EJECUCION DE PROYECTOS. Todo No Vale.

Problemas derivados de la mala gestión en la Ejecución de proyectos, éste es un proceso complejo, afectado por multitud de variantes, que pudieran dar al traste con nuestros objetivos. En diferentes artículos anteriores, hemos hablado de los pasos que debemos seguir para controlar este proceso. Dicho control no garantiza la ausencia de inconvenientes, pero sí el poder salvarlos cuantos antes con los menores perjuicios posibles. Todo ello son pequeños pasos, que van marcando la diferencia. En muchas ocasiones nos preguntamos ¿por qué esta obra ha terminado bien y esta otra no (a igualdad de condiciones)? Son muchas pequeñas diferencias, como siempre digo.

En el artículo de hoy vamos a analizar los problemas derivados de no gestionar correctamente la Ejecución de proyectos. Porque esta es la clave, una gestión adecuada, no evita problemas, pero los salva. Una gestión inadecuada genera muchos más problemas, sumados a los imprevistos, hace que toda la obra, o gran parte, si bien no colapsa del todo, sí se desvía lo suficiente como para temer por nuestros objetivos. Analizaremos las diferencias y Claves para la Ejecución de proyectos y sus Resultados.

CLAVES PARA LA EJECUCION DE PROYECTOS Y SUS RESULTADOS.

Para mí, la Gestión de toda obra se compone de cuatro grandes aspectos que debemos cuidar desde el principio, que debemos trabajar antes y durante la ejecución de obra, y que por tanto, son la base de toda Gestión de Obras eficiente.

Son los 4 ases de la baraja que debemos reunir si queremos ganar la partida.

Por ello, en primer lugar, hay que identificarlos:

PLANIFICACIÓN ECONÓMICA
PLANIFICACIÓN DE TIEMPOS
TÉCNICA CONSTRUCTIVA
RELACIONES CON LA DIRECCIÓN FACULTATIVA.

En segundo lugar, debemos saber que están relacionados entre sí. No podemos separar las consecuencias en uno del otro. Y debemos saber que las carencias, o un trabajo incompleto, o mal efectuado, afectará a los otros ases de la baraja.

Para dominar la obra, es necesario, partir del estudio del Proyecto, sin conocerlo, no se puede realizar un buen trabajo en ninguna de esas facetas. Es evidente, que además requiere de conocimientos técnicos y experiencia en el desarrollo de estas tareas. Además, dicha experiencia podrá salvarte de crisis cuando por falta de tiempo no puedas desarrollar este trabajo en condiciones normales. Pero es más importante la actitud de querer obtener la información que nos falta, y las ganas de querer hacer un trabajo bien hecho, que contar con la experiencia de trabajos bien hechos pasados, porque una lleva a lo otro. Y no al revés.

Pero veamos los problemas que se pueden llegar a generar fruto de un trabajo inadecuado en cada una de sus partes, de la falta de inter-relación o de la ausencia de conocimientos sobre el proyecto.

PLANIFICACIÓN ECONÓMICA

Cunado planificas mal económicamente una obra: estás perdido, sobre todo, con los sistemas de gestión que tienen la mayoría de las empresas constructoras.

La Planificación económica de una obra consiste en la Planificación de Costes Directos (ver guía de Costes Directos AQUÍ) y de Costes Indirectos (ver guía de Costes Indirectos AQUÍ).

Masterclass Las 5 Reglas para Realizar un descompuesto.

Si REALIZAS MAL LOS DESCOMPUESTOS o incompletos: Significa que cuando vayas a contratar ese concepto que se te olvidó, o que no tuviste en cuenta en todos sus aspectos económicos, no tienes dinero previsto para ello.

