15 ERRORES AL PLANIFICAR OBRAS DE CONSTRUCCIÓN

¿QUIERES SABER SI AL PLANIFICAR COMETES ALGÚN ERROR?

Errores al Planificar Obras de Construcción, que se pueden llegar a cometer cuando se está realizando la Planificación de una obra; agravando la situación si son más de un error, y si es más de una vez las veces que tropezamos con la misma piedra.

Y que como consecuencia, dan lugar a Planificaciones de Tiempos imposibles de Llevar a Cabo.

¿Te puedes imaginar un Planning que desde el primer segundo no se puede llevar a cabo?

¿De qué nos serviría? ¿Para qué hacerlo?

Sobre todo, ¿qué estrategia es ésa que se basa en algo, ya de entrada, imposible de cumplir?

Imagina cualquier Estratega de la historia que admires o conozcas; imagínalo decidido a conseguir sus objetivos basándose en algo que está mal hecho, es erróneo, o sencillamente, que no se puede llevar a cabo.

Una Planificación de una Obra de Construcción debe estar realizada con estrategia.

Cualquier responsable de llevar a cabo la ejecución de una obra debe tener estrategia. Y por tanto, ser un estratega.

Y como principio, un estratega debe Llevar a cabo lo Planificado.

Éste es el concepto diferenciador, el que marca la diferencia. Ésa que siempre te insisto que incorpores en tu hacer diario, ésa que distingue a los profesionales excelentes, ésa que da como resultado trabajos por encima de lo correcto.

Si nos ocupamos de LLevar a Cabo lo Planificado necesariamente evitaremos errores al planificar las obras.

15 ERRORES AL PLANIFICAR OBRAS DE CONSTRUCCIÓN:

ERROR 1: NO PLANIFICAR.

Planificar no es realizar una lista de actividades y sus dependencias, sino que además de esto, engloba otras tareas previas y posteriores, que son fundamentales:

• ESTRATEGIA
• CONOCIMIENTOS DE LA OBRA Y DE SUS OFICIOS.
• ANTICIPACIÓN.
• OPTIMIZACIÓN.
• SEGUIMIENTO.

Lo que nos lleva a deducir otro gran error que se suele cometer al planificar una obra de construcción:

ERROR 2: NO TENER ESTRATEGIA

Para establecer una estrategia, debemos:

• Analizar.
• Reflexionar y
• Decidir.

Pero lo primero, es lo primero, y esto pasa por tener, o mejor dicho, por no caer en el error siguiente:

ERROR 3: NO TENER CLARIDAD DE IDEAS

Es decir, hay que saber:

• Dónde estás.
• Dónde vas.
• Con qué cuentas para llegar donde quieres.

Lo que automáticamente implica, conocer la empresa  para la que trabajamos, es decir, la empresa encargada de disponer los medios y los recursos para la ejecución de la obra. Porque conociéndola, conoceremos cuáles son nuestros aliados, herramientas y recursos.

Y también sabremos cuáles son nuestras AMENAZAS, o más motivador: NUESTROS RETOS.

Pero por supuesto, antes de esta fase existe otra, que se puede llegar a confundir:

ERROR 4: ESTABLECER METAS DIFUSAS

No es lo mismo que la anterior, porque debido a la gran cantidad de variables que pueden llegar a afectar de forma negativa una obra, tenemos que estar en continua vigilancia del plazo de la misma.

Para valorar los datos que nos arroja dicho seguimiento, comparamos el desarrollo de la obra, con determinados hitos.

Hitos o metas intermedias.

Sí intermedias, también. Porque las metas finales están claras, sin entrar a analizar casos particulares, todo responsable de una obra quiere:

1. • Terminar la Obra en el Plazo contractual, incluso antes.
   • Ganar el dinero previsto, incluso más.
   • Calidad en la ejecución de la obra.
   • Fidelización del cliente.

Estas serían claramente las metas  finales, pero necesariamente debemos apoyarnos metas o hitos intermedios, en este caso, nos enfocamos concretamente en la meta número 1: TERMINAR LA OBRA EN PLAZO.

Y, como ya habrás adivinado, si has llegado hasta aquí, en este artículo voy encadenando errores, así es que para establecer objetivos o hitos intermedios, necesariamente debemos conocer la obra, de lo que concluimos que nuestro siguiente error sea:

ERROR 5: NO ANALIZAR DIFERENTES ESCENARIOS

La obra o dirigir una obra es una forma muy creativa donde desarrollar tus talentos para ello.

¿Por qué?

Porque no hay nada exento de mejorar o empeorar (en cuyo caso, para conseguir los objetivos, necesariamente hay que reconducirlo).

Nada o muy poco…

Está claro, que hay una forma, vamos a llamarla la estándar, la normal, con la que se suelen hacer la mayoría de las planificaciones, por lo menos, al principio de la obra.

