Si eres Jefe de Obra, no delegar , es un grave error, y delegar demasiado, es peor aún... descubre cómo hacerlo y qué tareas son las que debes delegar.

NO DELEGAR O DELEGAR DEMASIADO: ERROR#7 de Jefe de Obra

¿Qué Tareas son las que un Jefe de Obra Debe Delegar? ¿Y cómo hacerlo de la forma correcta?

Delegar quizás sea una de las cosas más difíciles para cualquier Jefe de Obra.

No Delegar también le ocasionará muchísimas dificultades para conseguir sus objetivos.

Cuando un Jefe de Obra delega, cede la autoridad y responsabilidad de la realización de la tarea, pero no cede la responsabilidad del resultado. Ésa, la responsabilidad final, como Jefe de Obra, sigue siendo suya. En una obra no la puedes traspasar a nadie, sea culpa tuya o no, sea fruto de las decisiones de tu empresa o no, al final la responsabilidad de tu obra la soportas tú.

Para un Jefe de Obra, por tanto, saber cuándo no delegar y cuándo sí, es fundamental:

  1. – Porque la responsabilidad última de todo lo que pase en la obra es suya.
  2. – Porque es una parte fundamental de un Líder (Ver El SECRETO del Éxito de Una Obra: EL LIDERAZGO).

En el artículo presente, vamos a analizar todas las opciones que tiene un Jefe de Obra (o cualquier responsable) que tenga que tomar la decisión de no delegar o sí hacerlo…:

– Las Ventajas de Delegar de forma correcta.

– Los Inconvenientes de No Delegar.

– Los Inconvenientes de Delegar demasiado.

Además de las ventajas, existen motivos de peso para Delegar de forma correcta, también los veremos.

Brevemente analizaremos cuáles son nuestros temores, los que todo Jefe de Obra tiene o ha tenido, los que en muchos casos sigue teniendo propiciando esa situación no deseada de No Delegar. Los miedos son comunes a todos los individuos.

Y como viene siendo habitual, si ya has leído algún artículo anterior donde desarrollo los errores de un Jefe de Obra (compilados todos en 10 ERRORES QUE UN JEFE DE OBRA NO DEBE COMETER) , no sólo justifico por qué lo considero un error, sino que doy claves para trabajar en el camino correcto, en este caso:

– Veremos qué tareas son las que un Jefe de Obra debería delegar.

– Qué tareas son las que una persona como tú, u otra como yo, debe delegar; porque no somos todos iguales, cada uno tiene sus talentos y preferencias, sus fortalezas y sus debilidades, en este punto se trata de aprovechar lo mejor de cada uno, PARA BENEFICIO DE TODOS.

– Y terminaremos el artículo, viendo qué pasos debemos seguir para delegar de forma correcta.

Espero que estés tan interesad@ en el contenido de este artículo, como lo hubiera estado yo, si en su día hubiera dado con toda esta información, porque no me cansaré y reiteraré, que una de las cosas más difíciles que hay: es saber Delegar… que no es lo mismo que mandar. 

Mandar es fácil, sólo hay que supervisar. Delegar implica trabajar con otra perspectiva mucho más amplia, y se requieren más habilidades.

 Las Ventajas de DELEGAR.

Un buen líder entre otra coas, sabe delegar. Tu obra necesita un líder. Y tú, también necesitas obtener las ventajas de delegar de la forma correcta:

  • Es eficaz para el desarrollo de un Jefe de Obra y para el de su equipo.
  • Importante para obtener más y mejores resultados.
  • Genera motivación, trabajo en equipo e inercia.
  • Exige organización.
  • Ahorro de tiempo y alivio de la presión del trabajo.
  • Sacar más beneficio de las cualidades de cada uno.
  • Liberarse de tareas rutinarias.
  • Anticipar obstáculos y alternativas de solución.

 

Los inconvenientes de No Delegar.

  • Te pierdes el talento de otros.
  • Tu sistema o método propio de trabajo, no evoluciona, y nunca sabrás si lo has hecho bien del todo o no, porque te faltan parámetros de comparación.
  • Si no dejas florecer la creatividad, si no activas la responsabilidad, si no alimentas la motivación, si no generas líderes, tendrás seguidores, y siempre es mejor liderar líderes que seguidores, porque los primeros te traerán más seguidores…
  • Son muchos los directivos y responsables  que son incapaces de delegar, fatigándose en el intento de controlarlo todo, perdiendo de vista el objetivo de la empresa, generando cuellos de botella que dificultan la consecución de éste y frustrando a sus dirigidos por no hacerlos sentir valorados.

Los Inconvenientes de DELEGAR Demasiado.

Digo inconvenientes porque no hay ninguna ventaja en no realizar tu trabajo de una forma responsable.

Y cuanto menos se trabaja, menos ganas se tiene de trabajar, falta de inercia y energía, es igual a falta de dirección.

Además, no hay que olvidar:

CUANDO TÚ DELEGAS DEMASIADO, ERES PRESCINDIBLE.