Cuando una obra se contrata por encima de su valor, esto se puede diluir y salvar. Pero la realidad es que las obras van tan justas, que una planificación Económica incorrecta, es un verdadero problema que se sufre durante la obra y se acrecienta con el trascurso de la misma:

Tu profesionalidad se ve afectada.
Retrasa todo el proceso burocrático, según lo estricta que sea tu empresa y según los márgenes que tengas que cumplir para sacar adelante un comparativo, una contratación.
Te supone mucho más tiempo y trabajo sacar adelante una contratación.
Si quieres 'tirar hacia delante ya' enviando los problemas más adelante, te los encontrarás engordados, y te supondrá más tiempo y más trabajo aún.
Te desvías cada vez más del previsto, del montante económico que dijiste te ibas a gastar para realizar esa unidad, que se va acumulando, y produce una desviación cada mayor en el montante económico que dijiste te ibas a gastar en esa obra.
O puede que ni siquiera te hayas dado cuenta de la falta de estas valoraciones y contrates las unidades así, hasta que surgen los problemas en obra: conceptos mal considerados, incompletos o ausentes en tu planificación en el comparativo, y termines el proceso de contratación sin ellos.
Lo que te va a pasar, es que, dependiendo del subcontrata, tarde o temprano te va a reclamar ese exceso económico. Los hay que a la primera. Incluso los hay que te paralizarán la ejecución de la obra hasta no haber resuelto.
Resolver el tema, involucra a más personas, en casi todas las empresas, incluso a otros departamentos, por lo que el problema se alarga, complica y retrasa la obra. Las urgencias de obra, si siempre son urgencias, dejan de serlo para otros departamentos. Departamentos que no tienen la responsabilidad de responder por los resultados de la obra.
El retraso en una unidad/es, fase/s, al final acaba perjudicando a otras unidades y/o fase/s.
Y aunque lo solucionesmos a tiempo, o no, siempre supone una desviación sobre la planificación económica inicial.
Si además, vamos acumulando retrasos de este tipo, o de otro, al final tendremos que hacer un despliegue de medios para acabar en plazo, lo que significa un considerable aumento de los Costes Indirectos previstos. Mayor desviación económica aún.
Si además, esto ocurre con más partidas, y con más subcontratas, es un caos.

Por supuesto, hay gente que intenta camuflarlo en mediciones de otras partidas, que no digo que esté mal, si es un caso aislado, o si lo tenías previsto así. Al fin y al cabo, muchas veces trabajamos sin tiempo, y nadie es perfecto. Aunque esto no significa relajarse, ni desvirtuar los números.

En caso contraio, es el caos.

Y acaba afectando a todo, pues todas estas gestiones lo primero que te van a exigir es tiempo y dedicación. Tiempo que se lo quitarás a otras gestiones, empobreciendo de este modo los resultados en la obra.
Además de suponer peores condiciones de trabajo: discusiones, algunas muy desagradables, descrédito (si se repite bastante), desaprobación, falta de liderazgo, acaba afectando al trabajo de tu equipo de obra, estrés, problemas, preocupaciones…
Peores decisiones, más complicaciones. Una persona agotada, con la mente embotada, tampoco tomará las mejores decisiones siempre, no tendrá la mente descargada, para calibrar d ela forma correcta todas las situaciones, con lo que el agujero sigue agrandándose.
Cuando llevamos una planificación mal, su seguimiento para salvar sobre la marcha las consecuencias es desordenado, es decir, que a medida que avanza la obra la el cierre económica de la obra se torna más complicado, y trabajoso, y al final, es lógico que no podamos tapar todos nuestros marrones.

PLANIFICACIÓN DE TIEMPOS.

Sujeta a muchas variaciones e imprevistos, desde la climatología, hasta todos los demás…

Cuando planificas mal, o no planificas de la forma correcta. Es difícil que tu obra se esté realizando en condiciones óptimas.
Si tú no sientas la estrategioa de tu obra, otro lo hará. Si no sabes lo que es esto, te diré que es fundamental, lo más importante antes de hacer nada. Decisiones mal tomadas en este aspecto, afectarán al desarrollo de tu obra, en todos los demás aspectos. Siempre digo que cuando he llegado a rescatar obras muy desviadas, carecían de estrategia, cero, ni siquiera sabían lo que era eso.

