SUBCONTRATAS, COMPARATIVOS Y EL JEFE DE OBRA

Los Subcontratas prestan un servicio externalizado en la ejecución de la obra. Mediante un comparativo se pretende contratar al subcontrata que oferte al mejor precio y pueda ejecutar la obra en las condiciones que ésta requiere. Labor que ocupa gran parte del tiempo de un Jefe de Obra. Por ello, es muy importante que le dediquemos atención a este paso dentro del proceso de Compras: el Comparativo.

Pero realizar comparativos no sólo es adjudicar la obra a los subcontratas más baratos, de hecho esto es un grave error, por eso, trataremos los ERRORES MÁS HABITUALES A LA HORA DE REALIZAR UN COMPARATIVO, así mismo la REPERCUSIÓN DE UN COMPARATIVO A LO LARGO DE LA OBRA. GESTIÓN DE SUBCONTRATAS, según este último punto CÓMO HACER BIEN UN COMPARATIVO. GESTIÓN DE SUBCONTRATAS. Siendo además una labor que conlleva mucho tiempo, veremos FORMAS DE OPTIMIZAR EL TIEMPO DEDICADO A REALIZAR COMPARATIVOS.

ERRORES MÁS HABITUALES A LA HORA DE REALIZAR UN COMPARATIVO.

Un comparativo como su propio nombre indica es una tabla donde podemos ver de un vistazo las unidades que queremos comprar o contratar y los distintos precios a los que nos han ofertado los diferentes proveedores que tenemos. Esta tabla nos arroja información de cada línea a contratar, un resultado por proveedor de las unidades por el precio.

Este resultado total es el coste de esa contratación que estamos comparando.

Dicho así parece muy fácil. Sin embargo en no pocas ocasiones nos encontramos comparativos erróneos o mal enfocados. Aunque parezca de Perogrullo podemos decir que el principal error a la hora de realizar un comparativo es:

• NO COMPARAR A IGUALDAD DE CONDICIONES y las principales causas son las siguientes:

• No se tienen en cuenta la repercusión de los portes y descargas de materiales. Hay proveedores que dan precios del material puesto en obra y otros que pasan el porte y las descarga del material aparte.
• No se tienen en cuenta los palés o envases de los productos, su precio de depósito y su valor de devolución. Ojo no todos los palés son retornables o su valor de retorno es menor que el de entrega. Eso hay que reflejarlo como un coste de ese material.
• Se comparan proveedores que ofertan todas las unidades con otros que no. Puede inducir a error si nos fijamos solo en los totales. Esto suele ser por falta de tiempo dedicado a esas ofertas, o no querer volver a ponernos en contacto con ese proveedor para que rectifique o amolde su oferta a nuestras necesidades.
• Se comparan proveedores que ofertan el proyecto con otros que ofertan una alternativa.
• Se comparan proveedores que incluyen medios auxiliares en su oferta con otros proveedores que no los incluyen.

• No se contrata en las condiciones que se van a dar o a exigir para ejecutar esas unidades.

• Las unidades no han sido bien estudiadas o analizadas, por lo que el contrato es incompleto o erróneo.
• No se ha tratado o negociado la Forma de Pago y las retenciones.
• Las columnas “coste máster” y “precio venta” no son equivalentes a las ofertas que estás pidiendo. Por ejemplo en la columna coste máster y precio venta ponemos todo el importe de la partida; sin embargo, tu comparativo sólo pretende contratar una parte de esa partida. Un error de concepto precisamente a la hora de realizar los descompuestos.

Todos estos factores pueden hacer que un comparativo esté desvirtuado y si no se detecta a tiempo que se tome la decisión de contratar una empresa cuando en realidad sería más beneficioso para tu obra contratar a otra.

