Diferencias entre planificación y programación de obra

La mayoría de los profesionales del sector utiliza indistintamente los términos: programación, planificación, planning, plan de obra o Gantt.

Pero, en realidad ¿son lo mismo?

Confundirlos hace que empecemos la obra trabajando de la forma incorrecta, como consecuencia:

El tema es dramático y la única seguridad que nos concede, es saber que sufriremos más en la realización de las actividades diarias.

Programación en gestión de proyectos es la realización de un cronograma detallado de todas las actividades del proyecto de forma que refleje el proceso de construcción, así como los recursos naturales del sector limitando su duración en el tiempo.

La herramienta de programación y gestión más extendido para recoger estos cronogramas es el diagrama de barras o famoso Gantt, existiendo en el marcado otros software de gestión y otras metodologías.

La gestión de proyectos nos obliga administrar personas y recursos; necesitaremos coordinarlos dirigiéndolos hacia los objetivos.

Para que puedas controlar la obra, tienes que saber coordinar cada cadena productiva, sus necesidades y rendimientos.

Cuantas más cadenas productivas humanas tengas en la obra al mismo tiempo, mayor producción. Eso sí, entre todas también debe existir una coordinación, un orden.

Los antiguos griegos usaban 'programa' para referirse a la orden del día, es decir, a las actividades previstas.

Por tanto, programar es establecer el orden de las actividades del proyecto detallando los recursos que van a intervenir con detalle, lo que dejamos reflejado utilizando una herramienta de programación, como el Gantt, para su posterior control durante la gestión de proyectos y de la obra.

Planificar es realizar un plan con estrategia.

La planificación determina el proceso de desarrollo que ha de seguirse para conseguir los objetivos.

Es la dirección que ha de seguir la obra.

Es el camino más corto viable, no el camino crítico de un diagrama de barras.

Con la planificación determinas el número de cadenas productivas solapadas, de forma que desde el inicio conoces todos los recursos que vas a necesitar, incluso los naturales, cuándo entraran en obra y las necesidades a cubrir para optimizar la producción.

No se coordina con detalle, más allá de la realización de unas cuantas comprobaciones necesarias para que la obra fluya en un orden controlable.

La obra está sujeta a multitud de factores e imprevistos que provocan retrasos.

Optimizar la organización, nos permite tener la obra abierta, esquivar contingencias y minimizar sus consecuencias negativas.

Una obra retrasada sin causa excepcional no suele estar caracterizada por una organización abierta, no permite acoger con rendimientos óptimos a nuevas cuadrillas de refuerzo.

Aunque sea ésta la solución más adoptada para salvar acumulación de retrasos en el plazo, lo cierto es que genera mucho estrés y aumento de coste, para peores rendimientos.

Una obra bien planificada, sí considera un número realista de cuadrillas y determina cuándo han de multiplicarse, lo que además nos permite gestionar subcontratas más eficientemente.

La obra está abierta y preparada para solapar cadenas productivas, se consigue producir más con menos esfuerzo, e incluso al realizar la evaluación de etapas de la producción,  se necesitan menos recursos.

Lo que facilita notablemente la gestión de proyectos.

Los resultados son asombrosos.

El secreto es la utilización de la estrategia, un proceso de diseño de frentes productivos solapados sin forzar atendiendo a las características y circunstancias que rodean la obra.

Un plan estratégico de obra es a medio y largo plazo, por eso sobrevive durante toda su ejecución

Existen diferentes formas por parte de los gestores de afrontar las diferencias entre la planificación y programación de la obra:

Existen diferentes formas por parte de los gestores de afrontar las diferencias entre la planificación y programación de la obra:

 Este último es un error muy común, si seguimos unas pautas para planificar de la forma adecuada obtendremos los resultados que siempre quisimos con menos esfuerzo.

Y aquí está la verdadera diferencia entre programar y planificar.

Por definición, al ser una programación un cronograma detallado de cada actividad, Y al ser la obra un elemento vivo, rodeada de factores internos y externos que puedan afectarla, la combinación explosiva está servida:

Cuando programamos sin planificación previa: a la mínima contingencia, ¡adiós la programación de la obra!

