CÓMO SUPERVISAR SUBCONTRATAS

Cómo realizas la tarea de Supervisar la Obra es fundamental para una buena Gestión de Subcontratas.

La semana pasada vimos lo importante que era saber contratar al más-barato-que-pueda-hacer-la-obra. Sin duda es una gran paso, pero no es el único. Debemos supervisar  el trabajo de los subcontratas.

La gestión de los subcontratas conlleva varias tareas, varias fases, una es el proceso de contratación que se inicia con la oferta, o incluso antes, para mí es así, con el análisis de las necesidades de obra.

Pero otra fase es cuando ya hemos contratado al subcontrata en cuestión y entra en nuestra obra a realizar los trabajos contratados.

Cómo supervisar a un Subcontrata.

¿Qué diferencia hay entre supervisar y vigilar?

  • Inspeccionar es comprobar por parte de quien tiene autoridad para ello que el trabajo realizado por otras personas está bien hecho.
  • Vigilar es observar cuidadosamente, en este caso, el trabajo de una persona.

Y aquí está la gran diferencia, no sólo en la autoridad del observador, sino que en el primer caso, debemos revisar que se está ejecutando correctamente.

Y para ello, debemos conocer exactamente lo que tiene que hacer.

Hablo en plural pues me refiero al equipo de obra, sin hacer distinciones, pues tanto si es el encargado, como el Jefe de Producción o de Obra, el que está supervisando, a todos se les aplica por igual estas líneas.

Como decía, la clave está en saber lo que tiene que hacer exactamente el que está realizando el trabajo que supervisamos.

Y es lo que he recalcado numerosas veces…

DEFINICIÓN.

Tanto si el proyecto es completo en cuanto a definiciones, como si no.

Los responsables de la obra, sobre todo, el Jefe de Obra debe ocuparse de tener, conseguir, o incluso definir su obra.

Lógicamente, todo lo que llevemos a cabo estará consensuado con la Dirección Facultativa.

Y habremos trabajado sobre la optimización de los trabajos, en precio y en plazo.

Pero para poder supervisar a alguien necesitamos saber lo que tiene que hacer exactamente.

Y él también necesita saberlo.

Por lo que parece lógico pensar que alguien tiene que explicarle con detalle lo que tiene que hacer.

¿Qué tiene que hacer y cómo?

¿O vamos a dejar estas decisiones en manos de personas, que por muy buenas, y por mucha experiencia que tengan en obra, no están trabajando por los mismos objetivos que nosotros? ¿Y además no van a asumir las mismas responsabilidades que nosotros?

Personas que en muchos casos nos son desconocidas. Y su criterio también.

Y si piensas que esta labor le corresponde a otros miembros del equipo de obra como pudiera ser tu encargado o Jefe de Producción.

Hay muchas posibilidades de que los detalles que hayas definido en tu contrato no coincidan con estos criterio.

A personas diferentes, gran posibilidad de criterios diferentes.

Porque ya hemos dejado claro que el contrato debe recoger todos estos criterios.

Como decía, mucha casualidad que los detalles en el caso de que alguien diferente a ti, los defina e implante en tu obra, vayan a coincidir con tu contrato, es decir, con los tuyos.

Problema de esto:

  • Se pueden llegar a variar las condiciones contractuales.
  • Se pueden perder indicaciones de la Dirección Facultativa o del Proyecto.
  • Se pueden tomar decisiones equivocadas en obra.
  • La calidad se puede ver mermada.
  • Los contratos con los subcontratas que entran con posterioridad, se pueden ver afectado.
  • Reconducir la situación te puede llegar a como mínimo robar tiempo de otras tareas.
  • Pierdes el control de tu obra, lo llevan otros.

Suficientes razones para ocuparnos de definir la obra nosotros y en esas definiciones y de los acuerdos con los responsables y Propiedad de la obra.

Pero no sólo hay que ocuparse de definir la obra y plasmarlo en un contrato. Además hay que:

 

DAR INDICACIONES EN OBRA

Es necesario dar estas indicaciones al personal POR parte del equipo de obra antes de hacer nada en la misma, por varias razones:

  • La escasez de recursos puede llegar a provocar que la información tratada con ciertas personas a la hora de contratar o le llegue a su personal en obra, que realmente son los que van a ejecutarla.
  • Asegurarnos que realmente la información ha sido transmitida.
  • Asegurarnos además que ha sido transmitida de forma correcta.
  • Marcar las pautas de calidad de forma directa.
  • Y de forma indirecta.
  • Mejorar el rendimiento.
  • Mejorar la comunicación, colaboración y participación.

He dicho indirecta también, porque son muchos que así como nos perciban o así como les trasmitamos, así será la calidad de su trabajo.

Por lo tanto, antes del inicio de cda tajo, a la entrada del oficio, con cada cambio de personal significativo, hay que dar las indicaciones oportunas, aportar los croquis planos o lo que haga falta para completar la definición y el entendimiento de lo que queremos, y por supuesto:

Hay que tener la obra preparada y replanteada para ponernos manos a la obra.

Y luego, como hemos explicado hay que saber delegar.

Por lo tanto, el trabajo de supervisar, se inicia con esta transmisión de información antes de ejecutar nada.

 

SUPERVISAR DURANTE LA EJECUCIÓN.

Supervisar antes de la ejecución,  ya lo hemos hablado.

Ahora hay que supervisar al inicio para asegurarnos que realmente hemos sabido explicarnos, se nos ha entendido y la ejecución es acorde a nuestras indicaciones.

Si hay cualquier error es mejor para todos, repito para todos, corregirlo cuanto antes.

Detectarlo al final, es mucho más trastorno para nuestro subcontrata y por supuesto, para nuestra obra, y posiblemente se vean afectados subcontratas que entren posteriormente a éste.

