REVISION DE LA PLANIFICACION DE OBRA. PROBLEMAS

La REVISION DE LA PLANIFICACION, efectuada cada 3 ó 4 meses, es el momento más temido por el Jefe de Obra.

Por varias causas fundamentalmente:

• La REVISION DE LA PLANIFICACION de la obra, supone un exceso de trabajo.
• Tienen que cuadrar los números de tu obra.
• Supone que los problemas en nuestra gestión quedan plasmados en un papel, a la espera de que un jefe los descubra en su propia REVISION DE LA PLANIFICACION.
• Por si antes no hemos querido ser conscientes, de las desviaciones, de los marrones, de la búsqueda de justificaciones, si es que las hay, de prepararnos para la presión, de que se acabó lo ‘bueno’, y hay que remangarse hasta el hombro, ya no hay más margen.
• Por supuesto, es más trabajo aún para solucionar dichas desviaciones.
• Y a partir de ahora, se nos mirará cada actuación, cada comparativo, cada ampliación de contrato, con lupa.

¿Cuáles son los problemas más habituales que un jefe de obra enfrenta en la REVISION DE LA PLANIFICACION?

Y digo ‘enfrenta’, porque los hay que los eluden hasta… que ya ni el papel los aguanta.

Para ese entonces la obra ya los ‘canta’ a todo aquél que se preste a observarla.

En realidad, una revisión de la planificación pasa por comparar y revisar

Y, sobre todo, a partir de ahí, ver qué pasa con las unidades que faltan por ejecutar, qué tendencia seguirán hasta el final:

• REVISION DE LA PLANIFICACION.: Nos desviamos,
• ¿En qué medida?
• ¿Tienes solución en esta unidad de obra o partida?
• ¿Tienes solución para ese contrato?
• ¿Tienes solución para ese capítulo?

• REVISION DE LA PLANIFICACION.: No nos desviamos.
• ¿Es posible optimizar su coste?

Porque habrá de todo, habrá unidades cuyo coste previsto:

• Sea inferior al real.
• Sea similar.
• Esté por encima.

De la suma de todo lo anterior, el coste de la obra en su totalidad:

• Será inferior al real. Perdemos dinero o no ganamos lo que queríamos.
• Será similar. Objetivo cumplido.
• Esté por encima del real. Mejoramos los beneficios de la obra.

Excepto grandes marrones (= grandes desviaciones).

 Tendremos que analizar los datos arrojados por la REVISION DE LA PLANIFICACION. anterior y tomar medidas:

• Seguir en esa línea.
• Corregir errores y optimizar la obra, poder salvar la obra.

¿Dónde se suelen producir las desviaciones de la previsión de costes?  De eso, trataremos ahora.

PROBLEMAS 1. Errores de medición.

Siempre lo digo, en una multiplicación ambos factores cobran la misma importancia:

Es decir, para el importe o coste de la partida, tanto cuenta la medición como el precio unitario.

¿Por qué algunos jefes de obra trabajan tanto sobre el p unitario y delega totalmente las mediciones?

Ya sé que es un trabajo minucioso que lleva tiempo, etc…

Pero también sé que:

• No se puede medir correctamente del todo, si no se tiene experiencia en la ejecución.
• No se puede medir bien, si no se sabe de criterios de medición.
• Medir es la mejor forma de aprenderse un proyecto, y de esta manera:
• Puedes controlarla con menor esfuerzo.
• Puedes responder a muchas preguntas realizadas por la DF.
• Puedes intuir muchas optimizaciones.
• Captas muchos errores, lagunas, carencias, con anticipación, evitando que lleguen a la obra.

Así es un trabajo que no deberías delegar.

Y si lo haces, procura antes de subcontratar, revisar esa medición personalmente como responsable de la obra que eres.

Eso sí, la previsión de la medición ya está pasada, así que el factor tiempo también influye.

Puesto que deberías medir tu obra, cuanto antes lo hagas mucho mejor.