• Además de este error principal también hay otras acciones que propician que un comparativo esté mal:

• El número de unidades que metemos en el comparativo son las de proyecto; sin embargo, cabe la posibilidad de que difieran bastante de la realidad. Si sabemos las unidades reales a comprar siempre debemos comparar con éstas. Y si no lo sabemos, debemos comprobar esta medición antes de dar por terminado un comparativo. Ya que el importe de un precio unitario o línea a contratar, es la multiplicación de dos factores: la medición y el importe ofertado por unidad, es decir, los dos son determinantes en el importe final del unitario a contratar.
• No leer la letra pequeña de los presupuestos donde los proveedores indican muchas de las condiciones de los mismos. Este despiste puede hacer que una vez cerrado un comparativo aparezcan costes que no estaban previstos ni contemplados en el mismo.
• Debemos tener claro qué importe tenemos disponible en nuestro coste previsto u objetivo para destinarlo a esa contratación. Resumiendo, pues lo hemos mencionado anteriormente:

Debemos tener claro las unidades de venta.

Debemos tener claro las unidades a ejecutar, reales.

Tener claro el criterio de medición de nuestro contrato con la Propiedad de la obra: medición cerrada o abierta.

Tener claro las líneas de cada descompuesto, o lotes de contratación.

Tener claro las circunstancias especiales de nuestra obra a la hora de contratar.

Tener claro las exigencias de nuestra obra y sus objetivos.

Tener claro las circunstancias del mercado que afectan a esa contratación.

Tener claro los criterios de medición de esa contratación.

Así como los medios auxiliares, recursos y circunstancias que condicionen su normal desarrollo.

Tener claro los recursos con los que cuenta nuestra empresa.

Tener claro su política de contrataciones (la de nuestra empresa).

De todo lo anterior se deduce que cada comparativo tiene que ser estudiado de forma personalizada y adaptado a las circunstancias de la obra que nos haya tocado dirigir y gestionar. No se puede lanzar un comparativo de forma lineal a todas las obras, ya que no reflejará las circunstancias y los matices que definen y caracterizan a cada obra, pues cada obra es única, y no tenerlo en cuenta es una fuente de problemas durante la ejecución de la misma.

REPERCUSIÓN DE UN COMPARATIVO A LO LARGO DE LA OBRA.

Cuando un comparativo no se hace bien tiene sus consecuencias. Un comparativo no está bien hecho cuando no llega a cubrir las necesidades de nuestra obra:

1. En recursos.
2. En cumplimiento de objetivos.
3. En tener contratado todas las unidades que necesitamos ejecutar.
4. Además, de la forma en la que necesitamos que se ejecuten. Entendiendo forma, por las circunstancias que nos haya tocado vivir en la obra actual, ya que no todas las obras son iguales. Y esto es básico, y muy muy importante.

Cuando no se hace bien, automáticamente existen dos grandes grupos de repercusiones sobre la obra y nuestro trabajo:

1. Imprevistos.
2. Problemas en la gestión con los subcontratas.

Imprevistos.

Esta es una gran fuente de problemas, como consecuencia de éstos tenemos en nuestra obra:

• Falta de organización.
• Desviaciones respecto de nuestra planificación inicial.
• Aumento de coste.
• Más tiempo y trabajo que dedicar a trabajar sobre temas que ya deberían estar zanjados.
• Más gestiones que realizar.
• Menos tiempo para dedicarle a preparar los tajos siguientes.
• Más imprevistos…. Y es la pescadilla que se muerde la cola.

Un círculo vicioso difícil de gestionar. Normalmente, las consecuencias de caer en él son aumentos de coste, falta de calidad, estrés, retrasos de la obra… pudiendo llegar a afectar a nuestras relaciones con los subcontratas, y también con el resto de nuestra empresa, y con el propio cliente y Dirección Facultativa.
Es decir, afectando a todos y cada uno de nuestros objetivos.

Problemas en la gestión con los subcontratas.

