SEGUIMIENTO DE OBRA ECONÓMICO: FÁCIL, ECONÓMICO Y SIN ESFUERZO

Un seguimiento económico de obra es imprescindible. Un buen control es rentable y genera beneficios, ya que ahorra recursos y anticipando resultados es posible corregir desviaciones, en caso de ser necesario.  El coste del control puede ser inferior al ahorro y beneficios generados, ya que en obras pequeñas, las desviaciones  tienen mucha repercusión en el resultado.

Cómo Crear un Informe Económico de Obra de Construcción

Crear un informe económico de obra constituye una herramienta fundamental para el seguimiento y control financiero de cualquier proyecto constructivo. Este documento permite evaluar la viabilidad económica, monitorear el progreso presupuestario y garantizar la rentabilidad del proyecto desde su inicio hasta su finalización.

El control económico de obra se basa en la recopilación sistemática de información financiera que abarca desde la planificación inicial hasta la liquidación final del proyecto. Un informe bien estructurado facilita la identificación temprana de problemas económicos y permite implementar medidas correctivas oportunas.

Componentes Fundamentales para Hacer un Informe Económico Útil

Análisis de Riesgos:

Identificación y evaluación de los posibles riesgos económicos que pueden afectar el desarrollo del proyecto, incluyendo variaciones en precios de materiales, condiciones climáticas adversas y cambios en la normativa.

Indicadores Clave de Rendimiento (KPIs):

Establecimiento de métricas específicas que permitan medir la eficiencia económica del proyecto, tales como el índice de rentabilidad, el margen de contribución y la eficiencia en el uso de recursos.

Flujo de Caja:

Planificación detallada de los movimientos de efectivo proyectados, considerando tanto los ingresos esperados como los gastos programados en cada fase del proyecto.

Presupuesto de la Obra:

Elaboración exhaustiva del presupuesto inicial, desglosado por conceptos específicos como materiales, equipos, personal técnico y gastos generales.

Estado de Resultados:

Determinación de la rentabilidad proyectada del proyecto mediante el análisis de todos los ingresos esperados frente a los costos totales estimados.

Ejecución del Presupuesto:

Seguimiento continuo de los gastos efectivos durante el desarrollo de la obra, estableciendo comparaciones periódicas con las estimaciones iniciales.

Variaciones Presupuestarias:

Documentación detallada de las diferencias entre los costos planificados y los gastos reales, incluyendo el análisis de las causas que originaron dichas variaciones.

Proyecciones Financieras:

Desarrollo de escenarios futuros que contemplen diferentes variables económicas y su impacto potencial en el resultado final del proyecto.

Beneficios de Crear un Informe Económico de Obra

Evaluación del Rendimiento:

Proporciona una visión integral del desempeño económico del proyecto, permitiendo identificar áreas de mejora y optimización de recursos.

Cumplimiento Normativo:

Asegura el cumplimiento de las obligaciones legales y contractuales relacionadas con la documentación financiera del proyecto, especialmente en obras públicas.

Transparencia:

Genera confianza entre todos los stakeholders del proyecto al proporcionar información financiera clara, precisa y verificable.

Toma de Decisiones:

Suministra la información necesaria para tomar decisiones estratégicas fundamentadas en datos económicos reales y proyecciones confiables.

Control Presupuestario:

Facilita la detección temprana de desviaciones presupuestarias, permitiendo implementar acciones correctivas antes de que los problemas se magnifiquen.

El artículo de hoy no sólo presentamos El riesgo de no Controlar Costes; sino que además veremos:  Controlar Costes para no desaparecer; El Control Ordena; Control de Costes para Competir; ¿Qué es peor que perder un contrato?; Sistema y recursos informáticos. Formas de Implantarlos, y por último, te presentamos la solución prometida en el último artículo, para salvar todos los obstáculos que un empresario pudiera tener y que le impiden llevar su empresa al siguiente nivel: ANÁLISIS DE LOS OBSTÁCULOS QUE SUFRE UN EMPRESARIO PARA NO HACER UN SEGUIMIENTO DE OBRA O CONTROL DE COSTES DE SUS OBRAS.

EL RIESGO DE NO CONTROLAR COSTES

El control de costos es la asignatura pendiente de muchas empresas de construcción.

No cabe la menor duda que todos los empresarios del sector valoran positivamente el tener controlado el coste de sus obras, poder anticiparse a los resultados  y corregir las desviaciones a tiempo y lo más importante, proteger su patrimonio.

No controlar los costes implica el riesgo de perder mucho dinero y lo malo que algunas veces, no lo detectamos hasta el final de obra.

Y en algunas ocasiones puede ser el fin de la empresa.

Algunas empresas no controlan, porque no cuentan con profesionales experimentados, procedimientos, software y sistemas.

