MONTAR UN PLANNING de obra

Montar un planning es una tarea que tarde o temprano estamos obligados a realizar. Y como siempre digo, es fácil, si sabes cómo.

Ain embargo, montar un planning se convierte en un proceso complejo, con mucha carga de trabajo, y con la sensación en muchas ocasiones, por parte del que realiza dicho planning, de que carece éste de mucha utilidad.

No es difícil adivinar entonces que en los primeros momentos de la obra, la forma de montar un planning, lleve irremediablemente a desechar el planning entero.

Pero ¿cuál es la forma nada recomendable de montar un planning? y ¿cuál es la forma de montar un planning realmente útil?

En el modelo actual que llevan a cabo muchas constructoras, el planning será volcado en un software de control y seguimiento de la obra y del trabajo del jefe de obra, (que no se le olvide a nadie este segundo aspecto). Por lo tanto, es una tarea que no se puede  evitar.

Así, como procedamos a montar un planning acaba siendo decisivo para el jefe de obra, para su obra y para la empresa constructora.

¿Cuál es la forma nada recomendable de montar un planning?

Más o menos el proceso tradicional que se suele seguir es el siguiente:

Se empieza la tarea con muchas ganas de hacerlo mejor que nunca.

Si ya tienes recorrido, te encuentras animado ante una nueva obra, nuevas oportunidades, escenarios diferentes…

Y si te sientes inseguro es probable que te parezca la peor tortura china a la que alguien pudiera enfrentarse: montar un planning, con tantas incógnitas y tan poco ayuda.

Te lanzas a la tarea, al fin y al cabo has decidido trabajar a pie de obra, así que eres un valiente.

Incluso en ocasiones has estado tentado de poner en juego herramientas tan validas como el PERT, que por cierto, nunca he usado en la obra, por falta de tiempo o…

Te pones a ello… Colocas todas tus partidas en el Project o Excel.

Piensas cada dependencia de cada partida de los primeros capítulos.

¡Horror! Cuando observas la marea de partidas que quedan con sus dependencias, te empiezas a sentir mal y tienes necesariamente que salir a la obra a tomar el aire…

¡Upppssss!!!! Aún no hay obra pues la estás preparando….

Es cuando te acuerdas que tampoco tienes más tiempo para ponerla a producir ya, deberías tener esto ya lanzado y lo otro…

Empiezan los agobios.

Total, si nunca se cumplen para qué dedicarle tanto tiempo montando un planning.

Bueno, ya está decidido, hay que volar… vas tomando velocidad, el guión y las circunstancias lo requieren.

Dudas, dudas, tampoco tienes tiempo de resolverlas todas.

¡Aiinnnsss!!! La creatividad.

Bueno un poco de creatividad por aquí e improvisación por allá….

Tras una semana, o menos con esa velocidad,… has terminado de montar un planning. Lo admiras en la pantalla de tu ordenador.

¡¡Uppps!!!!… te pasas de fecha en la entrega de la obra.

¡Vaya!,  bueno es normal, te has curado en salud en más de una actividad.

¿Qué se le va a hacer?… te pones manos a la obra y retiras todas esas  holguras que te habías proporcionado. Cuadras aquí y allá.

¡Vaya! Aun así se sigue pasando de fecha la obra.

Bueno, ya no queda mucho tiempo y sí mucho que hacer, así que la quita ya es visual. Tú: -‘¿A ver dónde hay barras de Gantt ‘largasss’?’.

Coges la tijera y recortas de aquí y de allí.

¡BIEENNN!!!! Esto ya va encajando….

¡Uyyy!!… pero no, no, noooo. Así no lo vas a entregar demasiado producción los primeros meses, ¡vamos un suicidio!!

-‘¿Tijeras para qué os quiero?’. ¡Hala!!…. Los primeros meses poquito que tenemos que calentar y poner la obra en producción, nada fácil.

¡Hummmm!!!… La producción de la obra se acumula en el último tercio del planning.

Bueno, ya no queda tiempo y así por el momento encaja.