• Además de los disgustos y estrés que nos proporcionan los problemas con los subcontratas que tenemos en la obra.
• Afecta a nuestra imagen como gestores. No sólo delante de los subcontratas, sino de nuestra empresa y jefes.
• Lo que es indudable, es que nos genera más trabajo. Más tiempo y trabajo en conseguir lo mismo.
• Nos genera ampliaciones de ese contrato en cuestión.
• Nos genera problemas de organización con los subcontratas afectados por dilaciones con este oficio., pues afecta a la coordinación entre gremios. Y esto puede dar lugar a más ampliaciones de contrato, o discusiones.
• Afecta a la organización general de la obra.
• Puede afectar al cumplimiento general de objetivos, pues no mantenemos la cadencia en el ritmo, algunos subcontratas no bajarán el ritmo, otros sí.
• Afecta finalmente al coste de la obra.
• A su plazo.
• Y posiblemente a la Calidad.

Es decir, acaba afectando a todos los objetivos de nuestra obra y a nuestro objetivos propios.

CÓMO HACER BIEN UN COMPARATIVO

El principal objetivo que tenemos que conseguir a la hora de montar un comparativo es que todas las ofertas o columnas estén comparando lo mismo y que tenga recogidos todos los costes que se van a producir en esa contratación.

• Por lo tanto, para realizar un comparativo de la forma correcta, lo primero que hay que tener cristalino son los CONCEPTOS. Es decir, realizar los descompuestos de la forma correcta.

• Lotificar los descompuestos por contrataciones.
• Tener en cuenta los criterios y condicionamientos de cada contratación.

Puedes revisar las 5 reglas para realizar un descompuesto de la forma correcta.

• Otro paso muy importante será conocer lo que tenemos que ejecutar:

• Proyecto.
• Detalles Constructivos.
• Mediciones

• Tenemos que conocer en qué escenario se va a realizar o a desarrollar todo lo anterior:

• Obra y solar.
• Estrategia.
• Objetivos e hitos.
• Conocimiento de la empresa.
• Requerimientos del cliente.
• Mercado actual.
• Recursos necesarios y medios auxiliares atendiendo a nuestra estrategia implantada.
• Los detalles, la letra pequeña, los pequeños costes: portes, embalajes:

o Es interesante pedir los materiales con precios puestos en obra. Si alguno no lo hace contemplar el precio del porte y de la descarga en conceptos aparte que formen parte del mismo comparativo. De forma que queden incluidos en los contratos de cada proveedor o subcontratas..
o Leer muy bien el tema de los envases. Muchas empresas suministradoras hacen negocio con los palé. Ver a cuánto los cobran y a cuánto los abonan y si se comprometen a ir a por ellos.
o Criterios de ejecución. Lo que se va a pedir, lo que está incluido y lo que no.
o Criterios de medición.

Todo empieza por tener una estrategia en la obra.

Como has podido comprobar todo son piezas de un mismo puzle, todo está relacionado y no se puede afectar o descuidar una parte, sin que llegue a afectar a todo lo demás.

Son pequeñas diferencias, que sumadas producen la gran diferencia, es lo que siempre te digo e insisto y ésta es su explicación.

• Un comparativo hay que trabajarlo y bastante. No se trata de un mero trámite burocrático. El comparativo es la forma en la que tu esencia y forma de trabajar se plasma en la obra, en las contrataciones, en el desarrollo de cada actividad.

Si un proveedor no oferta alguna unidad y queremos que figure en el comparativo, la unidad que no oferta, tiene que estar valorada, lo suyo es por él, pero en el peor de los escenarios procederemos a poner el precio otro proveedor.

o Si elijes el precio del más barato, aségurate de negociarlo con él, pues pudiera negarse a firmarlo en contrato, obstaculizando y retrasando la entrada en obra, o las gestiones preparatorias a ésta. Afectando y retrasando por ello al final a la obra.
o Si elijes el más caro, pudiera verse perjudicado en el comparativo y quedar descartado, aunque raramente se negaría a firmar ese contrato.

