Cuando gestionas un equipo de obra y nadie te ha formado para ello, se pueden, y de hecho se dan, demasiadas situaciones para las que quizás no estemos preparados; no estamos a la altura, y podemos cometer errores de liderazgo y de dirección, que además se suelen acrecentar cuando se dan en puntas de trabajo.
En este artículo nos vamos a centrar en el Análisis de la Comunicación entre el equipo de obra y los errores que se producen a la postre en la obra, cuando ésta falla. Causas de Fallos en la Comunicación entre el Equipo de Obra, iniciamos repasando dos de los mayores motivos, para después empezar a sentar las bases de una buena comunicación, y todo empieza, porque todos los miembros del equipo de obra tengan más que claro la delgada línea que marca el momento en el que hay que traspasar los problemas, ya que si no se controlan estos tiempos, los problemas es mucho más difícil evitarlos. Terminaremos el artículo con Formas de evitar o mejorar la comunicación en el equipo de obra, no íbamos a dejar el tema a medias, te cuento desde mi experiencia lo que considero mejor que puedes hacer: evitar problemas más que solucionarlos, como siempre.
CAUSAS DE FALLOS EN LA COMUNICACIÓN ENTRE EL EQUIPO DE OBRA.
Muchos serán de tu cosecha y otros tantos, no; pero al ser tú el responsable de dirigir a ese equipo de obra, y de sus resultados, bien merece tener sus causas en cuenta.
Las causas son muchas, empezando porque somos humanos, y la obra es muy dinámica, pero además podríamos destacar:
- A menudo nos enfrentamos con equipos de obra nuevos, no quiere decir sin experiencia, que a veces también se da por aquélla falsa creencia de que sale más barato ya que le pago menos (lo que por otra parte constituye una oportunidad para los que empiezan, que nunca está de más).
Lo que quiere decir con nuevos, es que es la primera vez que van a trabajar juntos, que no se conocen de nada.
O lo que es peor aún, cuando todos los integrantes, incluido el Jefe de Obra son nuevos en la empresa y no conocen el funcionamiento de ésta. Otro error que se comete en demasiadas ocasiones y que no hace más que dificultar la consecución de objetivos.
De hecho son muchos los directivos que rehúyen de la compenetración que se debe dar en un equipo de trabajo. Desconfían, o vete a saber por qué. Más valdría conocer a las personas que trabajan para ti y dejarlas trabajar en un entorno lo más favorable posible. Ayudaría a mejorar sus resultados.
Muchas veces es por necesidades de organización de la propia empresa, ya que los inicios de obra dependen de muchos factores ajenos a la propia organización, como pueden ser: las exigencias del cliente o la concesión de determinadas licencias.
La dirección de una empresa no es cosa fácil, por ello además del sueldo se requieren muchas habilidades, entre ellas la de dirigir y organizar.
- La excesiva carga de trabajo tiene consecuencias muy graves sobre la comunicación con el resto del equipo, o la falta de ésta, o los errores derivados de su ausencia o de una mala comunicación entre los miembros de un equipo de obra.
Una excesiva carga de trabajo, que se da en todas las obras en su arranque, si se da además a primera circunstancia mencionada antes (no conocer al equipo de obra antes), puede que te lleve a cometer errores de apreciación, te fíes de la información, de la palabra, de los conocimientos, para finalmente encontrarte con sorpresas desagradables.
Además, la carga de trabajo y el dinamismo propio de una obra, hace que sin darnos cuenta, no prestemos todos los sentidos a la información que nos están dando, sobre todo cuando es de forma intempestiva, tomando decisiones que sin darte cuanta mañana tienen consecuencias. Gestionar las interrupciones para un Jefe de Obra es de las cosas más difíciles que hay.
Son muchos los que pretenden aprovechar estos momentos de no concentración en el eje de la conversación para dirigir tus decisiones hacia donde les interesa, o bien, para hacer lo que consideran atribuyéndote a ti esa indicación. Esto no es trabajo en equipo, y si la persona que tienes enfrente es un buen profesional no da lugar a graves errores en la obra, pero si no es un buen profesional que domine la técnica y sepa mover la obra, te puedes encontrar con sorpresas desagradables.