PROBLEMA 2. Errores al proformar.

Pensar que las proformas, como las certificaciones, van a origen y que siempre tienes tiempo de corregir la facturación de tu subcontrata, es un error.

Porque el destino es incierto…,

• Puede que ese subcontrata no termine la obra.
• Que lo que esté ejecutado no sea correcto.
• Y si con exceso de mediciones, se estén abonando otros conceptos y que el Jefe de Obra no lo sepa, (si además delegas también la comprobación de las mediciones de la proformas).
• Puede que el industrial se piense que las mediciones proformadas están aceptadas tal cual, y que no se está haciendo a origen y luego se levantará todas las mediciones a origen desde el principio. Al final sus problemas serán los tuyos.

Con las cuentas, la claridad y el día a día bien llevado es lo mejor, puedes tener algún errorcillo, que nadie es perfecto, y solucionarlo al momento, o en la REVISION DE LA PLANIFICACION, según sea el caso; pero  en cuanto te sea posible notificarlo al subcontrata y corregirlo en la siguiente proforma.

Además, siempre sopesa el interés de tu subcontrata, por tu obra, y el peso de éste en la misma. Aunque este tema es de estratega: hay que ser previsor.

PROBLEMA 3. Errores en la calidad de la obra ejecutada.

Muchas personas suelen abonar la medición, sin la consideración de si lo ejecutado está totalmente terminado y con la calidad pactada de antemano. Sobre todo en proformas intermedias.

Es mejor ir solucionando pequeños inconvenientes en la medida que se producen que dejar confundidos a los demás (subcontratas), y dar el hachazo al final, en su liquidación.

Para ello, es importante que determines no sólo las unidades a ejecutar, sino la calidad de las mismas, sus detalles. Y que además delegues y supervises de la forma correcta.

PROBLEMA 4. Criterios de medición.

Si no los has trabajado:

No has hecho un estudio de escenarios, algo muy sencillo que no lleva más de 10 minutos, cuando tienes claro los temas en tu obra, pues es probable que te pillen con el pie cambiado.

Y que cuando pensabas que eran 5, sean 7.

En fin,… son más que flecos en una obra, que el jefe de obra no puede dejar a la deriva, y que de hacerlo, le conllevará problemas en la REVISION DE LA PLANIFICACION. y en forma de ampliaciones de contrato y exceso de coste de la obra.

PROBLEMA 5. Corrección de errores imputables al contratista principal en la ejecución de la obra.

Porque cuando son errores imputables al subcontrata,  (aunque no lo sean del todo), pues es fácil hacerles responsables de los mismos y exigirles, bajo su coste, que sean quienes los solucionen.

Pero cuando es un error de una persona de nuestro equipo, de nuestra organización, etc…, ya no es tan fácil.

Para este tipo de errores, además de aprender a delegar,  a supervisar y otras metodologías, es necesario contar con  cierto margen.

Y SABER GESTIONARLO, MANEJARLO Y VENDERLO, TAMBIÉN.

PROBLEMA 6 Conceptos extras, no previstos.

Y erróneamente, considerados imprevistos, pero que en la REVISION DE LA PLANIFICACION, aparecen en forma de aumento de costes.

¿De dónde salen?, de muchos errores o falta de trabajo anterior:

• Derivados de la singularidad de la obra.
• De la ejecución.
• Del proyecto
• De la coordinación de oficios
• Falta de revisión y supervisión.
• Falta de detección de errores, lagunas.
• Falta de soluciones para las anteriores.
• Falta de definición.
• Falta de previsión.

Se acaban traduciendo en ampliaciones de contrato, tirar de bolsas (si las tenemos), o empezar a confundir números y descuadres.

En fin, complicaciones a la hora de revisar la planificación, y sobre todo, mantener los costes dados inicialmente, que no dejan de ser nuestros objetivos.