Pero, lo que también está claro, es que una ejecución de una obra, está sometida a tantas factores que pueden retrasarla, que se hace necesario saber reconducir, pivotar, e incluso afrontar los retos con otros recursos, más exigentes, para conseguir llegar al mismo sitio en menos tiempo.

Analizar los temas de otra manera... Decidir cuál nos conviene mejor. Reflexionar sobre los retos que afrontaremos en cada uno de esos escenarios.

¿Qué probabilidad de que ocurran acontecimientos o hechos que retrasen la obra nos podemos encontrar?, y sobre todo, en caso de que ocurran, ¿cuál será nuestro Plan B?

Necesariamente debemos plantear diferentes escenarios, elegir, decidir, tomar acción, y si las cosas se tuercen, sacar estas otras opciones rápidamente. Eso es tener Plan B, Plan C y hasta Plan D.

Incluso puede que te llegue el momento de tomar decisiones más audaces, innovadoras, creativas. Retos más complicados que superar, aprendizajes de más valor.

En obra, cuando crees que ya lo sabes casi todo, te encuentras retos mayores,… esto repetido varias veces, hace que tu cerebro acabe centrifugando… es una expresión mía que uso para explicar que cuando has superado grandes retos, adquieres la confianza para desarrollar obra no sólo 'a la manera estándar'... Eso sí, siempre debemos introducir la Seguridad, y respetar y observar las normas de la buena construcción).

Adquieres confianza en ti mism@. Y llega un día, en el que dentro de ti, sabes que PUEDES, que PUEDES SOLUCIONAR los problemas que te encuentres o te planteen.

Dejas de tener un pensamiento lineal.

No desarrollar el pensamiento estratégico es un grave error. este error sumado a otros errores al planificar obras, puede complicarnos mucho la consecución de nuestros objetivos.

ERROR 6: NO CONOCER LA OBRA

No es posible marcar una estrategia adecuada, si antes no nos hemos detenido a analizar y observar nuestra obra.

Debemos conocerla, para tomar las decisiones adecuadas.

Debemos analizar por dónde y cómo la vamos a 'atacar'.

Porque en realidad de lo que estamos hablando es de llevar a cabo un Plan de Acción, un conjunto de acciones que den como resultado el final de una obra en el plazo adecuado.

Por lo tanto, no podemos conformarnos con rellenar un diagrama de barras, o similar, y ya.

Tenemos realmente que montar todo un Plan de Acción y ocuparnos de Llevarlo a Cabo.

Además nuestra labor será juzgada por este Planning y por cómo desarrollemos la obra. Así que a la lista de los 4 intereses básicos, le sumamos nuestro propio interés de querer labrarnos una buena reputación que nos depare mejores condiciones salariales, de trabajo, ascensos, obras más importantes, satisfacción personal, reputación... Liderazgo.

Bien merece toda nuestra atención, dedicarle los esfuerzos necesarios, para la consecución de nuestros objetivos.

ERROR 7: NO CONOCER LOS SECRETOS DE LOS OFICIOS

Además, de conocer una obra y sus partes, debemos saber cómo se ‘montan’ esas partes o Partidas.

Cuáles son las características de cada una, cuáles son sus necesidades y requerimientos.

¿Cuáles son los secretos de esos oficios para dirigirlos de la forma correcta?

Para conseguir los rendimientos adecuados.

Para ofrecer calidad diferenciadora en la ejecución de dichas partidas.

Para ganar dinero con ellos para nuestra empresa.

Para que ellos ganen dinero con tu trabajo y no a costa de tu obra.

Te interesa, porque es la forma en la que 'ellos' te ayudan a ti a conseguir tus objetivos.

Las reglas de este juego están ya marcadas en el contrato inicial con el subcontrata adjudicatario.

Tenemos la responsabilidad, y la obligación de prepararnos, de formarnos, de aprender lo necesario para saber dirigir bien, para evitar este y otros errores al planificar obras, de él derivados.

No se trata sólo de rendimientos, como ves.

Se trata de saber qué necesitamos en obra, qué tenemos que tener previsto, preparado, para poder ‘montar’ cada parte de una obra, de forma rápida, y con calidad (y con Seguridad).

Si desconocemos esto, la lista de imprevistos, problemas, y por tanto, desviaciones en lo planificado, puede llegar a ser motivo de tantos retrasos acumulados, que finalmente, retrasen la entrega de la obra: Objetivo no conseguido.

¿Cómo dirigir algo que desconocemos?

No hay que ser maestro de todos los oficios.

No basta con conocer Rendimientos.

De lo que hablo es de conocer las circunstancias de cada oficio para poder dirigirlo con éxito.

Para poder tomar decisiones acertadas. Desde el principio y también, por supuesto, e incluso más importante, para saber reconducir, salvar, compensar retrasos acumulados en obra.

