Objetivos: No organizar la obra semanalmente. ERROR#6 de Jefe de Obra

No Sólo Hay que Ocuparse de Planificar la Obra de forma adecuada, sino que Hay Que Ocuparse de Llevar a Cabo lo Planificado.

Para alcanzar Objetivos, debemos planificar los pasos intermedios y ocuparnos de llevarlos a cabo.

Cuando, como responsables de obra, entregamos una Planificación, estamos adquiriendo un compromiso. Nos comprometemos a conseguir resultados en las fechas que hemos determinado.

Por lo tanto, a la hora de planificar debemos pensar:

1. ¿Cómo lo vamos a hacer?
2. Posibles riesgos que pueden dar al traste con los objetivos.
3. Ser conscientes que si no lo conseguimos, estaremos perjudicando nuestra CREDIBILIDAD.

Por lo tanto, además del trabajo de planificar, tenemos que ocuparnos de Llevar a cabo lo Planificado, lo cual  exige un trabajo continuo de seguimiento y supervisión.

Malos Hábitos del Jefe de Obra en relación a la consecución de sus OBJETIVOS.

• Cuando planificamos la obra, sobre todo, si tenemos experiencia, es fácil desligarnos del Planning (como herramienta de trabajo cotidiano), pues ya lo llevamos en la cabeza; pero por lo mismo, por tantas cosas en la cabeza, lo fácil también es que se nos olviden detalles, pequeñas partidas, que sin llegar a colapsar la obra, nos produzcan trastornos y pequeños retrasos.
• También es común realizar un Planning más holgado para la Propiedad, DF, o incluso para los propios jefes, y conformarnos con cumplirlo; sobre todo, si estamos al inicio de la obra. Los imprevistos y toda una serie de problemas, harán que al final de la obra nos lamentemos por no haber llevado un ritmo constante menos relajado, menos conformista, más ambicioso.
• Por otro lado, otro error común es revisar la producción sólo al final de mes, cuanto más nos desviemos, mas agravamos la situación y nos distanciamos más de los objetivos. Por lo que más trabajo, esfuerzos, tiempo, incluso costo, nos llevará encauzar la obra.
• Existe el caso, en el que ni siquiera exista Planificación, o no está hecho de forma concienzuda.
• Y también, ¿por qué no? Existe la posibilidad de que no revisemos el Planning, ni prestemos atención a la Producción, hasta que el cliente se queja, para entonces suele ser tarde, si no demasiado tarde. Un cliente nunca debe darnos la indicación de que la obra va mal, nosotros somos los que debemos controlar la obra, no podemos evitar que ellos lo noten, pues son profesionales con mucho experiencia. Pero eso es una cosa, y la otra es que nos den la queja sin que haya ninguna acción correctora puesta en marcha por nuestra parte.

Buenos Hábitos del Jefe de Obra en relación a la consecución de sus OBJETIVOS.

Mi consejo desde luego para ir bien, y corregir a tiempo, que no es lo mismo, pero sí muy parecido, teniendo en cuenta la multitud de factores que afectan de forma negativa a una obra (desde las inclemencias del tiempo hasta la dificultades en muchos casos de dirigir a nuestro cliente, definiciones y optimizaciones); mi consejo, como iba diciendo, es un control, un seguimiento semanal.

Para hacer un PLANIFICADO  y un trabajo de preparación y previsión efectivo se hace necesario un control más riguroso de su seguimiento, es decir, están íntimamente relacionados.

Yo aconsejo además involucrar a todo el equipo de obra en la consecución de los objetivos

Lo suyo es perder una tarde a la semana y organizar la siguiente y revisar los fallos y desviaciones de la anterior.

Las consecuencias de no llegar a los objetivos, no sólo son que nuestra CREDIBILIDAD se vea afectada, sino que los costes de la obra aumentarán, y por tanto su costo (si aún no conoces la diferencia entre uno y otro, te invito a que visiones la última Masterclass, donde hablábamos sobre estas diferencias).

Además, en obras grandes existen penalizaciones, que pueden llegar a ser de 6000 euros por día de retraso. Imaginaos un mes o… Puede suponer un verdadero problema.

La necesidad de la propiedad de la obra, de acabar la obra en plazo, no sólo obedece a las ganas de ésta de contentar al usuario final; sino que en muchos casos, en la mayoría, hay inversionistas y/o bancos, con altos intereses, por medio… etc, etc… Tras el boom de la construcción, y luego la crisis, son muchas obras en las que la contrata principal desaparecía como empresa, dejando una obra a medias, con certificaciones incluso por encima de lo producido. De ahí que los bancos sean muy cautos ahora y tengan sus condiciones e hitos. Condiciones e hitos que los promotores o la propiedad de la obra debe atender. Esta presión acaba siendo trasladada al Jefe de Obra.