Debes estar preparado sobre este aspecto, para el mundo de hoy, cada vez más hay que diferenciarse, y esto constituye una buena forma de empezar con buen pie.

Debes formarte, si no tienes adquiridos esos conocimientos, en mi Taller, o en cualquier otra formación que te enseñe cuál debe ser la estrategia a seguir desde el primer momento en tu obra.

Además de la estrategia, cuando una persona no planifica, se nota mucho:

Tener un guión de todo tu obra, y además correcto. Te permite controlarla. Cuando no lo tienes, porque no te has tomado la molestia de planificar tu obra adecuadamente, no de rellenar unas barras de Gant para apretarlas en el plazo, sino de planificar bien, tienes un guión de tu obra.
Guión que te va dictando cada paso por prioridad. Cuando careces de él, estás perdido, confiando en tu experiencia, en las llamadas de atención que la obra o colaboradores te van haciendo. Y ten por seguro que habrá cosas que se te pasarán.

Hay una frase que me costó reconocer como muy sabia, evidentemente, no es mía. Me costó, pero hoy sé que es muy cierta:

Como haces una cosa, lo haces todo.

Y sí tal y como planificas económicamente, lo haces en plazo... Sucederá lo siguiente:

Imagina sumar a estos problemas anteriores, no atender las necesidades de la obra con previsión.
Imagina cambiar el orden de prioridades de la obra.

Tremendo caos, ¿no?. Pues esto es lo que ocurre en algunas obras. Y muchos no sabrían decirte a qué se debe este caos.

Gracias a que en ella intervienen muchas personas, muchos de ellos grandes profesionales, la cosa no va a más, pero hay que hacer un sobre esfuerzo para llegar al mismo sitio. Porque si es un sobre esfuerzo para conseguir unos resultados extraordinarios, todavía.

Imagina un sobreesfuerzo para legar a tu vivienda, algo así como subir las eslaceras y bajarlas 10 veces a pata coja, cuando puedes ir en ascensor una sola vez…

Esto ocurre, en demasiadas ocasiones.

Es responsabilidad de cada uno poner los medios para evitarlo. Es decir, cumplir con su responsabilidad d ela forma adecuada.

Además la planificación de tiempos y la económica están íntimamente relacionadas, por los costes indirectos y porque la organización y previsión en una obra, son claves para defender los costes directos previstos.

Claves en la organización de una obra, para no disparar costes, ni dilatar tiempos. Hay que conocer cómo vamos a desarrollar nuestra obra y disponer los medios más adecuados que podamos.

Cuando la obra va retrasada se suelen relajar las exigencias burocráticas de la constructora, ¡claro! está tratando de evitar un mal mayor, y suele destinar un despliegue de medios, que sale muchísimo más caro que disponer de los necesario a tiempo y bien.
Los meses de retraso en una obra salen muy caros, por penalizaciones contractuales, tanto como el coste de indirecto que es un montante económico importante en la obra. Retrasos en ciertas actividades, retrasan otras en marcha, el inicio de otras nuevas.

Es una bola de nieve… pero de problemas.

Angustia, estrés, sobrecarga, presiones, discusiones, exigencias.

Así se trabaja mal. Muy mal. Uno tiene que estar enfocado en su obra. No se trata de aguantar hasta rebasar el límite, y que los problemas dejen ya de afectarnos.

Por cierto,ante un problema, que toda la obra lo tiene, hay que enfocarse en la solución, y no en el problema.

TÉCNICA CONSTRUCTIVA

Hay que conocerla, incluyo en ella la normativa que la afecta.

No digo que tengamos que ser el libro de Petete con patas, ni maestros en todos los oficios. No podemos serlo, esto es casi imposible.

Y sinceramente creo que tampoco lo necesitamos.