LA DELGADA LÍNEA QUE MARCA EL MOMENTO EN EL QUE HAY QUE TRASPASAR LOS PROBLEMAS
Muchos de los problemas, o mejor dicho, muchas veces el no manejar bien los tiempos hace que la solución a un determinado problema se retrase, o se imposibilite.
Un ejemplo, del día a día de una obra, no se ha controlado la carga del silo, y está casi vació y tienes que producir sí o sí, y además has quedado con el subcontrata de albañilería en reforzar turnos, o trabajar el fin de semana. Y claro, sin mortero no puedes.
En este ejemplo, la solución es llamar urgente y arreglar el silo. Pero por muchos motivos puede que no llegues siquiera a completar esta gestión, o que el silo no esté arreglado a tiempo.
Quedarse dando vueltas o lamentándose no es suficiente. No es que no te hayas preocupado, o no hayas trabajado, o no te hayas dado cuenta a tiempo. Pero el problema no está solucionado.
La solución sería concederte un tiempo muy limitado para esta vía y al mismo tiempo ir gestionando un plan B. Que en este caso podría ser hacer un pedido a la central de morteros.
Un Jefe de Obra ante los problemas de ésta siempre tiene que tener un Plan B… y un plan C.
Si dejas pasar demasiado tiempo para este Plan B, puede que cuando vayas a gestionarlo sea demasiado tarde. Es entonces cuando muchos, pasan este gran problema (previsión de producción) al Jefe de Obra. Y éste por muchos conocidos y favores que pida, no es Dios.
Esta es la diferencia entre pasar un problema a tiempo y trabajarlo en equipo, a guárdatelo por querer, a lo mejor, ocultar un error en el pedido de la carga del silo.
Se hace necesario evitar este tipo de situaciones muy desagradables, y motivo de broncas, además de retrasos en el plazo, quedar mal, complicar negociaciones en marcha independientes, pero al final todo afecta.
En este sentido, lo primero que debes hacer es marcar desde el principio la forma de actuar:
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Dejar claro cuáles son las prioridades de todos los miembros del equipo de obra, y es la consecución de los objetivos.
El que no hace nada, no se equivoca.
Pero condenar un objetivo por el que todo el equipo incluido subcontratas están luchados y supeditarlo a intereses particulares, no puede ser.
No te digo nada si además, el caso tiene un matiz donde hay desidia, o dejadez, o sencillamente pocas ganas de trabajar.
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Procedimiento a seguir por todo el equipo de obra en estos casos.
Y no es otro que transmitir el problema cuanto antes, o mejor dicho, tras la realización de la primera gestión fallida, porque no hay mucho tiempo para solucionarlo. No se trata de ser ineficaces, sino que se trata de trabajar en equipo. Puedes informar del problema e informar de los pasos que vas a seguir, y entre todos, seguro salen mejores soluciones y más tempranas, o por lo menos, recibirás las indicaciones apropiadas de tu Jefe de Obra.
Eso sí, hecho esto, tampoco dejes de comentar el seguimiento. A mi me ha pasado que llegado este punto un integrante de tu equipo encargado de seguir unos pasos estaba con ello desde las 10:00 de la mañana, y es las 17:00 h, cuando comenta que pese a todos sus esfuerzos, no ha podido solucionarlo.
Se dan indicaciones para solucionarlo en una hora o dos, si no es así, y puesto que el tiempo apremia, se trata de volver a transmitir la situación, y buscar otras vías en equipo.
Y es que todos los miembros del equipo de obra deben conocer lo siguiente:
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La delgada línea en la que te tienes que ocuparte y que separa el momento en el que tienes que pasar a tu superior.
Esta línea es fácil de conocer si somos honestos con nosotros mismos, y es cuando habiendo hecho lo que está en tu mano y el tiempo corre en tu contra y el tema está pendiente de solución. Dejas pasar un tiempo justo y se lo pasas a tu superior pues eres consciente de que tu objetivo es que el tema se solucione, y que el tiempo corre en contra, y que debes dejarle algo de margen a tu jefe para que pueda solucionarlo, no comerte su tiempo de respuesta y gestión, porque habrás anulado todos los efectivos de tu ejército.