Esto ocurre porque programar con detalle cada paso en una obra a medio y largo plazo y pretender que se cumpla al pie de la letra, es sencillamente una locura.

Sin herramientas de gestión tan valiosas como un plan estratégico de obra vas a ciegas.

Ahora bien, diferente es tener unos hitos intermedios que te van a llevar por el camino viable más corto. 

Es realizar una evaluación de etapas primero con mucho acierto, y tener clarificado el mejor camino después. Esto es planificar.

Si además dicha evaluación de etapas la hacemos con estrategia reducimos notablemente los problemas.

Optimizar una ruta en la obra es dotarla de objetivos y de hitos intermedios que te conduzcan por el camino de mayor producción. 

Aunque es mucho más que eso, es saber cómo multiplicar recursos con óptimos rendimientos, es abrir la organización de la obra.

Establecer hitos intermedios acertados es clave, sin renunciar a poner en producción la obra al máximo.

Una vez leí esta historia y no sé dónde, por lo que desconozco quién es el autor, así que, si alguien lo sabe, por favor, que me lo comunique y se lo atribuyo como corresponde. Mientras refleja muy bien las consecuencias de ir por la obra sin una ruta clara (planificación):

Cuando decides subirte a un taxi, tienes los siguientes escenarios posibles:

a)     Indicarle claramente adónde quieres ir y escoger la ruta más corta con estrategia (menos tiempo, menos coste = mayor crecimiento económico).

b)     Decirle donde quieres ir, pero no por dónde. Acabarás en tu destino, pero no has utilizado la estrategia y, por tanto, no tienes garantizado una ruta óptima, ni un crecimiento económico.

c)     No decirle dónde quieres ir, que es lo que pasa, en la vida y en la obra, Sí, el taxi es la obra una vez que tienes que gestionarla, estás dentro. Y cuando no estableces objetivos ni hitos intermedios en obra, tienes otros dos posibles escenarios:

d)     El taxi permanece sin iniciar la ruta, pero con el taxímetro en marcha (alto coste para poco o nada de producción).

e)    El taxi puede vagar sin rumbo, consumiendo tiempo y coste.

f)   Taxi te lleva a un lugar y al llegar, te das cuenta de que no es donde no querías ir con la consiguiente pérdida de tiempo y dinero.

En una obra, la planificación estratégica nos sitúa en el escenario más favorable (a) anterior),  siendo lo más favorable como responsables de la gestión poner la obra en producción y:

·         Entregarla cuanto antes.

·         Y con el menor coste.

La programación se ocupa de los detalles (dentro de la ruta marcada), del proceso de desarrollo de las actividades cotidianas que realicemos para seguir alimentando las cadenas productivas que determinamos con la planificación.

Una programación está basada en la planificación previa.

Un Gantt, al carecer de base, como un edificio sin cimientos, se desmorona ante el mínimo imprevisto.

Los mejores resultados vienen cuando sencillamente el orden de tus tareas es el correcto:

1º. Planificar, Plan de obra maestro o como me gusta llamarlo, Plan estratégico.

2º. Planning o Gantt, o programación.

Y ahora sé que te lo estás preguntando, ¿se puede conseguir los objetivos en obra sólo con un plan estratégico?

La respuesta es un rotundo Sí, si tienes claro la coordinación. Por eso hemos empezado diciendo que los más avezados gestores, así lo hacen.

Aunque, debes tener en cuenta que tu empresa y cliente te solicitarán una programación. Y que en cualquier caos al facilitarse con la realización del Plan estratégico previo, es menos trabajo contar con tu programación y aconsejable, por supuesto, pues te va a facilitar otras tareas futuras.

Si crees que tengo razón con lo expuesto en este post y quieres disfrutar de las ventajas de una herramienta de gestión de alto valor, no dejes de revisar esta información. Una formación para formadores de ejecuciones ágiles.

Cuéntame más abajo, si tú planificas la obra y qué diferencias obtienes a la hora de programarla y gestionarla.
Gracias por llegar hasta aquí.