La Agenda del Jefe de Obra

Cómo debe un Jefe de Obra para Organizarse y llegar a todo.

La agenda de un Jefe de Obra y cómo organizarla es algo muy interesante que no quería dejar de tratar en este blog.

Manejar tu agenda de forma eficiente, tanto si eres Jefe de Obra, como si quieres serlo, es una de las tareas que debes desarrollar e integrar en tu rutina, en tu metodología desde ya.

Si tú no eres capaz de organizar tu trabajo, o tu agenda, no vas a poder organizar una obra.

Si hemos dicho, porque así lo creo, repetidas en este blog, y en mucho otros foros donde se trata de este tema, que:

Para controlar una obra debes ir por delante de la ella.

Esto es igual a que debes organizar tu trabajo, con antelación a la obra. Por tanto, debes ser consciente de la antelación que necesitas y tenerlo todo preparado para el día que se necesite sin que afecte, al contrario, beneficiando a la obra.

Por lo tanto, las tres tareas que debes dominar para dominar tu trabajo o agenda es:

Productividad.
Organización y Eficiencia.

Sin pretender hacer un tratado sobre estas tres facetas tan importantes, sí me gustaría desarrollar unas peculiaridades que tiene el trabajo a pie de obra como responsable.

Productividad.

Entendemos por Productividad la capacidad de desarrollar trabajo con los medios de que se dispone, de forma eficiente, alcanzando los Resultados en el menor tiempo posible.

Dado la densidad, en número e importancia, a veces con muchas prisas en otras ocasiones con mucha presión, y en muchas con altas dosis de creatividad.

Un buen Jefe de Obra, o de Alto Rendimiento, debe ser un profesional altamente productivo.

Un Jefe de Obra es considerado en muchas ocasiones como un empresario, aunque sea trabajador por cuenta ajena, gestiona en ocasiones obras y un montante económico más alto que muchas pequeñas o medianas empresas.

En esa línea, su productividad va unida a su rendimiento. O mejor dicho va unido a acrecentar la rentabilidad de su obra (de su empresa).

Esta es una de las tareas más importantes de un Jefe de Obra.

La de Optimizar su obra, haciendo crecer la rentabilidad de la misma.

Muchas veces por ello ganan grandes sueldos, hay personas que a veces se escandalizan de éstos, y daría para un debate. Yo pienso que un profesional que puede llegar a ahorrar 400.000 euros de coste, o aumentar los beneficios de una en un 1,000,000 euros, que puede hacer gestiones con rendimientos de 100.000 euros, y con tiempo y si su empresa le apoya con organización y recursos necesarios, puede hacer muchas de estas gestiones.

Es un profesional al que no se le debe discutir su alto sueldo.

Además, de la responsabilidad que asume y el volumen de negocio que puede ayudar a aumentar al fidelizar al cliente.

Yo mi postura la tengo clara, siempre ha sido así, como Jefe de Obra y como empresaria si tengo un trabajador que pueda traerme esos resultados, no me parece inconveniente que tenga un sueldo alto.

Y como el Jefe de Obra tiene un equipo, si éste funciona, es justo que haya recompensa para todos.

Pero dejando este tema atrás, que además en época de crisis ha sufrido en algunos casos unos recortes espectaculares, por debajo de mínimos..

Una de las facetas que debe manejar un Jefe de Obra es ser PRODUCTIVO.

Durante mis años a pie de obra que son unos cuantos, te enumero las mayores amenazas a la productividad de un Jefe de Obra:

Desorganización.
Problemas e Imprevistos
Gestión de las Interrupciones.

Para evitar en gran medida las dos primeras tengo mi Método, del que ya te ha hablado, y creo importante volver a recordar

Además, en anteriores artículos hemos hablado de cómo llevar nuestra obra para que esto no nos pase:

Pero incluso haciéndolo todo bien, llevado y gestionando bien tu obra, hay algo que no podrás evitar. Y ese algo es:

LAS INTERRUPCIONES.

Gestionar las Interrupciones es algo necesario para cualquier Jefe de Obra si quiere ser productivo.

Déjame que te cuente las interrupciones, útiles o no, a las que te ves sometido a diario, sin tenerlas en tu agenda, lo que puede dar al traste con la organización programada para el día:

Llamadas de teléfono... infinidad de llamadas de teléfono.
Tareas urgentes, que no importantes, derivadas de dichas llamadas telefónicas.
Emails en tu bandeja de entrada cada uno acompañado de una o varias gestiones.
Atender las urgencias de última hora, que no temas importantes, de tus jefes o clientes.
Visitas imprevistas en tu oficina: comerciales, operarios buscando a tu encargado o preguntando algún tema, subcontratas, OCT, CSS, etc.. que no digo que no sea importante atender, sino que igual no habías quedado y tienes que atender.
Tu propio equipo: Jefe de Producción, Ayudante, Encargados, etc...