Bien es sabido, que en obra hay que tomar muchas decisiones y no hay tiempo para contar con toda la información, es una cualidad de los líderes que te describí en mi artículo… El Secreto del éxito de una Obra: El Liderazgo.

Si no conocemos las características, o singularidades de cada oficio, sus necesidades, sus posibilidades, y además no contamos con tiempo para informarnos de éstas y de las circunstancias que predominan en una obra en un momento determinado, tomar decisiones acertadas, se hace casi imposible.

Si por el contrario, conocemos estas necesidades, sabemos sus singularidades, aunque no podamos contar con toda la información externa, nuestras decisiones serán más adecuadas, más cercanas a lo correcto que  a lo incorrecto.

Con decisiones incorrectas no llegaremos donde queremos.

ERROR 8: NO SECTORIZAR

Nadie puede comerse una patata de 5000 kg, pero sí podemos cortarla en trocitos e ir comiéndola.

Se trata de eso.

Divide tu obra en sectores, prioriza unos sobre otros.

La clave es decidir cuál es el más prioritario. El que nos permita:

• Alcanzar los hitos o metas intermedias cuanto antes.
• 'Abrir' la obra lo máximo posible.

Se trata de dividir nuestra obra en obras más pequeñas. Sería un error grave al planificar nuestra obra no sectorizarla.

Y de llevarlas todas la vez. Eso sí, y como siempre, bien llevadas.

Si no conoces tu obra, no vas a poder sectorizarla.

Si tienes mucha experiencia, podrás saltarte el siguiente paso: Analizar diferentes escenarios.

Si no cuentas con mucha experiencia, o tienes dudas, necesariamente tendrás que hacer este trabajo de análisis, de reflexión.

Esto es Planificar. Planificar no es listar partidas y dependencias entre ellas, asignar rendimientos, recursos y ya.

Además, de este ejercicio, debes 'llevar la ejecución de varias obra a la vez'. Necesariamente hay que solapar. No hacerlo es un grave error.

ERROR 9: NO SOLAPAR SECTORES

Y dentro de ellos, además hay que solapar oficios.

Para solapar de forma correcta, debes:

• Haber sectorizado adecuadamente.
• Conocer 'los secretos' de los oficios.
• Ir por delante de la obra y...
• Y el ingrediente final: Continuidad.

Dirige muchas obras (más pequeñas) a la vez…

Con sectorizar y solapar, no es suficiente para conseguir grandes objetivos, además necesitas: ABRIR LA OBRA.

ERROR 10: NO ANALIZAR LA APERTURA DE LA OBRA

Abrir la obra, en mi conferencia 'Cómo Acabar Una Obra en Plazo' ya te hablé de las PUERTAS DE UNA OBRA, este termino es de mi propia cosecha.

¿PUERTAS DE UNA OBRA?? No me refiero a la unidad de carpintería

Me refiero a la apertura de las zonas, que no sectores, es importante que los diferencies, que tiene una obra. Sectorizamos en el inicio de un camino crítico.

Abrimos puertas superado la Fase de Sectorización.

Esas cuatros puertas son:

• SÓTANO
• INTERIOR EDIFICIO
• CUBIERTA
• URBANIZACIÓN

Y para complicarlo un poco más, efectivamente pueden darse Sectores con Puertas de forma independiente (caso de una obra con varios bloques de edificios, o un solo bloque de considerable tamaño, por ejemplo). No estoy hablando de la normativa de incendio, sino de organización de obra.

ERROR 11: SER DEMASIADO POSITIVO

Uno de los errores al planificar obras es pensar que todo nos irá bien, y con los márgenes ‘estándar’ ya está, nuestra labor como planificadores ha terminado.

Somos o debemos ser además: Estrategas.

Uno de los errores más habituales a la hora de planificar obras es no considerarse un estratega. Si además, somos un optimista planificador...

Y hemos dicho que los enemigos del plazo o ritmo de una obra, son demasiados, una cadena de varios de ellos, incluso de poca importancia a priori, acaba retrasando una obra.

Por lo tanto, tenemos que prever posibles desviaciones más allá de lo normal.

ERROR 12: FALTA DE FLEXIBILIDAD

Falta grave al planificar obras de construcción. Es ser rígido.

Y esta falta de flexibilidad se puede ver reflejada en:

• Pensamiento
• Decisiones
• Acciones
• 'Escucha activa de la obra'.
• Análisis de las consecuencias negativas de determinadas decisiones y acciones.
• Resolución de conflictos.
• Reconducir la Obra.
• No reconocer cometer errores al planificar obras.

En nuestro pensamiento, decisiones y actuaciones, no sólo va a ser suficiente impregnarlos de pensamiento estratégico, sino que tenemos que tener flexibilidad, para cambiar rápidamente, detectar y reconocer errores, y subsanarlos.