No es que tu jefe sea más listo que tú, ni lo deje ser, pero lo normal es que tenga más experiencia, y por tanto, conozca más personas o tenga una relación con ellos en el tiempo más duradera, por lo que le será más fácil conseguir determinados favores.
Lo mismo se aplicaría en el caso del jefe de Obra y su Jefe de Grupo.
Esto que puede parecer algo obvio muchas personas no lo respetan. Poniendo en verdaderos aprietos a sus jefes, dificultando la solución del problema, o incluso como en el caso del ejemplo, imposibilitando su solución y perjudicando gravemente los objetivos, y la imagen del equipo. Creando roces además entre el equipo de obra totalmente innecesarios. Y perjudicando su posición en la empresa, o la valoración de su jefe hacia su trabajo.
- Procura además que tu equipo tenga la misa claridad identificando esta línea. No basta con que esta línea la tengas clara tú, el resto de tu equipo también debe tenerla clara.
- Para que un equipo funcione de verdad, hay que invertir algo de tiempo, en él, en estos procedimientos y formas de actuar. Aunque no lo tengas, te ahorrará muchos disgustos.
IDENTIFICA A TU EQUIPO DE OBRA
Cuanto antes, empieza a prestar atención a tu equipo de obra, sobre todo, si no los conoces. Identifica lo siguiente:
Identifica a tu ENCARGADO.
- Cuanto más sabe una persona, más criterio propio tiene.
- Cuanto menos sabe una persona, más vida propia quiere tener, echándose a las espaldas una responsabilidad demasiado grande, lo cual de entrada es una gran irresponsabilidad.
- Todos los encargados con experiencia válidos tiene puntos fuertes y puntos menos fuertes, identifícalos, y compleméntalos.
- Todos los encargados tienen su carácter y como todas las personas:
- Los hay con diferentes grados de honestidad, hasta consigo mismos.
- Los hay que muy echados para adelante… sin estar preparados.
- Otros son muy trabajadores.
- Otros tienen gran capacidad de mano izquierda para los subcontratas, e incluso para manipularte a ti. Grandes expertos en el arte de la persuasión.
Normalmente tienden a salirse con la suya, por considerar que su criterio es más válido (si no te conocen se da más), o porque ya lo han hecho a su manera y ésta difiere de tus indicaciones. En esos casos, ante el descubrimiento de que en la obra se ha hecho algo x, cuando tú dijiste y. Siempre te dirán que les dijiste y… Y al principio, no estando segur@ del tema puede que incluso llegues a dudarlo (tu excesiva carga de trabajo, ¿recuerdas?).
Cuando este mismo escenario, se repite… está claro. Debes buscar formas mejores de dar las indicaciones, o corregir esta actitud de una forma más seria.
Lo que está claro es que tu encargado es tu mano derecha y si no puedes confiar en él… es difícil centrarte en otras tareas.
Un buen encargado es un gran tesoro. Y dicho sea de paso, no es fácil serlo.
- Otros son pocos comunicativos. Si a nosotros no nos han formado, a ellos tampoco, así que en este caso, te encontrarás de todo:
- Los que tienen dificultad a la hora de expresarse.
- Los que hablan mucho.
- Los que hablan poco.
- Los que siempre dicen no y luego hacen en obra lo que indicaste.
- Y los que dicen que sí, y luego hacen lo que les da la real gana. Y estos son muy peligrosos.
- Y claro, también, los que dicen y hacen lo mismo.
- Algunos destacan por su conocimiento en estructura.
- Otros por su conocimiento en albañilería.
- Algunos son muy técnicos.
- Otros son muy buenos manejando la obra y negociando con el personal de la misma.
- Otros son ‘todo vale’. También muy peligrosos
- Los hay muy ordenados, y otros no tanto…
Identifica a tu encargado, adelántate a su tendencia.
Si además de no seguir tus indicaciones, tiene poca preparación, es demasiado peligroso, y el final de esta relación laboral es previsible.
Es muy importante que identifiques a tu encargado, pues es una persona demasiado relevante en la obra, y no te puedes arriesgar ni bajar la guardia.
La mejor forma de ganarte su confianza es demostrándolo con tu trabajo. Pero ten en cuenta que sólo las personas que saben de obra, que son buenos profesionales, sabrán a su vez apreciar este trabajo.