Cuando delegas demasiado en una determinada área, debe haber una causa, quizás fuera de tu voluntad. Es un caso, con matices diferentes. Quizás estés saturado:

  • Demasiado trabajo, pocos recursos, poca ayuda. Aquí es cuando más tienes que saber delegar de forma correcta.

¿Y si no tienes a quién? Siempre tendrás un encargado, algún apoyo, aunque mínimo, en la central de la empresa, subcontratas, etc…

Cuando delegas demasiado, pierdes el mando de la tarea/s delegada/s. Perder el control, por parte de un Jefe de Obra, no es bueno. El problema se acrecienta, cuando no te ha dado tiempo a conocer verdaderamente a tu equipo de obra. algo habitual,  de hecho son pocas las veces que repites equipo, empiezas cada obra con uno nuevo, sin mucho tiempo de preparación y tienes que ir identificando sobre la marcha.

Y como en todos sitios, pues hay de todo… Y te puedes llevar sorpresas desagradables, muy desagradables.

Sin olvidar, nunca lo olvides, que la responsabilidad al final es tuya.

Estoy segura que si estás leyendo estas líneas y eres Jefe de Obra, en algún momento te has sentido identificado.

En nuestro trabajo, esta situación enfocada al tema de la Seguridad y Salud, es muy grave… Por lo que por mucho trabajo que tengas, jamás debes abandonar tus obligaciones en este aspecto.

Jamás delegues por completo el tema de la Seguridad y la Salud de tu obra, da igual las circunstancias que te hayan tocado, si eres el Jefe de Obra, jamás pierdas el control de este tema.(ERROR#5 DE JEFE DE OBRA: ANTEPONER PRODUCCIÓN A SEGURIDAD).

Aunque se dé el caso contrario: tener un equipo de personas amplío, jamás delegues del todo, y cuando lo hagas hazlo de forma correcta.

¿Para Qué DELEGAMOS?

Más allá de las ventajas y los inconvenientes, lo que ya de por sí suponen fuertes motivos para delegar de forma correcta, necesitamos conocer el verdadero motivo.

Conocer el verdadero motivo por el que debemos delegar, nos capacita para tomar decisiones correctas sobre qué tareas delegamos y cuáles no delegar.

La idea principal sobre la que uno delega es porque aporta más valor a la organización si lo hace.

Es decir, en toda obra hay que realizar una serie de tareas para que dicha obra siga adelante:

  1. Tareas que al hacerlas suponen un gran beneficio económico para la obra (empresa) y nos proporcionen el control sobre la Seguridad y Salud de nuestra obra.
  2. Tareas que suponen algo de beneficio económico para la obra (empresa).
  3. Tareas que no aportan beneficios económicos, pero son necesarias para que la obra continúe.

Es de sentido común, que un Jefe de Obra dedique cuantas más horas al día a las tareas del grupo 1. Y no se ocupe de las tareas del grupo 3.

 

¿Qué Pasa Cuándo la Dirección de una empresa decide reducir recursos en el equipo de obra?

Pues según lo que acabamos de decir, está claro…

He tenido obras, incluso con complejidad, donde la empresa constructora ha decidido que tener un administrativo en la caseta era un lujo o lo ha considerado un ahorro, por lo tanto, ha prescindido de este recurso (pensad en el sueldo de un administrativo de obra).

Pero es que, además, y al mismo tiempo, han decidido prescindir de Jefe de Producción, o de Ayudante, y siendo generosos igual más tarde que pronto, se ha decidido disponer un Becario.

Estoy hablando de obras de 18 meses de duración y unos cuantos millones de euros….

El resultado es que al final: hay un administrativo caro en la caseta, no un Jefe de Obra.

Suena duro, pero es así. Un encargado hay tareas administrativas que te puede ayudar, pero la mayoría no, por lo tanto las tienes que asumir tú. Y esto quiere decir:

  • Parte de tu jornada, te dedicas a tareas necesarias, pero que no producen beneficio económico a tu empresa.
  • El resto de tu jornada, seguirás sacando otras tareas necesarias, que sólo producen algo de beneficio económico para tu empresa.
  • Al trabajar por tres, las tareas estratégicas para ganar grandes sumas de dinero, pasan a un tercer plano, y como en la obra no hay imprevistos, ni problemas...

Así de simple….. Y aún así hay empresas que consideran esto un ahorro.

Un Jefe de Obra con una gestión puede ahorrar 100.000 euros a su empresa.
Y trabajar sobre tareas tipo 1, puede suponer un aumento de beneficio 
del 4%, lo sé porque lo he vivido. 
Haced cuentas si la obra tiene un presupuesto de 13 millones.
Ahora comparad estos resultados con el sueldo de un Jefe de producción y 
un Administrativo. 
Ahí lo dejo, que cada uno saque sus propias conclusiones.

Muchas veces, como acabamos de ver, no tenemos en quien delegar, pero otras…

Y entonces… ¿Por qué en demasiadas ocasiones no delegamos?

Por miedo, por desconocimiento.

Todos tenemos miedo a lo desconocido, aunque si has llegado hasta aquí, para ti ya no lo es, ahora conoces el ¿Para qué? Mucho más importante, que el por qué.