CONTROLAR COSTES PARA NO DESAPARECER

El control de costes de obras es fundamental para no desaparecer del mercado.

Hay empresas que han ganado dinero sin controlar y se confían, hasta que un día las cosas no salen como quieren y las pérdidas se salen de control.

No controlar costes en las obras es una bomba de tiempo que debemos desactivar.

Debemos contar con sistemas, procedimientos, herramientas informáticas y lo más importante, profesionales con experiencia en estos temas.

EL CONTROL ORDENA

Está claro que el seguimiento de obra y control de sus costes es vital para la subsistencia de una empresa constructora.

El controlar costes, no solo tiene beneficios desde el punto de vista económico, sino también ordena las obras y la forma de trabajar.

Los sistemas de control de costes obligan a generar documentos que además de ordenar la obra, obligan a estar atentos de todo lo que está pasando y ayuda a contar con datos para tomar decisiones.

CONTROL DE COSTES PARA COMPETIR

Para el control de costos de obras genera mucha información fundamental para definir futuras estrategias de la empresa.

Un dato importante, producido al controlar los costes, es el precio unitario de las partidas, esto nos permitirá conocer mejor nuestros costes reales y ajustar nuestros presupuestos.

Los ajustes de precios unitarios pueden ser a la baja o alza, por lo tanto reducimos riesgo de perder dinero o de ser poco competitivos.

PEOR QUE PERDER UN CONTRATO

Lo peor que le puede pasar a una empresa constructora no es perder una licitación, sino ganarla mal. Este es el mayor de los problemas.

Ganar mal una obra puede ser la ruina de la empresa, el problema es por qué se gana mal.

En un contrato de obras con mediciones abiertas, solo tenemos que tener controlados los costes directos e indirectos, pero si nos equivocamos, no hay solución fácil.

Las equivocaciones pueden ser por coste directo, lo que quiere decir que no controlamos nuestros rendimientos y costes de recursos o por indirectos, en los que los errores pueden provenir de una mala evaluación o de un error en los plazos.

¿POR QUÉ SE PIERDE DINERO?

Si por falta de información, la empresa no controla los costes reales de obra, perderá dinero.

Tenemos que saber que en una competencia justa, si ganamos una obra es porque somos los más convenientes para el cliente.

Ser más convenientes desde el punto de vista económico es porque hacemos algo más barato que la competencia, por lo que suponemos que en esto somos más eficientes o compramos más barato.

El problema es que a veces ganamos una obra, lamentablemente, porque nos equivocamos. La causa suele ser la falta de información, la suposición o la falta de control de obras pasadas.

En una obra, cuando existen imprevistos no considerados en proyecto o problemas no atribuibles a la empresa, se puede negociar, pero un error de precios o plazos, es más complicado. Sobre todo cuando es más de uno, y en más de una obra.

Si recuerdas, la semana pasada, te hice la siguiente afirmación:

Actualmente, para llevar un control económico de obra es necesario tener un

Sistema y recursos informáticos. Formas de Implantarlos.

LA FORMA DE LLEVAR UN SEGUIMIENTO DE OBRA ECONÓMICO EN TU EMPRESA

1. Implantando un sistema complejo en tu empresa que involucre a todos.
2. O más sencillo, Comprando un software que involucre al personal de producción.
3. Y mejor aún: Contratar recursos+software externos. Sí, ahora es posible, llevado por profesionales con amplia experiencia.

Y lo que es mejor, salvando todas las reticencias y obstáculos que un empresario pudiera tener, las vimos la semana pasada, hoy te cuento cómo:

ANÁLISIS DE LOS OBSTÁCULOS QUE SUFRE UN EMPRESARIO PARA NO HACER UN SEGUIMIENTO DE OBRA O CONTROL DE COSTES DE SUS OBRAS.

1.- Falta de interés por no querer aumentar los beneficios.

Si este es el motivo para no llevar ese control de costes, no te podemos ayudar. Si no quieres mejorar, es tu decisión.

2.- No querer o no poder hacer grandes inversiones.

¿Y si fuera por un módico precio mensual? Asequible a cualquier empresa.

3.- No tener personal con suficiente experiencia de control de costes.

¿Y si contaras con grandes profesionales con muca experiencia a pie de obra y en control de costes? Imagínate esa experiencia  trabajando en el seguimiento económico de tu obra, y recuerda por un precio asequible a cualquier empresario, sin necesidad de incorporarlos en plantilla.

Tú decides hasta cuándo quieres seguir mejorando.

4.- Una obra pequeña es imposible de controlar.

No es cierto. Una obra pequeña y mediana también se puede controlar. De hecho se debe controlar.

Lógicamente las pequeñas necesitan de un sistema efectivo que  se ajuste a sus necesidades y aun así proporcione ese control y esos datos de cada obra a partir de los cuales tomar grandes decisiones y trabajar para elevar los beneficios globales de la empresa.