No se puede liderar a todo el mundo. Si quieres saber más sobre este aspecto en obra, puedes revisar este artículo sobre liderazgo en obra, lo menciono mucho porque es algo de lo que raramente se habla en el entorno de la obra y sin embargo, es fundamental para la marcha de la misma.
Identifica al JEFE DE PRODUCCIÓN.
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Es novel.
- Conecta con la obra y tiene ganas de aprender (actitud). Hay personas que se les nota enseguida que les gusta la obra y se interesan por ella, en estos casos te volcarás en ellos dedicándoles más tiempos y atenciones. Es innato.
- No conecta con la obra ni con sus objetivos. Sin embargo, hay otras personas que no muestran mucho interés por la obra, ni por el trabajo. Incluso pueden llegar a no seguir indicaciones, pararse a la más mínima dificultad. No ser nada efectivos, ley del mínimo esfuerzo, y a final tienes la sensación de estar perdiendo el tiempo dedicado a dichas personas. Lo que le influye a su vez de forma negativa, y se produce una distancia cada vez mayor.
Para los que estéis empezando, que conste que mi opinión es que quien tiene que tener mayor interés en formarse y aprender desde el principio sois vosotros, no podéis esperar que un Jefe de Obra estresado y presionado os lleve de la mano constantemente sin interés ni evolución por vuestra parte. Y a pesar de los tiempos que corren, sí estos casos también se dan.
-
Tiene experiencia.
- Te sigue y aprende de ti. Genial, tendrás un buen aliado.
- No te sigue, no te lo has ganado. Un jefe de producción seguirá siempre a alguien, en alguien se apoyará. Si no es en ti, entonces es en tu encargado, sobre todo, si vienen juntos de hacer otra obra. Si se da este caso, es que el encargado tampoco te sigue a ti. Es normal al principio si no os conocéis, pero esto no debe durar toda la obra. Sería muy difícil y trabajoso para ti, llevar este proyecto con tanto lastre. Así que, gánate al encargado y te acabarás ganando al Jefe de Producción.
La relación existente entre ellos.
- Son una piña, pero tú no estás en ella. Es lo que te he comentado anteriormente, esta situación puede ser normal al principio, cuando ellos se conocen y a ti no, pero no debe durar en el tiempo. Aparte de ganarte su confianza trabajando y obteniendo los resultados que sin duda un buen trabajo da, no debes jamás desligarte de la ejecución de la obra y supervisar sus avances personalmente para contrastar información y controlar la obra.
Y tampoco debes dejar al 100% las mediciones de lado, es decir, vale que el Jefe de producción mida con los subcontratas sus producciones mensuales, y vale que elabore determinadas proformas. Sin embargo, las mediciones a pagar las debes controlar. Porque si cedes este control estás cediendo el control del pago. Los subcontratas atienden, en su mayoría, a quien ostenta el control del pago. Y enseguida identifican quién es.
¿Cómo no delegar este control?
- Supervisando el avance de la obra.
- Cotejando con tus propias mediciones elaboradas por ti. Es un error delegar al 100% esta tarea, si quieres saber más sobre este tema CLIC AQUÍ.
- Si por el contrario, no se llevan bien. Este caso es más raro. Se suele dar cuando el Jefe de Producción es novel y no empatiza con el encargado, y éste no quiere ocuparse de sus primeros pasos en la obra. Esto es más fácil de solucionar, sobre todo, si el Jefe de Producción le gusta y se interesa por la obra. Con el paso de los días, irá adquiriendo mayor autonomía y será de gran ayuda para el resto del equipo de obra, incluido el encargado.
La relación que tienes con cada uno de ellos.
Sobre esta relación venimos hablando a lo largo de las anteriores líneas, pero te insisto una vez más que:
La mejor forma de ganarte el respeto de los demás es demostrándolo en obra: trabajando.
La relación que tiene tu EQUIPO DE OBRA con los Subcontratas.
Relaciones de tu Equipo de Obra con Subcontratas:
- Favores a cambio de tapar errores. Lo identificas controlando el avance de tu obra y controlando el pago. Ya que toda cadena de favores tiene un límite, suele terminar en una exigencia de horas, o ampliaciones de contrato.