Si hay proveedores que ofertan con medios auxiliares (andamios, plataformas, etc) hay que añadir una línea más a comparar en ese comparativo, y estimar un coste para los que no lo hagan. Ese coste será el que obtengamos de su alquiler a otra empresa. Se trata de comparar a igualdad de condiciones. Se trata de averiguar cómo contratamos lo más barato, por lo tanto, no hay que engañarse u obviar la información. Sino que lo que hay que hacer es trabajar y gestionar de la forma correcta.

Es importante pasar al proveedor la descripción de la partida a contratar con el texto completo y pedirle que la oferte de forma completa. Así evitaremos sobresaltos posteriores de trabajos no incluidos en su oferta. Es muy importante que al pasarle la oferta nos la hayamos trabajado, modificando, corrigendo o añadiendo lo necesario para que desde el principio sea fiel reflejo de lo que va a ser la ejecución. Por lo tanto, lo primero es trabajar sobre la documentación a pasar al proveedor o a los subcontratas, y no se trata de hacer un copia pega del proyecto. Además a lo escrito hay que darle soporte o apoyo con la documentación gráfica necesaria.

Habrá contrataciones en las que será necesario que visiten la obra los subcontratas o proveedores antes de ofertarla, y será en esta visita donde recalcaremos las circunstancias en las que se va a desarrollar la ejecución. Obviar información relevante puede que nos funcione bien una vez, no muchas más, y por el camino iremos perdiendo credibilidad, como mínimo, delante de los subcontratas.

Una oferta en otros casos, requerirá una reunión, y repaso de todos los puntos a contratar.

Y lo más importante, cuanto antes hay que poner encima de la mesa nuestras exigencias. No vale contratar y luego exigir. Esto en obra funciona poco. Lo que queremos es correr y todo este trabajo no es en balde, sirve para que los subcontratas vengan a nuestra obra preparados y corran.

Leer con detenimiento cada oferta recibida sobre todo la letra pequeña al final del presupuesto. Nos ayudará a saber qué es lo que el proveedor lleva o no incluido en su presupuesto.

Las columnas precio master y venta del comparativo deben reflejar lo mismo que lo que estas cerrando en el comparativo. De esta forma si de una partida estás contratando solo el suministro del material debes sacar el precio master y venta del material del descompuesto de la partida. No mezclar conceptos o descompuestos, tener las ideas claras y ser honestos. No querer por ahorrarnos complicaciones ahora, en el momento de realizar ese comparativo, y acrecentar las complicaciones mañana. Ese mañana en obra no es cierto que vaya a estar más libre de trabajo pendiente, más bien al contrario.

• Por supuesto, un comparativo se debe trabajar además en otra línea y es la de la optimización.

En algún momento, cuanto antes mejor, hay que indicarle al proveedor que sugiera u oferte otras propuestas.
Pero no iendo a lo fácil, es decir, las propuestas de optimización bajando la calidad.
Existe otras formas de optimizar que por muchos motivos y sin mermar la calidad, tienen menor coste.
Eso sí, es importante que todos oferten proyecto completado (proyecto más todo lo que le falte, si es que hay errores u omisiones). Y en otra oferta, la optimización.
A la hora de adjudicar la obra se debe adjudicar al más económico en proyecto y a la vez más económico en la optimización.
¿ Por qué?
Porque es posible que la optimización no hay dado tiempo a ser aprobada por la Dirección Facultativa. Y si al final resultara que no la aprueban y hay que ejecutar proyecto, que te garantices siempre que has contratado al más económico.

El más económico que pueda realizar la obra, no el más económico a secas.