Pues ya está… tarea terminada.

Este planning será volcado en el software de control y seguimiento de la empresa constructora, por el que se contralará la obra y tu gestión.

Eso sí, con tantos retoques, no nos sirve en la obra, así que salvo el número de la producción mensual no lo vuelves a mirar.

Y tú te preguntas: -‘Otra vez la misma historia, pero ¿hay forma de montar un planning con poco tiempo y que no sea esta la historia de siempre?’.

Y la respuesta es:

Sí, lo hay

Pero  se necesita de un trabajo que apenas lleva unas 2 ó 3 horas y es anterior a la realización del planning.

¿Cuál es la forma de montar un planning realmente útil?

1 SECTRIZAR PREVIO A MONTAR UN PLANNING

Lo menciono mucho en mi blog, pero es que es así de importante.

He de decir que cuando seleccioné esta palabreja en mi propio diccionario, nadie la usaba, ni se veía por internet.

O por lo menos yo, nunca la vi, y ahora resulta que se usa mucho, en fin… ME ALEGRO. Y más si realmente saben cómo implantarlo en la obra, que de eso se trata.

De hecho, da igual cómo se denomine al hecho de establecer una estrategia previa en tu obra.

Lo importante es establecerla y montar un planning entorno a ésta.

2 CALCULAR EL SOLAPE ENTRE SECTORES

Obvio, una vez he sectorizado mi obra y priorizado los sectores, debo hacerme cargo del solape entre los mismos y reducirlo al mínimo posible, claro.

3 TRASLADAR LAS PARTIDAS PARA MONTAR EL PLANNING

Ahora ya sí, ya estoy en disposición de coger el diagrama de Gantt, y todas las mismas partidas,  puesto que tengo que volcarlas en el software de control y seguimiento de obra.

Si prefieres usar Excel en lugar de Project, hazlo de forma profesional y más rápida:

4 DIVIDIR LA MEDICION DE CADA PARTIDA ENTRE LA CORRESPONDIENTE A CADA SECTOR

No pienses que esto supone más trabajo pues en la mayoría de las obras, precisamente será una reducción de éste.

Menos trabajo cuanto más parecidos sean los sectores.

De hecho, por algo las obras singulares son más trabajosas, por aspectos como éstos.

Ahora dividimos cada partida por la medición que tiene en cada sector,

Y si no tengo tiempo, atino con el primero e igualo siempre poniéndome en un escenario menos favorable y así me curo en salud.

5 ENCAJAR FASE ALBAÑILERIA Y FASE ESTRUCTURA

Establezco dos grandes objetivos en la obra:

1. La fase de estructura y
2. la de albañilería.

La segunda fase  incluye muchos más oficios y no necesariamente se inicia con el albañil. Es sólo una forma de denominarla, nada más.

6 EN CADA FASE ESTABLECER LOS HITOS PROPIOS DE CADA UNA DE ELLAS

Cada una de las dos fases mencionadas anteriormente se caracteriza por objetivos bien definidos y diferenciados de la otra fase.

Y con ellos, establezco los grandes hitos a cumplir en cada fase por cada sector.

En realidad el trabajo pormenorizado se hará con un sector, y cuanto más parecidos sean éstos, será un copia pega con sentido y sin miedo a cometer errores.

7 COORDINACION

Ha llegado el momento inevitable de coordinar los oficios e ir estableciendo su entrada y duración en la obra, respetando los hitos generales y particulares marcados con anterioridad.

Eso sí, es más fácil puesto que recuerda lo planteamos en torno a un sector, y con ello nuestro trabajo también se optimiza.

Nos evitamos todo el trabajo de ‘recortes’, nuestra obra está encajada desde el primer momento:

Si la duración de una actividad excediera los objetivos e hitos agendados previamente:

1. Multiplicamos recursos.
2. Si no es viable aumentar dichos recursos por razones de espacio, es que:
   1. No hemos sectorizado correctamente;
   2. O los objetivos planteados no son alcanzables.