Debemos conocer las líneas maestras para poder dirigir cualquier actividad, pero no tenemos que ser maestros de todo. Pero sí tenemos que conocer la técnica constructiva de todas las actividades que desarrollamos en nuestra obra, y la normativa que la afecta.

Cuando desconocemos la Técnica Constructiva podemos y tendremos problemas en los siguientes aspectos de la obra:

Falta o mala planificación económica.
Falta de preparación en obra.
Falta de definición en obra. Imprevistos.
Nuestra imagen como profesionales se ve afectada.

Con todas las consecuencias que se dan de cada una de ellas, y de la suma de todas. En obra, habrá muchas personas que recojan el testigo y nos salven de muchas situaciones, pero tarde o temprano, nos exigirán responsabilidades. Ya lo hacen por el trabajo de los demás, más aún por el nuestro.

Porque, como se hace una cosa, se hacen todas, ¿recuerdas?

Por lo tanto, tenemos en la obra problemas de organización, coordinación, imprevistos por ausencias significativas que impidan el normal desarrollo de esa actividad, imprevistos al fin y al cabo, que frenan, retrasan la obra, la encarecen, la complican, cabrean a todo el mundo, hasta que los ánimos se ven afectados, la paciencia, y se empiezan a tomar decisiones nefastas desde el punto de vista técnico.

De esto se contagia el resto de la obra.

Es como una ola, que va recorriendo la obra, y el personal se acaba relajando, empezando por tus capataces y encargado, ¿para qué van ellos a complicarse la vida si tú no te la complicas?

Al final, son muchos agujeros a tapar, y puede que algunos se tapen, otros no, otros salen a medio plazo.

Es la diferencia entre una obra bien rematada con calidad, y otra hecha un churro.

Hay muchas personas encargados de rvisar estos temas en obra, que piensan, y así trabajan, que la obra hay que hacerla deprisa, tirar pa' adelante, que luego ya en 3 meses de post-venta se soluciona todo.

Tremendo, pero es así, y si les dejas o pregonas esto con el ejemplo….. esta actitud lejos de corregirse se acrecienta.

Personalmente me da mucha rabia esta filosofía en obra. Sobre todo, si es el personal técnico responsable de la misma (Jefe de Grupo, Jefe de Obra y Jefe de Producción) quiénes la alientan.

Lo he dicho muchas veces, es más fácil, más barato, más rápido, y con mayor calidad construir bien desde el primer momento.

Ciertos responsables de obra construyen de cualquier manera luego ponen a oficiales detrás de los subcontratas a arreglar el desalisado. No digo que en algún momentos se tengan que tomar medidas de urgencia, pero no puede ser la tónica general que para algunos es.

La producción inicialmente no se ve perjudicada, hasta que vas viendo que para entrar al oficio de detrás, cuanto más avanza la obra, hay que arreglar muchas más puntos.

O dejarlos para más adelante…. Otra bola de nieve.

Además, si en obra hay diferentes criterios:

Orden y Contraorden, igual a desorden.

Mucho cuidado con estas tendencias, que afectan a todos los puntos vistos hasta el momento y por supuesto a:

RELACIONES CON LA DIRECCIÓN FACULTATIVA

Siempre me oiréis decir que en el contexto actual, hay que ganarse la confianza de la Dirección Facultativa (DF), Y SU RESPETO como profesionales.

Si tú ostentaras su responsabilidad, y fueras detectando alguna de estas fallas en la obra, ¿te gustaría? ¿con qué sensación te irías a casa?

Digo alguna porque rara vez una DF, por oportunidad sencillamente, puede llegar a detectar todas los fallos.

Y tampoco hace falta que sea te pillen en muchos renuncios, sobre todo, al principio, para ganarse su desconfianza.

Por lo tanto, es normal que quieran quitarte del medio, mejor dicho de la obra, cuando desconfían de ti.

En silencio, o no, si desconfían, iniciarán una guerra contra ti, y el eslabón más débil eres tú.