PROBLEMA 7. Exceso de consumo de materiales

Y esto que se dice pronto, resulta que puede ser el mayor caos para algunos a la hora de realizar la REVISION DE LA PLANIFICACION.

En demasiadas ocasiones no se tiene en cuenta los materiales como fuentes de problemas en la revisión de la planificación.

Por lo tanto, no se les presta la necesaria atención y trabajo en:

• Rendimientos adecuados a nuestra obra
• Excesos de roturas por singularidades del material.
• Supervisión y el control en obra de su uso… y de su mal uso.

En fin, toda una serie de despropósitos o descuidos, que al final nos dan más de un disgusto.

Y es que hay que saber manejar los materiales en nuestra obra desde:

• Su previsión, r
• Su seguimiento:
• Antes de su entrada en obra,
• Durante su acopio en obra y
• Después de ejecutar.
• Y aprender a evitar males mayores relacionados con su consumo, tales como quedarte sin stock y perjudicar así la producción de la obra.

PROBLEMA 8. Exceso de horas de alquiler de los medios auxiliares.

Si los anteriores, con dificultad, se pueden ir disimulando, los medios auxiliares sin duda producen verdaderos dolores de cabeza a los Jefes de Obra.

Denuncian sin piedad para el gestor de obra todos los problemas relacionados con éstos:

• Errores en la previsión.
• Errores de planificación.
• Errores de ejecución.
• Errores de organización.
• Errores de coordinación.

En fin, son implacables.

Muchos optan por negarles a sus propios encargados medios auxiliares que son necesarios en la obra para producir más, basándose en que no tienen previsto coste para ellos.

Esta actitud, no es muy recomendable, porque si realmente es un medio necesario, se está comprometiendo la producción, la organización y la coordinación entre los gremios.

Acrecentando el problema en muchos casos.

PROBLEMA 9. Rendimientos erróneos.

Por supuesto, derivado de:

• La falta de atención,
• conocimientos de la obra, proyecto,
• o experiencia,

El error deriva en una previsión de ese material, o medio auxiliar, o recurso, escasa desde el principio.

Como siempre digo, nadie es infalible y además la forma de trabajar en tu obra no es limitarte en mantener costes, sino que además debes luchar por optimizarlos, y esto no consiste en bajar la calidad de lo ejecutado, (es una forma poco elegante, pero hay otras formas más elegantes).

Del trabajo en esta línea, es de donde se pueden compensar pequeños errores en los rendimientos de los recursos de una obra, incluso derivados de otras fuentes.

PROBLEMA 10. No gestionar adecuadamente las modificaciones.

Un clásico en mi blog, dejar que tu obra, incluida las modificaciones de la misma te atropellen, en vez de llevar el timón de la misma.

Si piensas que las modificaciones son externas a ti, estás en lo cierto.

La mayoría, no tiene por qué ser derivadas de errores, sino simplemente introducidas en tu obra por causas ajenas a tu voluntad y a tu trabajo, como por ejemplo de la Propiedad y/o Dirección Facultativa.

Pero no por ello, pienses que no hay forma de llevar el timón y trabajarlas evitándote la mayoría de los problemas que conllevan las modificaciones.

Todos necesitamos márgenes de actuación

¿Sabes cómo introducirlos en la gestión de tu obra?

PROBLEMA 11. No ser consciente de las desviaciones.

La mejor forma de no acrecentar los problemas es conocerlos a tiempo y ocuparse de ellos.

Si ni siquiera se es consciente de dónde están las desviaciones en la planificación económica de nuestra obra, y sólo las reconocemos en la revisión de la planificación, es decir, cada 3 ò 4 meses…

Puede que sea tarde para soluciones que de haberlas tomado inmediatamente, si hubieran resultado efectivas.

El exceso de trabajo, no es excusa para atenderlas. Puesto que hay dos formas de trabajar en la obra:

1. Trabajas evitando fuegos y acercándote al objetivo final.
2. Trabajas apagando fuegos y de espaldas al gran incendio que dé al traste con los objetivos finales.