FORMAS DE OPTIMIZAR EL TIEMPO DEDICADO A REALIZAR COMPARATIVOS

• Para ahorrarte trabajo de leer la letra de pequeña, de introducir líneas con diferentes matices, lo mejor es que seas tú el que lance las líneas a ofertar, con las circunstancias en las que se deben ofertar y que exijas que sea ofertada así.
• Tareas similares realizadas de forma continua optimizan el tiempo que requieren. Es decir, si una vez preparada la documentación de tu obra a lanzar a los proveedores, la lanzas de forma continua a todos. Estás optimizando tu tiempo. Pues tardarás menos que si tienes que recordar a quien se lo mandaste, cuándo, buscar el email, reenviarlo.
• Evitar el goteo de petición de ofertas, algo que muchas veces nos viene impuesto desde la central de nuestra empresa. Avisar con tiempo y obtener un listado de los candidatos que por diferentes razones interese a la empresa que figuren en el comparativo.
• Si tienes un listado de seguimiento de cada contratación, que no es más que una tabla impresa donde apuntas a quién se las ha enviado, cuándo, contacto, observaciones, de un vistazo te será más fácil a ti, y a cualquiera (recuerda trabajo en equipo) conocer el estado de cada contratación.
• Tener foco es fundamental para ser más efectivo. En este sentido no es práctico que trabajes 10 comparativos a la vez. Te recomiendo trabajar de dos en dos, o de tres en tres. Tardarás menos tiempo en cada uno, lo que te dejará la mente libre para poder centrar en otros dos o tres. Una mente menos cargada trabaja mejor y tiene mejores ideas, es más ágil y tarda menos.
• Trabajar con una Panning de Compras, que es consecuencia de una correcta planificación de tiempos es otro de los secretos, pues automáticamente contarás con una lista de prioridades.
• Tener la obra preparada con antelación, es tenerla controlada. Te proporciona tiempo y estar centrado para seguir trabajando en futuras contrataciones de la forma correcta.
• La improvisación, las prisas no son la forma correcta de realizar comparativos.
• Hay que ser serio y profesional en tus acuerdos, para exigirle lo mismo a los demás. Algo que no puedas cumplir, no lo prometas.
• Una forma muy buena de empezar a realizar un comparativo es comprobar las mediciones reales.
• La forma de pago, hay que tratarla desde el principio, no esperar a que el contrato esté pendiente de firma.
• Todo lo que aclares, pongas encima de la mesa y negocies, te ahorrará muchos disgustos y dilaciones a la hora de firmar el contrato, a la hora de empezar la obra y durante la ejecución de la obra. Si trabajas evitando problemas e imprevistos, te ahorras gestiones y tiempo.
• Tener una base de datos de los diferentes proveedores ahorra tiempo.
• Actualmente, las nuevas tecnologías nos ayudan a realizar nuestro trabajo optimizando tiempo y gestiones. Por ejemplo, es el caso de AEDIFICO que constituye una gran ayuda para los jefes de obra en la ardua labor de realizar los comparativos y además es gratis, no pierdas la oportunidad de conocer esta nueva forma de facilitarte la vida y tu trabajo. La plataforma www.aedifico.es está diseñada específicamente para Jefes de Obra y permite contactar con decenas de proveedores de una forma mucho más rápida que por los métodos habituales. En esta web publicas una demanda del producto o servicio que desees contratar y ellos mediante un sistema de alertas avisan a todos los proveedores que pudiesen estar interesados en ofertar. Os dejamos un video demo donde se explica el proceso de publicar la primera demanda.

CONCLUSIÓN

La verdad es que los comparativos en obra nos roban mucho tiempo, hacerlos de la forma correcta no implica necesariamente dedicarles más tiempo, pero sí te ahorra mucho trabajo futuro en la gestión de esa subcontrata en obra y de los problemas derivados de una mala contratación.

Si quieres controlar tu obra, y gestionarla eficazmente, todo empieza por realizar una buena planificación económica, diseñar una gran estrategia e implantarla en tu obra. Y en su implantación como uno de los últimos pasos está realizar una buena subcontratación, seleccionar a los mejores subcontratas para tu obra, más baratos pero con garantías de llevar a buen fin la obra contratada, proceso de compras que empieza por realizar un comparativo de la forma correcta que cubra todas las necesidades de tu obra. Y esto siempre es más barato que cualquier otra alternativa. Así que es la forma en la que trabajas por conseguir los objetivos generales de la obra y los tuyos propios como profesional que quiere progresar en su carrera.

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