Está claro que para manejar determinadas situaciones en obra, se necesita mano izquierda, cuanto más desorganizada esté la empresa para la que trabajas, más mano izquierda. Esta forma de actuar por parte de tu equipo de obra, no es censurable. Lo que debes es estar informado, sino de todo, sí en líneas generales. Trabajo en equipo una vez más.
- Por otra parte, como somos humanos, todos, existen las preferencias en todas las direcciones. Debes ser muy objetivo a la hora de evaluar a un subcontrata, pues tu equipo lo puntuará según muchos puntos a tener en cuenta, pero también, por preferencias personales, simpatías mutuas, etc.. Y esto es algo que no debe influirte a ti, aunque tú también tengas las tuyas propias.
Debes ser lo más justo y objetivo posible. Y a la hora de evaluar a un subcontrata dejar que quien hable sea la propia obra, ésta no engaña. Por supuesto, el trato personal también afecta, pero eso es más una valoración de una/s persona/s determinadas que la valoración de una empresa y su trabajo en tu obra.
Tu Equipo de Obra No quiere problemas ni enfrentamientos.
¡Bueno, nadie los quiere!
En demasiadas ocasiones también, existen personas, en todos los puestos, que quieren ser amigos de todo el mundo. Evitan la confrontación, y suelen hacer demasiadas concesiones o quitarse del medio ante la más mínima disputa. Normalmente, además suele implicar al trabajo de sus subordinados o equipo, no al suyo propio. Es más fácil así.
Está muy bien llevarse bien con todo el mundo. De hecho, hablaré sobre este aspecto en profundidad dentro de la obra y de la empresa. Pero cuando se supedita el cumplimiento de tus responsabilidades a esto, no estás cumpliendo con tu trabajo.
Hay que evitar las confrontaciones, pero hay que tener claro cuáles son los intereses que defiendes, y hacerlo con honestidad y ética.
Por mucho que hagas concesiones (falso liderazgo), no le vas a gustar a todo el mundo.
Por muy bien que hagas tu trabajo, no le vas a gustar a todo el mundo.
Siempre, en todas las circunstancias, no le vas a gustar a todo el mundo.
Por lo tanto, no puedes controlar lo que hablen de ti.
Personalmente prefiero valoraciones negativas sobre mi carácter, que sobre mi trabajo, por lo menos en obra.
Y lo que es aún más claro: al final más simpátic@, o no, se trata de ser accesible y razonable (a veces es muy difícil por el estrés).
Cuando tú llevas tu obra de la forma adecuada, los subcontratas quieren trabajar contigo, seas simpátic@ o no. Porque les haces ganar dinero.
Sueles empatizar más con los que entienden y se asemejan a tu forma de ver la obra. Si tú eres seri@, responsable, organizad@, exigente, razonable y de cumplir de objetivos, empatizarás más con estas empresas, que con otras que no son tan serias.
La relación que tienen con tus Jefes o Empresa.
Antes de generarte un conflicto sin retorno con alguna persona de tu equipo de obra, es bueno que identifiques la relación que tiene con:
- Tus jefes: ya que aunque tengas más razón que un santo, saldrás de alguna forma perjudicado.
- Tu empresa: por lo mismo que antes, antes de meterte en una guerra, debes valorar el campo de batalla.
- Incluso con los clientes de tu empresa: pues puede ser un recomendado de alguno de ellos, y en ese caso, estarías en los supuestos anteriores.
Lo que todo el mundo desea es no tener conflictos. Personalmente, no he entrado en conflictos con personas por temas o preferencias personales, sino que siempre han sido exclusivamente por temas laborales, ya que al ser tú el responsable de toda una obra y de sus objetivos, no te queda más remedio que hacer determinadas tareas que te gustaría evitar o corregir, o exigir, o incluso defenderte a ti o a tus intereses, o los de tu empresa… y esto da lugar a confrontaciones. Cierto es que el agotamiento psicológico no favorece el entendimiento.
Lo que pasa es que cuando el conflicto se repite, entonces sí acaba siendo personal, sino por ti, por la otra parte, al final se torna para ambas partes en eso.
