminuyen.

Es todo lo contrario a trabajo en equipo.

Estas prácticas son diferentes a los momentos en los que hay que poner más para salvar la situación.

Estas prácticas esconden intereses personales, nunca beneficio para la empresa (objetivos de mi departamento, mis objetivos, mis logros, mi permanencia en mi puesto, mi subida de sueldo, mis vacaciones, me libero mi agenda, me quito el marrón yo, etc.), a costa de una línea que ya es complicada y debería obtener el apoyo de la empresa.

Y esto se ve en menor o mayor grado en muchas empresas.

en constructoras trabajo en equipo


Sin intención en la mayoría de los casos.

Con intención en algunos de facilitarse el trabajo a costa de otros subordinados que, sencillamente, no tienen a quién traspasarle el ‘marrón’.

Pero no es válido, ni responsable, traspasar errores de organización a la obra, o al cliente.

Aunque a medida que el descontento, y este tipo de prácticas lo aumenta considerablemente, hace mella en el jefe de obra, los marrones afloran y el jefe de obra piensa en cambiar de empresa.

Hay una línea muy fina, entre elevar exigencias de flexibilidad y desarrollar la proactividad del empleado, a disimular inefectividad, desorganización, lanzándoselas a éste, o permitir que mandos intermedios lo hagan sin reconocerlo, ni defenderlos.

Muchos jefes de obra te podrían contar la cantidad de veces que les han utilizado para tapar la inefectividad o irresponsabilidad de otros.

El problema es que este proceder va en contra de los intereses de la empresa.

Y quema mucho a los empleados valiosos.

 ¿Quieres saber si en tu constructora se dan casos parecidos?

Reúne a un equipo de obra entero desde arriba, o jefe de grupo, hasta el jefe de obra. Mírales a los ojos. ¿Tienen todos las mismas señales de estrés y agotamiento en la cara?

Salvando casos puntuales, y características personales y excepcionales, si hay mucha diferencia de estrés y agotamiento en un mismo equipo, es momento de analizar cómo está trabajando. Porque compensado no está, seguro.

Recuerda que tu empresa puede perder un gran jefe de obra por este tipo de casos.

Es más habitual de lo que pudiera parecer, entre jefes de obra, tomar la decisión de cambiar de empresa, por estos desequilibrios de poder que les llevan a jornadas más largas, duras, estrés, frustración y, sobre todo, a sentirse solos.

Sí, así es, rodeados de gente y sentirse solos, es común entre los jefes de obra, y motivo de que, muchos con experiencia y grandes logros a sus espaldas, quieran ‘colgar’ el casco.

La sistematización te ayuda a eliminar muchos errores y lagunas en la propia organización de la empresa, además de asignar funciones claras y específicas a cada departamento y puesto, evitando estas prácticas tan dañinas en una empresa, permitiéndoles trabajar en equipo para beneficio de la empresa y con mejor ambiente, mejores relaciones y mejores resultados del equipo.

PREOCUPACIÓN 7: PROBLEMAS CON LOS CLIENTES

Es un hecho, los clientes no se quejan porque les gestiones de forma adecuada los pecios contradictorios.

Se quejan cuando se sienten poco o nada atendidos, u otros objetivos importantes para ellos en las obras, no se cumplen.

Dale al 'PLAY' y disfruta del Coloquio 'Cómo lidiar con clientes difíciles en obra':



Es importante acercarse y entender al cliente, escucharle y superar sus expectativas.

Hacemos grandes esfuerzos organizativos y técnicos.

Y, sin embargo, se cuidan poco otros aspectos.

Contéstame a una pregunta

¿Tienen tus empleados relevantes procesos paso a paso de cómo ganarse la confianza de un cliente?

Efectivamente, con la sistematización, tendrían estos procesos integrados y algunos más.

A fin y al cabo, para conseguir grandes resultados en obra, hay que tener una visión global, y ello afecta a la atención personalizada a tu cliente.

PREOCUPACIÓN 8: GESTIÓN DE CRISIS Y CAMBIOS


Con procesos en tu empresa, ante situaciones críticas, crisis se reacciona más deprisa y mejor.

Realiza un sencillo ejercicio. Toma papel y lápiz.

1 Analiza una obra de tu empresa que haya ido bien.

2 Ahora analiza una obra que haya ido mal.

3 Compara los puntos analiza, analiza cada hito, cada objetivo, la calidad, la satisfacción del cliente. Tiempo, recursos invertidos, beneficios…

4 Ahora responde a estas preguntas, escríbelas y deja fluir lo que salga.

¿Qué sientes cuando contratas un nuevo equipo de obra?

¿Qué sientes cuando tu empresa comienza una obra?

¿No te gustaría replicar lo bueno de aquella obra en todas?

Ante crisis y cambios impuestos por el mercado o la economía de la nación, ¿quién está más preparado? Una empresa:

·         Organizada

·         Con procesos implantados

·         Con plan de comunicación

·         Con una estructura personalizada amoldada a sus
necesidades, circunstancias y recursos

·         Con roles y funciones definidos para cada puesto
y perfectamente engranados entre ellos.