ERROR 13: NO TENER EN CUENTA LA ÉPOCA DEL AÑO.

No es lo mismo iniciar una cimentación en época lluviosa o en invierno, que en primavera o verano.

Esto no quiere decir, que en primavera nos caiga un mes de lluvias que perjudique nuestro Planning. esta circunstancia no es normal, aunque tampoco es extraña del todo. Y no es lo normal.

Lo importante es que con un poco de habilidad, se puede defender estos aumentos de plazo.

Porque evidentemente, un Jefe de Obra, o responsable de la ejecución de una obra, no sólo debe hacer bien su trabajo, también debe saber aprovechar las oportunidades que le vengan y procurarse recursos, defensas, colchones... por si acaso.

Sería cometer una serie de errores al planificar obras obviar la climatología.

La climatología puede afectarnos de forma muy negativa, por lo tanto obviarla, o no tenerla en cuenta, es un error.

ERROR 14: NO OPTIMIZAR PLAZO

Un buen estratega, debe ir más allá que los demás.

Debe trabajar otros aspectos de una obra, que otros ni siquiera adivinarían.

Luego cuando los resultados son los que hablan, invierten tiempo comparándose, pensando que ha hecho este compañero o compañera, para lograr esto, ¿por qué yo no he podido? etc...

Os puedo asegurar que no estaban trabajando en esta línea. Gran diferencia.

Y grave error que no suele venir sólo, porque si no tienes clara la estrategia son muchos los errores al planificar la obra que se pueden llegar a cometer.

Es una opción que debemos trabajar siempre, no sólo las optimizaciones económicas éticas, sino las optimizaciones en plazo.

¿Existe esta posibilidad?

Pues la respuesta es sí.

Siempre podemos, y en muchos casos, hallaremos partidas que se ejecutan más rápidamente que otras. Esto es optimizar plazo.

Existen otro tipo de optimizaciones de índole económica, de las que ahora no estoy hablando.

Aunque lógicamente en nuestra obra, no vamos a optar por partidas que nos salgan más caras de ejecutar que las contratadas, a no ser que nos veamos muy apurados en plazo, o por otras circunstancias.

Lo importante es saber que se puede trabajar sobre este aspecto. luego de observar como siempre las normas de la buena construcción y la seguridad.

Y por supuesto, tendremos que defender estas opciones delante de la Dirección Facultativa y/o Propiedad de la Obra.

Aún no te he hablado de cómo negociar con una Dirección Facultativa, aunque sí te he hablado de un ingrediente básico para conseguir el éxito en este tipo de negociaciones: que confíen en ti. Lo hice en el artículo NO GANARSE LA CONFIANZA DE LA DIRECCIÓN FACULTATIVA: ERROR #8 DEL Jefe de Obra.

ERROR 15: NO REALIZAR UN SEGUIMIENTO.

Es un error al planificar obras, pues cuando alguien lleva la responsabilidad de la ejecución y entrega en plazo de una obra, constantemente está planificando, es un estratega sin descanso durante toda la ejecución de la obra.

De nada nos sirve ser grandes estrategas, si no observamos las desviaciones de nuestro Plan. Que al principio son pequeñas, pero pueden llegar a constituir grandes agujeros negros en nuestra planificación.

Arreglarlos es muy difícil. Muy trabajoso. Muy costoso. Muy estresante.

¿No es mejor detectarlos cuando aún son 'proyectos de agujeros negros de nuestra planificación'?

Y claro, atajarlos de inmediato. Sacar las lecciones adecuadas para aplicarlas sobre futuras acciones de nuestro Plan de Acción, evitando futuras desviaciones.

Esto es, Planificar.

Es anticiparse.

Es ir por delante de la obra.

Es practicar la 'escucha activa de la obra'.

¿Cómo detectar esa pequeñas desviaciones?

Haciendo seguimiento de lo Planificado:

• Diariamente.
• Semanalmente
• Mensualmente

Lógicamente, el seguimiento diario no arroja los datos económicos de un seguimiento mensual, tampoco un seguimiento semanal lo hace. Pero te da una información imprescindible para llevar una obra.

Es algo más que pintar sobre un planning.

Es ponerse objetivos diarios y verificarlos.

Objetivos semanales y verificarlos.

Es anticiparse a la obra. Es evitar, corregir a tiempo errores al planificar.

Es prever qué hitos y/u objetivos son fáciles de cumplir y cuáles no, y por qué.

Todo ello, nos da la clave sobre en qué debemos trabajar, nos enfocamos en la solución ¿recuerdas? y además nos da la clave sobre cómo hacerlo.

EVITA COMETER ERRORES AL PLANIFICAR OBRAS. TE RECUERDO LOS 15 MÁS HABITUALES:

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