8 TENER EN CUENTA  LOS RENDIMIENTOS EN CONDICIONES NORMALES

1. Con experiencia en obra
2. y conocimiento de la empresa constructora, su política y recursos;

Sabemos los rendimientos habituales y los recursos y equipos con los que podemos contar.

Tan sólo tenemos que adecuar éstos a las exigencias de plazo de nuestra obra.

9 REPETIR todo el proceso por cada sector para completar el montaje del planning.

Si los sectores son iguales o similares, será una copia pega de lo ya realizado, lógicamente con el desplazamiento en el tiempo que hayamos determinado para cada solape de cada sector.

Es decir, que si el sector 1 inicia el día 1.

Y el sector 2 inicia el día 11, sería copiar el sector 1 pero trasladándolo todo desde el 11.

Mucho más fácil así, y rápido.

10 SUMAR PRODUCCIONES TOTALES DE CADA MES al montar un planning de obra

Aunque esta tarea podamos sacarla de forma automática con software de seguimiento y control o con informes de Project, también nos puede tocar hacerlo a la manera rudimentario: con Excel.

En este caso, teniendo extrema precaución con no alterar fórmulas sin darnos cuenta, el proceso es muy sencillo:

• Realizar el planning por semanas, no por días. Es decir, computar la duración de las actividades por semanas en lugar de una precisión excesiva en el inicio de la obra como sería por días.
• Asignar a cada semana de cada actividad una producción homogénea. Es decir repercutir de forma proporcional la producción total de la partida (importe en venta), y dividirlo por cada semana = producción semanal de esa partida.
• Sumar las ‘producciones semanales’ de todas las partidas en cada mes, hasta completar la duración de la obra = producción mes a mes.

Y con ello tenemos la producción prevista en nuestra obra mes a mes.

11 IMPLANTACIÓN DEL PLANNING EN LA OBRA

No sólo hemos hecho primero una organización de la obra.

Y luego el planning entorno a ésta.

• Sino que nos ocupamos a medida que vamos completando los pasos anteriores, de ir dotando, anotando los recursos que serán necesarios en la obra para dar cumplimiento a lo planificado.

De esta forma los costes indirectos de la obra estarán acordes a la planificación y coherentes.

Además, serán defendibles y no fruto de ideas sin fundamento.

• Nos ocuparemos de contratar o subcontratar la ejecución de las partidas conforme a todo lo organizado y planificado.
• Por último, no pretenderemos nunca que el planning se cumpla por sí solo, constantemente debemos realizar una labor de seguimiento y anticipación.

Impulsando la obra, cuando sea necesario.

Corrigiendo cuando las circunstancias manden.

Pero siempre con antelación. No esperamos malos resultados para pivotar, rectificar, y corregir.

Lo hacemos trabajando siempre por delante de la obra.

El propio trabajo de seguimiento se compone de varias fases bien definidas. No es salir a la obra a ver si…

Tampoco es a ver si los números se acercan a lo que en su día le dije a mi empresa y figura en un programa informático.

Lo importante es que todas las acciones de la obra estén encadenadas, en torno a una estrategia.

CONCLUSION

Dos caminos muy diferentes de montar un planning con resultados muy diferentes.

En el primero, disociamos completamente el planning de la obra de todas las tareas relevantes de ésta. No es extraño, por tanto, que nunca se llegue a cumplir.

En el segundo, hacemos justo el recorrido inverso:

• Establecer una estrategia.
• Organizar la obra, la planificamos en torno a esa estrategia.
• Cumplimentar el resto de tareas relevantes de forma coherente con esa estrategia. Hasta aquí lo vemos paso a paso en el Programa de Primeros Pasos en la Obra.
• Marcar, corregir, acelerar la producción con antelación y detalle. Sólo así podemos dar cumplimiento a las previsiones.
• Terminar la obra en plazo, con resultados, y sin que se nos vaya la vida en ello.

¿Cómo planificas tu obra?

¿Cómo consigues cumplir con las producciones mensuales derivadas de los datos extraídos al montar un planning?