¿Quién será capaz de adaptarse antes y mejor a un cambio impuesto externo a la organización de la empresa?

Efectivamente, con la sistematización obtienes, además, todo lo anterior.

PREOCUPACIÓN 9: SENTIRTE ESCLAVO EN TU PROPIO NEGOCIO


Cuando piensas en los motivos que te llevaron a crear una empresa, seguro que ente ellos estaban:

·         la libertad financiera,

·         ser tu propio jefe,

·         construir algo tan importante tuyo propio,

·         desarrollar tus talentos.

¿De qué sirve tener un negocio si te privas de tu propia libertad? 

Ahora sabemos más que nunca cómo todo puede cambar de la noche a la mañana y que si estamos aquí es para aprovechar la vida al máximo, y pierdes calidad de ida si:

·         Si acabas siendo esclavo de tu empresa,

·         más sobrecargado de trabajo que nadie,

·         sin disfrutar de lo que has construido,

·         sin oportunidad de seguir expandiendo nuevos negocios,

·         sin poder realizar las tareas estratégicas, porque estás sumido en el día a día de las obras, clientes, reuniones etc…

Una de las cosas que las crisis nos enseñan, es que la vida cambia continuamente, y nunca es tarde para vivir plenamente.

Así, está muy bien estar dedicado a un negocio, pero el momento de disfrutar del resto de nuestra vida es ahora y cada día.

Y la sistematización al proporcionarte mayor control y mejoría en los puestos relevantes, te ofrece menos problemas, y más tiempo para destinarlo a otras áreas de tu vida.

PREOCUPACIÓN 10: CÓMO REPLICAR TU KNOW-HOW PARA TU EMPRESA


¿Y si te pudieras replicar?

Bueno, por ahora no es posible, pero lo que sí es posible es que tus conocimientos, tu visión y valores, se repliquen.

Y si el consultor que contrates para ayudarte en la sistematización, tiene además de las claves para ayudarte a ello, experiencia amplia en el sector y en la gestión de obras. Ahí lo dejo.

¿Te imaginas todos esos conocimientos organizados en procesos dispuestos para ser utilizados por tus empleados?

Uno de los mayores errores que cometen todas las constructoras es permitir que los empleados con menos experiencia experimenten en sus obras, y una vez adquiridos valiosos aprendizajes, permitir que éstos se vayan con ellos, es decir:

La empresa no aprende de sus propios errores, el empleado sí.

Esta formación a base de tortas por la obra, funciona si tienes mucho tiempo (y paciencia) y el empleado permanece en tu empresa de por vida.

Pero si, por cualquier motivo, dicho trabajador decide cambiar de empleo, pierdes tu inversión.

Y tu empresa está perdiendo con ese empleado desde el día 1 hasta el día que ese empleado se marcha, y después, si vuelves a repetir patrones.

Y, dicha inversión, queda a disposición de la competencia.

Es decir, una no formación: aprendizaje experimental no exento de errores que asume tu empresa, muy lento, y no necesariamente revertido sobre tu empresa.

Se trata de ir un paso por delante y asegurarse que tu empresa aprovecha la ventaja competitiva. Y la mejor manera es sistematizar tu empresa.

Por cierto, que si lo que quieres es retener empleados, también te ayuda sistematizar la empresa al dotarla de una política de retención de empleados.

Estoy segura que la mayoría de constructoras, no dispones de ésta por escrito en su empresa y no se aplica en el día a día de forma integrada.

PREOCUPACIÓN 11: REDUCIR COSTES DE LA OBRA

Por hacer recuento, si reducimos:

·         Errores y/o lagunas de organización.

·         Errores en la gestión de la obra.

·         Errores de ejecución.

·         Errores de planificación.

·         Tiempos de aprendizaje.

·         Tiempos de adaptación del nuevo personal y ante cambios o crisis.

·         Menor rotación de personal.

·         Tiempo dedicado a tareas repetitivas.

Y si somos más productivos, tienes como consecuencia:

1.    1.Mejora continua, localizar desviaciones y mejoras.

2.    2.Reduces costos, mantienes plazo, aumentas calidad,


La solución está en tus manos: sistematizar tu empresa.

ATREVETE A MEJORAR TU CONSTRUCTORA

¿Está tu empresa en un momento que te preocupe alguna de las anteriores que te he compartido?
¿Qué opinas sobre crear un sistema eficaz en tu constructora?

Isaura Ardila

Consultora sistematización constructoras y formadora jefes de obra

Consultora sistematización constructoras y formadora jefes de obra

Ayudo a empresarios de la construcción que han logrado tener una empresa solvente y que, siendo conscientes de sus posibilidades de mejora:

  • Desean ESTABILIZARLA.
  • Ser un REFERENTE.
  • FIDELIZAR a sus clientes.

Aunque tengan obras que reactivar o con problemas, jefes de obra noveles o desorganización interna.


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