Habrá ocasiones que dés con personas razonables, cuyo objetivo sea el de superar la situación y encarrilar la obra. Pero no te engañes, cuando se asume tanta responsabilidad como una DF, no se puede andar con muchos miramientos. Así que:

Unos directamente pedirán que seas sustituido o recusado. Esto aparece cada vez más como una cláusula del contrato. Puede que lo pidan y no te lo merezcas o seas el cabeza de turco de una situación más compleja.
Otros te harán la vida imposible, generando relaciones muy tensas, y exigencias por encima del estándar.

Digo cuando te lo has ganado a pulso, estamos en esos casos.

Bien es verdad, que la táctica anterior algunos Directores de Obra o De Ejecución de Obra, la usan para desestabilizar a la constructora y ganar la batalla económica, cuando la balanza se inclina del otro lado. Aunque estas tácticas bélicas son la excepción. Y mejor que no te toque vivirlas, es bastante desagradable y te afecta en todos los ámbitos de tu vida. y como ocurre en estos casos, te hacen más fuerte.

Muchas veces en obra, se dan estas circunstancias, por temas ajenos a tu labor como responsable de la ejecución de proyectos.

Pero otras, es por no controlar la obra, tu trabajo, tu responsabilidad.

No te has ganado su confianza.

Aparte de tener relaciones muy tensas, y desagradables. Es muy desagradable trabajar así durante cerca de dos años de tu vida, temiendo la reunión semanal.

Es un arte poder llegar a sentar buenas bases con la DF.

Como gran resumen, te diré que se nota mucho cuando Jefe de Obra controla su obra. Aún así todos somos humanos y nos guiamos por preferencias. Independientes de la calidad como profesionales. Puedes encontrarte en varios casos:

Que tengas donde gentes, caigas bien, y te libres de su flechas cuando las cosas van mal. Siendo el responsable, es difícil, pero en ocasiones pudiera ocurrir que se muestren más compresivos de lo normal.
Si eres capaz de identificar las preferencias de cada miembro de la DF y trabajarlas, puede que no estés dotado de don de gentes, pero harás buenas migas. Se consigue trabajando en la dirección correcta con ellos y en la obra.
Si caes mal, pero desarrollas tu trabajo de la forma adecuada, estarás protegido por los resultados, el favor de otras personas, tu empresa, tu obra... Aunque no te librará de momentos tensos.
Si además de caer mal, tu obra no va bien, no sufrirás mucho, porque tampoco durarás mucho. Sea culpa tuya o no.

Cuando no has entablado esa relación con la DF de respeto mutuo, colaboración, tus negociaciones difícilmente prosperarán. Tus propuestas tampoco, sus exigencias aumentan. Se hace más difícil trabajar hay que sortear más obstáculos. Tus optimizaciones no prosperan, Súmalo a los fallos de apartados anteriores.

Te colocas en una situación muy difícil, y dependerá de la relación que tengas con tu jefe, empresa, trayectoria, pero estás en el punto de mira, en situaciones complicadas, esto es determinante para tener trabajo o no.

Este tema y los anteriores da para mucho más, ya que podría analizar cada paso, acomodándolo a cada fase o actividad de la obra, y enumerarte mil problemas.

Lo que quiero es que tengas presente que si bien ha habido un momento en que todo valía, no es ético, no es profesional, no es justo, no es serio, para nadie, ni siquiera para ti.

ESE MOMENTO DE HABER EXISTIDO ALGUNA VEZ, YA PASÍ. Y NUNCA VOLVERÁ, afortunadamente. Así que no te confíes y trabaja por superarte, cada día.

La falta de experiencia, o la falta de aptitud no es una excusa. Pues no son determinantes y sí se pueden adquirir mediante la formación y la propia experiencia bien encaminada.

La cuestión es la actitud. Da igual los años de experiencia que tengas.

Kaycen o mejora continua.

Pues en obra nunca se sabe de todo. Nuca se sabe si habrá alguien que pueda enseñarme una mejor manera de gestionar mis obras.