5. El empresario no sabe por dónde empezar.

Pero otros profesionales de dilatada experiencia sí. Y pueden hacerlo por ti. Tan sólo tienes que contactar con nosotros, aquí:

ardila@procedimientoconstructivoardila.com

6.- Falta de tiempo para ocuparse del seguimiento de obra (control de costes).

Si lo hacen por ti, te despreocupas, obtienes los resultados y puedes dedicarte a otras tareas tú y tu personal de obra. Fantástico ¿no?

7.- NO merece la pena: al ser obras pequeñas, llevar un control de costes como no llevarlo, es lo mismo. ¿Mucha diferencia no habrá?

Una obra pequeña también es cierto que tiene menos margen, por ello, hay que controlarla porque si se nos va, y al carecer de volumen y tiempo es de difícil recuperación, Perderiamos los objetivos económicos en la misma.

Si este proceso se repite varias veces, tu empresa dejaría de ganar dinero, dejará de obtener beneficios.

Y no queremos eso, queremos aumentar dichos beneficios. Para ello, tenemos que empezar por controlar aquello que nos los proporciona. Controlar la obra, controlar sus costes, controlar su seguimiento.

8.- ¿Lo controlas perfectamente a tu manera?

¿Estás segur@?

¿No será que a tu manera vas ganando en unas y perdiendo en otras, pero bueno de media te vale, para ir tirando?

¿O te podría ir mejor?

A tu manera, sin realizar un seguimiento económico, sea cual sea esa manera, estoy segura que los datos que podrías obtener llevando un buen control de costes y seguimiento de obra económico, te daría unos datos muy importantes que te permitirían mejorar los objetivos de tu empresa, y llevarla a un nuevo nivel.

Preguntas Frecuentes sobre Informes Económicos de Obra

¿Con qué frecuencia se debe actualizar un informe económico de obra?

La actualización del informe económico debe realizarse de manera periódica, idealmente cada mes o al completar hitos importantes del proyecto. Esta frecuencia permite mantener un control efectivo sobre la evolución económica y facilita la toma de decisiones oportunas. En proyectos de gran envergadura, puede ser necesario realizar actualizaciones semanales o quincenales.

¿Qué software es recomendable para crear un informe económico de obra?

Existen múltiples opciones de software especializado como Presto, Arquímedes, o herramientas más generales como Excel y Power BI. La elección dependerá del tamaño del proyecto, el presupuesto disponible y las necesidades específicas de reporteo. Lo importante es que la herramienta permita integrar datos de diferentes fuentes y generar reportes automáticos.

¿Quién debe ser responsable de elaborar el informe económico de obra?

La responsabilidad recae típicamente en el director de proyecto o en un especialista en control de costos, trabajando en coordinación con el equipo administrativo y financiero. Es fundamental que esta persona tenga conocimientos sólidos tanto en construcción como en finanzas, y que mantenga comunicación constante con todos los departamentos involucrados.

¿Cómo se pueden minimizar las variaciones presupuestarias en un proyecto de construcción?

Para minimizar las variaciones presupuestarias es esencial realizar una planificación detallada inicial, establecer controles de calidad rigurosos, mantener comunicación fluida con proveedores, implementar un sistema de seguimiento continuo y contar con contingencias para imprevistos. También es crucial realizar revisiones periódicas del presupuesto y ajustar las proyecciones según las condiciones reales del mercado.

Este es el nuevo servicio que te presento hoy:

CONTROL DE COSTES DE TUS OBRAS.

Especialmente indicado para obras pequeñas y medianas.

Pero déjame que te presente a un nuevo colaborador experto en estos temas y con amplia experiencia en el sector de la construcción, y a pie de obra:

CARLOS FLÁNDEZ experto en Control de Costes y colaborador de Procedimiento Constructivo ARDILA.

 

Bibliografía:

Ingeniero de Caminos con 27 años de experiencia en dirección de proyectos de edificación e infraestructura. Ha dirigido obras emblemáticas, como; America´s Cap en Valencia, Marineda City en A Coruña, Autovía Madrid-Barcelona, Tramo V de los Monegros en Zaragoza entre otras.

En el desarrollo de su profesión, ha tenido que enfrentar grandes desafíos tanto técnicos como económicos, en todo tipo de obras. Esto lo conducido a desarrollar el software SCCostos (Software de Control de Costos), el cual es capaz de abordar con exactitud el control de costos de cualquier proyecto.

Consciente de la necesidad de controlar en las obras, pone al servicio de todas aquellas empresas tanto pequeñas como medianas, toda su experiencia en control de costes de obras y espera con esto devolver al mercado todos los conocimientos que este le ha dado.