Esto que te acabo de mencionar es un goteo constante de interrupciones que suele disminuir bastante hacia las 18:00H que es cuando las subcontratas terminan su jornada, los comerciales rara vez pasan por la tarde, etc..

Por ello, es muy importante que aprendamos a:

Gestionar el email, no estar todo el día mirándolo, sino cada vez que terminamos una tarea. Porque eso de mirarlo al principio y al final de cada jornada e nuestro caso, no es factible ya que pudieran surgir imprevistos por esta vía de comunicación que nos guste o no, debemos atender.
Gestionar el teléfono, cuanto más te llamen, peor tienes organizadas las cosas, pues nadie te llama para alabarte, sino para plantearte dudas o cueñ6stiones pendientes. Si cada reunión que mantienes eres capaz de ser lo más eficiente posible, disminuirán muchas estas llamadas. No podrás evitarlas todas, pero puedes reducir su número. Y sobre todo, su duración, no es necesario repetir las cosas 15 veces como se habitúa a hacer.
Las visitas imprevistas como comerciales que quieren venderte algo que no te interesa comprar debes no atenderlas, y su tu oficina o escasez de recursos te pone en primera línea, con amabilidad debes entender que si te dedicas a conversar tendrás que salir más tarde de trabajar, con amabilidad se pueden cortar estas visitas, y en ocasiones te interesará tener alguna.
En cuanto a diferenciar lo importante de lo urgente, a veces hay que saber decir que no. O por lo menos, en determinadas situaciones llegar a un acuerdo que te permita terminar primero lo importante para luego dedicarte a lo urgente.

Nunca vas a poder evitarlas del todo, y además si te muestras demasiado desagradable quizás cuando necesites de esas personas a las que demostraste tu hostilidad, te pase factura.

Somos humanos, y cuando se tiene mucho trabajo pendiente, mucha acumulación del mismo, y la presión encima, no siempre sabemos gestionar estas situaciones de la forma correcta. Y en muchas ocasiones nadie nos va a entender, cada uno ve lo que ve, y nadie se va a hacer cargo de tu situación.

Si se tiene un equipo completo en obra y las oficinas son adecuadas, este tema se facilita bastante. Por el contrario, la tarea se complica y mucho.

Organización y Eficiencia

Es vital, que en este escenario, sepas gestionar tu agenda, la agenda del Jefe de Obra.

Que sepas organizarla.

En ese sentido no me quiero extender mucho pero te voy a dar unos sencillos tics que realmente funcionan, y funcionan en el trabajo y en la agenda de un Jefe de Obra:

Agrupa tareas. Por ejemplo, si tienes que hacer un comparativo, procura todas las ofertas una detrás de otra. Si tienes que pasarlas a un comparativo, hazlo una detrás de otra. Si tienes que hacer llamadas aclaratorias a esos ofertantes hazlo una detrás de otra. Esto hace que optimices el tiempo que tardas en resolver estas cuestiones.
Descarga tu cerebro para que pueda trabajar más libre y con mayor agilidad, por tanto.
En ese sentido, llévalo todo apuntado, en la cabeza ocupa espacio. Anótalo todo, tareas importantes, tareas urgentes, tareas que habrá que hacer algún día, teléfonos de interés, decisiones de la DF, números de expedientes de tus acometidas. Y tenlo todo organizado y agrupado en un cuaderno, en el móvil o donde quieras que puedas tener a mano siempre.
No uses post-it, ni recordatrios.
Ten tus tareas anotadas en tu agenda, y no seas optimista. Primero lo importante, luego lo urgente. Ponte tareas en número que seas capaz de realizar en el día, sin que se te acumulen para el día siguiente.
Si tienes dudas con lo anterior, procura ir anotando, el tiempo que tardas en realizar diferentes tareas. Así podrás confeccionar tu agenda de la forma correcta.
Si terminas todo lo programado, recurre a tareas anotadas pendientes para el día de mañana, o siguientes... Sé eficiente con tu tiempo no lo pierdas.
Sistematiza tareas, usa plantillas, metodología, sobre todo, de una obra a otra, lo que vayas sistematizando o generando plantillas te ayudará en la realización de futuras tareas.
Procura mantener un orden en los papeles, es muy desagradable ver a alguien perdiendo el tiempo buscando papeles, etc...
Delega de la forma correcta, no quieras hacerlo tú sólo. Ni ahorres esfuerzos en aprender a delegar de la forma correcta.
Ten un horario para atender, en la medida de lo posible, a tu equipo y al resto de la obra.
Procura que tus visitas traigan sus tareas agrupadas y no sea un goteo incesante de dudas.