Quien lo que mejor puede hacer por su cliente y obra, es tener un seguimiento riguroso y continuo de la producción (plazo) de la obra.

Beneficios De Revisar La Planificación Semanalmente.

Con ello no quiero decir que hagamos el mismo trabajo que en el cierre mensual, de revisar la medición producida, sino los hitos planteados semana a semana, acordes, o incluso mejorando, lo planificado.

Además, de los ya mencionados, no sólo estás llevando a cabo un seguimiento concienzudo de lo que hay que hacer para cumplir hitos, para llevar a cabo lo planificado, sino que lleva aparejado la realización de otras funciones que como responsable de un equipo humano tienes que observar:

• Evaluar el trabajo de tu equipo.
• Definir las funciones de cada puesto.
• Fomentar la participación.
• Evaluar a cada subcontrata de la obra de forma conjunta con tu equipo.
• Mejora la Producción. Se trabajan estrategias para ello.
• Revisión de detalles constructivos.
• Definición de tajos.
• Es un momento único para el equipo de obra, que sólo mejora el trabajo en el equipo y repercute positivamente en la obra.
• Gran forma de repasar los compromisos adquiridos con la Dirección Facultativa para llevarlos a cabo.
• Poner encima de la mesa dudas, problemas, y por supuesto, su solución conjunta.
• Análisis de las Dificultades de cada uno, y soluciones. Genera empatía y comprensión de los problemas a los que se enfrenta cada integrante del equipo.
• Análisis y organización de recursos.
• Movimiento de obra coordinado.
• Y por supuesto, análisis de mejoras y optimizaciones en la ejecución enfocadas a mejorar la producción, y el plazo de la obra.

Mi consejo es que una vez a la semana, por la tarde, más tranquilas en obra que las mañanas, e inmediatamente después de la reunión con la Dirección Facultativa, reúnas a todo el equipo de obra para organizar la semana siguiente, revisar el cumplimiento de hitos y analizar las causas de las posibles desviaciones de la semana anterior, con el fin de corregir y mejorar. Al mismo tiempo, intentaremos buscar formas y maneras de producir más en obra.

Reuniones de Semanales de Seguimiento de Producción

La lista de beneficios para la obra es larga, también trabajas sobre tu liderazgo (perdona que insista tanto en este aspecto, pero es fundamental). Son muchos los beneficios que conlleva esta forma de trabajar, pero sobre todo, refuerza lo siguiente:

• EL TRABAJO EN EQUIPO.
• EL SABER DELEGAR.
• LA CREATIVIDAD DEL EQUIPO.

Que todo el equipo sepa y participe con todos sus sentidos en las reuniones semanales de Seguimiento de Producción, es fundamental.

Para ello, cada uno debe organizarse para dejar atendidas sus responsabilidades y acudir a la reunión sin interrupciones constantes.

Estas reuniones acudirá el equipo de obra: Jefe de Obra, Encargado, Jefe de Producción, se citará al administrativo de obra en determinados momentos de la reunión, y el Jefe de Grupo asistirá cuando él lo decida. Con o sin su presencia, la reunión se celebrará.

Lo ideal es tener esta reunión después de la reunión con la Dirección Facultativa, o al día siguiente. Nunca dejarlo para el viernes, ni el lunes…

Los viernes debemos llevar a cabo las decisiones tomadas, o preparar la obra para el lunes. Los viernes además estamos más saturados de toda la semana.

Los lunes tenemos normalmente más energía, para llevar a cabo lo decidido.

Trabajo en Equipo

Cuando se realizan estas reuniones en obra, además de trabajar sobre el Liderazgo, trabajamos con TRANSPARENCIA.

Esto fomenta el compromiso y el trabajo en equipo.

Evita que haya ‘pelotas’ a las que van más de uno, y otras a las que no va nadie… Porque se trabaja de forma ordenada.

Muchas personas, la mayoría, se sienten más cómodas trabajando con orden, con objetivos y funciones claramente definidos, no sólo para ellos, sino para el resto de sus compañeros.

Muchas personas si no se les imprime un ritmo tienen la tendencia de disminuirlo hasta dejarlo al mínimo.

Al llevar a cabo estas reuniones en tu obra, estás clarificando mucho las expectativas con tu equipo. ahora cada uno ya sabe lo que se espera de él, y si lo cumple y lo supera, sabrá si la empresa o sus superiores están contentos con él, sabrá si está en el buen camino para la permanencia, promoción, mejora de sus condiciones, tiene un referente para luchar y mejorar. tiene claro dónde está y cómo mejorar para conseguir sus objetivos. 

Además se beneficia de la experiencia y habilidades de sus compañeros.