Por ello, es muy importante que en la primera semana de cada oficio en nuestra obra la supervisión sea más intensa.

"Se necesita poco para hacer las cosas bien, pero menos aún para hacerlas mal." Paul Bocuse

Además, nuestro subcontrata nos lo agradecerá, pues si hay error le evitamos males mayores.

Por supuesto, alguno abusará de nuestra buena fe y se desligará de su tarea como encargado de la subcontrata de supervisión.

Esto a vece lo hacen algunos, delegando sus tareas en las de nuestro encrgado.

Esto no debemos permitirlo, porque siempre tenemos que tener un interlocutor válido y responsable.

Ante posibles problemas futuros muchos se agarran al desconocimiento de esto o de aquello, alegando que su personal ha seguido nuestras indicaciones y que a ellos nadie les ha dicho nada. Así que cuidado con estos temas.

Y al final, supone cargar a tu personal con el trabajo del encargado de la subcontrata.

 

 

SUPERVISAR DE FORMA RUTINARIA

Una vez nos hemos asegurado que las indicaciones han sido entendidas de la forma correcta, procederemos a lo siguiente:

  • Abrir la Obra.
  • Meter el acelerador, y contar con más recursos en la obra.
  • Procederemos con el personal de nueva incorporación como explicamos en este artículo.
  • Supervisaremos su trabajo ahora con menos intensidad, aunque sí seguiremos controlando la ejecución de la obra.

Al final de la jornada, un miembro del equipo de obra debe haber revisado el trabajo.

Lo que a su vez requiere que el equipo de obra:

  • Trabaje en equipo.
  • Esté organizado y compenetrado.
  • Cada miembro del equipo de obra conozca las indicaciones y el contenido de cada contrato.
  • Y que las respeten, así como que respeten el criterio marcado en la obra.


Si esto es así, cualquier tajo, en cualquier tipo de obra, habrá sido revisado a diario.

SUPERVISAR AL FINAL DE CADA TRABAJO

Muchas veces aprovechando problemas o puntas de obra, lo subcontratas se marchan de la obra dándola por finalizada.

Quedando temas pendientes.

Cuya resolución nos ocasiona muchas gestiones, tales como:

  • Orden y Limpieza.
  • Remates

Remates que por falta de tiempo no hemos observado de la manera adecuada y que cuando nos queremos dar cuenta, el subcontrata ya no se encuentra en la obra.

Antes de permitir que un subcontrata salga definitivamente de una obra, o saque a todo su personal, hay que revisar la obra con él.

Con un responsable suyo, a ser posible.

Es aquí donde surge la complicación, y por eso en demasiadas ocasiones ocurre que se machan dejando flecos atrás.

Si el responsable de la subcontrata no puede acudir a la cita, un responsable del equipo de obra sí debe realizar esta supervisión.

Si en dicha revisión, detectara cualquier incidencia, debe comunicarla por escrito cuanto antes al subcontrata en cuestión, incluyendo material gráfico, etc.

Puede empeorar el tema si además damos por bueno la calidad de la obra ejecutada y abonamos las proformas y/o liquidación.

Si no se ha hecho la supervisión a la salida, necesariamente se debe hacer antes de liquidar a un subcontrata.

Una vez haya cobrado su liquidación, y entendiendo que hay empresas muy serias, pero que no todos los son, va a ser muy difícil reclamarle estos temas pendientes.

Y si estás pensando en las retenciones.

Déjame decirte, que ante ese hábito de muchas constructoras de no devolver las retenciones, tras los plazos cumplidos, son muchas las subcontratas las que dan por perdidas las retenciones, elaborando las ofertas bajo esta premisa.

Lo que quiere decir, que si sólo tienes las retenciones para presionar y exigir que se hagan ciertas tareas pendientes, te va a ser muy difícil.

En las grandes obras de liquidación, se ha perdido, lo que exosten en obras de menor volumen, es a atención personalizada, el querer fidelizar al cliente.

Por la parte que nos toca, y porque nuestros jefes nos pedirán explicaciones si protagonizamos alguno de estos casos, mejor es prevenr que currar.

SUPERVISAR LAS NUEVAS INCORPORACIONES

Mucho cuidado con esto, porque todo el trabajo hecho hasta el momento se puede venir abajo rápidamente.

Ocurre lo mismo que cuando el personal entró por primera ve en la obra, puede que el nuevo, ocurre con demasiada frecuencia, no tenga ni idea de todo lo que sabía el anterior, no ha habido un traspase de información correcto.

Hay que estar ahí en estos momentos también.

Por supuesto, sabemos cuando alguien no viene a la obra y cuando alguiens nuevo. De hecho nadie accede a nuestra obra sin que se le hayan revisado toda la documentación necesaria para ello.

NO APRETAR EL ACELERADOR HASTA NO TENERLO BAJO CONTROL

Por evitar conflictos con las empresas en vez de empezar una obra con 40 operarios a la vez, es mejor empezar con un nnúmero menor y cuando too ya está organizado, y controlado, meter el acelerador y presionar.

 

Mes a mes tendrás que ser muy respetuoso con sus cobros.

Y esto incluye entregarles la proforma en fecha.

Revisar con ellos cualquier diferencia en ella.

Ocuparse de sus reclamaciones ante posibles problemas en la gestión de sus facturas.

Y por último tienen que cobrar.

 

Cumple tu parte en la medida de tus posibilidades, que ya sabemos que el equipo de obra muchas veces pinta poco en esto de transformar una factura a dinero o pagarés.

¿Cómo supervisas tú la obra?

¿Distingues el inicio o final de cada trabajo?

¿Qué haces para impedir que se vayan de la obra sin rematar además de un seguimiento?

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