Cuando el conflicto es con una persona que está respaldada por alguien con mayor autoridad que tú, debes analizar con cuidado tu posición respecto de la empresa y de tus jefes. En estos casos, intenta agotar todas las posibles soluciones. A veces puede que se te pida que aguantes a una persona en obra que va por libre, esta circunstancia es muy difícil de gestionar. Porque las personas enseguida detectan ‘ese poder de permanecer aun no cumpliendo con su deber’… y esto es muy negativo. Es un cáncer en tu obra, que sin duda, te traerá complicaciones. Debes evitarlo, dejando emociones fuera, pues te traerá mucha complicaciones y gratuitas.
Cuando el conflicto es con un compañero de tu empresa, de otro departamento, y está animado por la propia dirección de la empresa (aunque pueda parecer extraño y asombroso, en ocasiones ocurre). Te aconsejo que hagas lo que veas hacer a tus superiores, es decir, llega hasta un punto por defender los intereses de tu obra y traspásalo a tu superior, sin quemarte, sin tomártelo como algo personal (difícil pues repercutirá sobre tu trabajo), si puedes. Algo muy difícil de llevar porque implica pasividad, lo que lleva a la desmotivación, y a cierto grado de falta de responsabilidad. Lamentable que circunstancias de este tipo se den. Porque no sale beneficiado nadie: ni tu copañer@, ni tú, ni la obra, ni la empresa.
FORMAS DE EVITAR PROBLEMAS O MEJORAR LA COMUNICACIÓN EN EL EQUIPO DE OBRA
Siempre es mejor invertir tiempo en evitar problemas que dedicárselo a solucionarlos, nuestro bienestar, el ambiente, y la salud de todos los integrantes del equipo de obra, lo agradecerán.
¿Y cómo puedes hacerlo?
Intenta que te interrumpan lo menos posible.
Cuando estás centrado en una tarea que exige toda tu concentración, y te interrumpen inesperadamente, a veces ocurre que aunque estés escuchando la conversación, muchas veces sigues con tu mente enfocada en la tarea en la que estabas ocupado, o quieres resolver el tema cuanto antes, pues vas mal de tiempo. Esto hace que aunque no seas consciente, no le estés prestando toda la atención a la problemática que te están comentando. Con las consecuencias que ello conlleva.
Intenta que si el tema no es urgente (identifica con tu equipo lo que es urgente y lo que no), posponer esa conversación a otra hora.
Aun así muchas veces será imposible pues la obra es la que manda y demanda, y la urgencia debe ser tratada, intenta en ese caso, centrarte sólo en la urgencia, e incluso levantarte delante de tu ordenador para no distraerte y poder centrarte en la urgencia. Normalmente, cuando es una urgencia sueles prestarle toda tu atención, el problema es cuando es una urgencia para alguien que en realidad no es una urgencia real.
Intenta organizar lo máximo posible a tu equipo de obra.
Si mantenéis esas reuniones semanales de obra y se llevan bien, conseguirás mucha más organización, que todo el mundo sepa lo que tiene que hacer, favorecer la comunicación fluida, involucrar a todo el equipo de obra en la misma, son demasiadas ventajas para no aprovecharlas. Las interrupciones también disminuirán, pues al tener previsto casi todo en la obra, no sólo en cuanto a acopios, y recursos, sino a definiciones, las preguntas, dudas disminuirán.
Intenta además que tu equipo de obra y subcontratas, te formulen todas sus dudas de una vez, en lugar de que sea un goteo de dudas. Esto hará que las interrupciones disminuyan bastante.
Si es necesario, para tratar determinados temas que además involucrar a colaboradores y subcontratas, concierta citas para reuniones. Una agenda organizada es más efectiva.
Prepara tus reuniones de obra para que realmente sean efectivas y no se pierda tiempo. Si quieres saber cómo CLIC AQUÍ.
Deja claro desde el primero momento que aceptas opiniones pero al ostentar la responsabilidad de todo lo que suceda la última palabra es la tuya
Cuando se sienten valorados, que sus opiniones son escuchadas y tenidas en cuenta, disminuyen sus ganas de luchar por querer salirse con la suya. Favorece el trabajo en equipo.
Eso sí, todo el mundo tiene que tener claro que quien ostenta la última palabra es quien lleva la responsabilidad de la obra. Argumento real y más vendible que el de imponer por jerarquía.