  • Cuando consideramos que una tareas es demasiado fácil, nos cuesta pagar por ella.
  • Cuando consideramos que una tarea es muy difícil, pensamos que sólo nosotros podemos hacerla.
  • Tenemos miedo a perder el control.
  • No sabemos qué delgar, ni cómo, ni cuándo.

Los dos primeros los vencemos, teniendo los conceptos claros, habiéndolos aclarado ya en el aparatado de ¿Para qué DELEGAMOS?

Y para terminar de vencer las reticencias a delegar, vamos a contestar a la última cuestión, pues cuándo sepamos cómo hacerlo, tendremos bajo control nuestra obra.

¿QUÉ TAREAS DEBE DELEGAR ENTONCES UN JEFE DE OBRA?

Las tareas tipo 3 (no aportan beneficio económico a la empresa, pero son necesarias), y parte de las Tareas tipo 2 (aportan algo de beneficio económico). Dependerá además de los recursos de que disponga, de la complejidad y desarrollo de la obra.

Si analizamos las funciones de un Jefe de Obra:

Tan sólo tienes que clasificarlas, en los 3 tipos de tareas que hemos visto. Eso sí, a su vez, estas funciones se pueden dividir en tareas aún más pequeñas...

Por ejemplo, el estudio económico de una obra, optimizaciones, planificación económica, planificación de tiempos, planificación de costes indirectos, contrataciones relevantes, negociación con la Dirección Facultativa, reuniones de Coordinación de SS,  etc... son tareas del tipo 1.

Tareas del Tipo 2: definición de detalles constructivos, supervisión (no ejecución) de replanteos en obra, resolución de problemas en su primera fase...

Tareas del Tipo 3:  trámites burocrátivos: licencias de cala, gestiones con Cías para acometidas, pedidos de materiales, etc...

Y además, como te comenté al inicio de este artículo, interviene también otro factor, y son las habilidades de cada uno, sus talentos, y por tanto, sus preferencias.

 

Las tareas que un Jefe de Obra NO debe Delegar:
  • Las Tareas Estratégicas.
  • Las Tareas donde desarrollas tu talento, 'tu Arte', donde destacas y ¡TE DIFERENCIAS!
  • Las Tareas Relacionadas con Problemas que tu equipo no ha podido solucionar.
¿Y cuáles son las tareas que un Jefe de Obra debería Delegar?:
  • Tareas sistematizadas o repetitivas.
  • Tareas rutinarias.
  • Tareas que no tiene tiempo de hacer.
  • Tareas que no te gusta o no se te da bien hacer
  • Tareas relacionados con problemas menores.

Ya sólo nos falta saber, cómo hacerlo de la manera correcta:

 

CÓMO DEBE UN JEFE DE OBRA DELEGAR.

  • Lo primero, decide en base a los recursos que tienes, y a lo visto hasta ahora, qué tareas vas a delegar y cuáles no.
  • Piensa exactamente cómo quieres que se haga la tarea que vas a delegar, decide qué debe hacerse y qué resultado esperas.
  • Decide a qué persona le vas a delegar cada tarea. Si no los conoces aún, y la obra te lo permite, empieza delegando tareas sencillas.
  • Para decidir cuál es el más adecuado ten en cuenta: su responsabilidad y su criterio.
  • No sobrecargues a ningún trabajador, debe haber un equilibrio, y eso también te incluye a ti.
  • Cuando delegues sigue el proceso de forma adecuada, delegar no es asignar y ya está, sigue estos pasos:

  • Mantén una reunión con la persona sobre la que vas a delegar donde...
  • Debes facilitar la Información adecuada:

  • Objetivo.
  • Plazo de entrega.
  • Parámetros de Calidad.
  • Presupuesto, si procede.
  • Recursos disponibles.
  • Delimitar su autoridad: hasta dónde llega.

  • Asegúrate que se ha entendido bien, déjalo por escrito si hace falta total o parcial. Promueve que la otra persona hable y participe para asegurarte de esto.
  • Supervisa, sin atosigar, dejando trabajar. Enfócate en los resultados, no tanto en el proceso.
  • Ofrece guía, consejo, retroalimentación sin interferir.
  • No les permitas que te 'deleguen' a ti, lo que tu 'delegaste' en ellos. Esto ocurre con demasiada frecuencia. Si la tarea delegada, no era adecuada a la persona sobre la que delgaste, divídela en subtareas y repite el proceso. Si aún así, sigue sin funcionar, te tocará tener una reunión y esclarecer los motivos siendo lo más objetivo posible, toma tus decisiones.
  • Felicita y valora a la persona que llevó a cabo todo el proceso.
  • Ve aumentando progresivamente la complejidad o la responsabilidad, sin sobrecargar o sin desequilibrar el equipo.

Y nunca olvides, que una manera muy buena de hacer el seguimiento de  lo delegado, es en las reuniones semanales que siempre te recomiendo tengas con todo el equipo de obra.

¿Te ha parecido útil este artículo?

¿Cómo delegas tú en tu obra?

 

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