Que fomentes su participación, practicando una escucha ACTIVA que en otros momentos es muy difícil, tiene otra consecuencia inmediata y es que las personas se sienten más valoradas, y quieren más de eso, así que cada vez sus intervenciones cobran más valor.

Lo acaban integrando en su rutina, y es un momento esperado de la semana para reunirse todo el equipo y trabajar EN EQUIPO. Y esto trae muchos beneficios. Te los resumo en las siguientes líneas:

• Faculta a las personas para la acción.
• Te permite Celebrar el trabajo en equipo.
• Fomenta el sentido de pertenencia. Algo que es fundamental para el ser humano.
• Asignar correctamente las funciones de cada puesto de trabajo.
• Hacer partícipe al equipo de las decisiones que se toman.
• Garantizar un ambiente de trabajo positivo.
• Brindar oportunidades de desarrollo.
• Marcar y negociar los objetivos de tu equipo.
• Aportar flexibilidad a tu mando y al de tu equipo.
• Utilizar más información y recursos a través de tu equipo.

 

DELEGAR

Para crecer, hay que delegar.

Además, para conseguir disponer de tiempo y dedicarlo a otras tareas importantes, como pueden ser revisar la ejecución de la obra y optimizarla económicamente, debemos delegar.

Aunque ya sabemos que delegar no es fácil.

Delegar es asignar tareas, y sus responsabilidades.

Cuando se ostenta mucha responsabilidad es importante que la tarea de delegar nos la tomemos en serio y le dediquemos tiempo, no sólo en explicaciones, sino en seguimiento del trabajo de nuestro equipo. Cuando se ostenta mucha responsabilidad, como un Jefe de Obra, delegar no significa despreocuparnos del todo.

Los pasos que debemos seguir para delegar de forma correcta en nuestra obra son los siguientes:

1. Elegir la persona adecuada.
2. Capacitarla para ello (Debemos liderar líderes).
3. Escuchar formas diferentes de hacer las cosas, revisar si cumplen nuestras premisas innegociables, y cumplen a la perfección con nuestros objetivos. Negociar hasta alcanzar acuerdos.
4. Dejar trabajar bajo los acuerdos anteriores.
5. Supervisar.
6. Análisis conjunto de objetivos alcanzados, dificultades, necesidades del trabajador.

 

Los beneficios de DELEGAR son los siguientes:

• Más tiempo para desarrollar otras tareas.
• Mejor aprovechamiento de los recursos humanos de tu equipo.
• Aumenta la motivación de la persona en la que se delega.
• Fomenta el trabajo en equipo.
• Aumenta el compromiso.
• Forma, capacita y desarrolla cualidades.
• Fomenta la participación.
• Fomenta tu liderazgo.
• Mejora la productividad, la eficiencia y la eficacia del equipo.

 

 

Creatividad

Y una buena manera de trabajarla es

TORMENTA DE IDEAS.

Cuando existe un problema en obra, una forma muy buena de conseguir llegar a resolverlo, sobre todo, si dicha resolución requiere de creatividad, como decía, una magnífica manera de llegar a conseguirlo es mediante la tormenta de Ideas o Brainstorming.

4 Ojos ven más que 2, y 4 mentes piensan más que 1…

En este sentido, reunirse con tu equipo, tus colaboradores (afectados), es un ejercicio único. No hay que cortar la participación de nadie, hay que dejar que las ideas salgan, como salgan, sin elaborar, y aunque sean descabelladas...

Mis mejores ideas en obra, me han surgido a raíz de otras, que a priori pudieran parecer descabelladas…, de eso se trata la tormenta de ideas.

Para que funcione, entre otras, todos los participantes deben estar libres de juicio y de:

• Crítica.
• Coacciones, la libertad de pensamiento es indispensable.
• La cantidad es fundamental.
• Para animar a la participación de las personas reunidas hay que darles confianza.
• La combinación y la mejora deben ponerse en práctica.
• Todos los participantes deben entrar al juego con la firme convicción que todo problema tiene una o varias soluciones, y el que nos ocupa también.
• Lo importante es evaluar cada idea, mejorándola, haciendo el ejercicio mental de llevarla a cabo y ver qué obstáculos nos vamos a encontrar, ¿son salvables? ¿se consigue resolver el problema final? Pros y contras: rentabilidad de la idea, grado de factibilidad, grado de extensión de la idea.

Se trata de eliminar, en estos momentos, la búsqueda del culpable, y sustituirla por la búsqueda de la solución.

Al ser todo el equipo y colaboradores afectados, partícipes de la solución y de la toma de las decisiones, se fomenta, una vez más, el trabajo en equipo (como hemos visto anteriormente) y tu liderazgo, no se ve perjudicado, al contrario, sale reforzado.

¿Practicas Brainstorming  en tu obra?

¿Cómo revisas los objetivos de tu obra?