Cuando no la respeten, por las bravas no es lo mejor.
Si haces todo lo anterior, además de un buen trabajo en obra, es raro que tus indicaciones o decisiones se cuestionen.
Suele ser cuando se carece de experiencia o conocimientos para valorar un buen trabajo. O por otros roces ajenos a la propia obra. En estos casos, es mejor sentarse y hablar, escuchar los motivos y dejar de forma firme y clara cómo se va a desarrollar la obra a partir de ese momento.
Por las bravas no suele funcionar, y acaba convirtiéndose en una pelea de egos. Aunque hay veces que llegado un punto no quedará más remedio, siempre es mejor agotar el camino anterior.
Y si agotado éste, y siendo tajante, existe esa falta de respeto (a mí me parece que lo es), entonces hay que hablar seriamente con la empresa y traspasar el problema, pero si puedes evitarlo, no es aconsejable convivir con esta problemática durante la ejecución de obra. Pues ésta se puede complicar mucho, y la imagen delante del cliente más.
Puede que el tema acabe con el despido de alguien, muchas veces no queda otra. Lo que si te aconsejo es que no sea la primera medida, ni le pille por sorpresa a nadie, porque si le pilla por sorpresa hay varias personas, que no han cumplido correctamente con su labor.
Involucrar al equipo en las decisiones y en los objetivos.
Las decisiones a evaluar pueden ser muchas, sobre todo, si se cuenta con tiempo. Está muy bien escuchar a todo el equipo y dejar que partícipe en las mismas. Analizar pros y contras. Y tras dicho análisis objetivo, tomar la decisión más propicia para la obra.
De esta forma todos entenderán en base a qué criterios y objetivos se está tomando, y aun si hubiera reticencias, éstas serán menores, cuando las haya, porque está claro que disminuirán.
Lo que no quiero decir que como responsable de obra siempre estés dando explicaciones a tu equipo de obra sobre tus decisiones, lo que quiere decir es que constantemente todo el equipo de obra debe estar involucrado en la consecución de los objetivos y participar de forma activa.
Evita conversaciones paralelas
Si haces reuniones semanales de organización de obra y revisión de avance de la misma y de sus objetivos, analizando los fallos, los problemas, definiendo funciones e hitos. Éste es el foro donde con todo el equipo de obra presente, se está determinando las acciones y seguimiento a llevar a cabo. Organizaciones fuera de este entorno se reducirán a lo mínimo. Evitaremos conversaciones paralelas, donde alguien pensó que otra persona ya estaba informada, etc, etc.
También en esta reuniones semanales, es momento de revisar las reuniones mantenidas con la Dirección Facultativa y la Propiedad, sobre todo, los momentos de esa reunión que transcurren a pie de obra, porque al ser varias personas las que intervienen, se pueden dar indicaciones al encargado, al jefe de grupo, al jefe de producción, que sin estar delante tú, te pasen inadvertidas, dando lugar a futuros problemas o malentendidos con tu cliente. Esto se evita repasando las peticiones de la Dirección Facultativa y las tareas a completar la próxima semana.
Que cada uno tenga las funciones lo más definidas posibles
Muy pocos son los Jefes que definen exactamente las tareas a realizar por cada uno de los integrantes o departamentos a su cargo. En obra no suele ser un problema porque al ser pocos, te puedes organizar mejor con ellos, sobre todo, si sigues los consejos de este artículo. Además quien manda es la obra y su avance.
Con otro departamentos de la propia empresa constructora no ocurre lo mismo, y rara vez se conoce por el resto, la distribución de tareas que le corresponde a cada uno. Al final es muy normal que determinadas tareas o lagunas, acaben siendo delegadas al equipo de obra por tener la obligación de contar con toda la información de su obra y por ser lo más interesados en que la obra vaya según lo previsto.
¡Qué grave error!, porque si no se controla, se puede convertir en demasiado habitual traspasar competencias, o facilitarse su trabajo apoyándose demasiado en el personal de producción con tareas necesarias para que la organización funcione, pero más propias de otro personal, al ser más administrativas, y que le impiden dedicarse a tareas como optimizar precios, optimizar plazos, o una supervisión eficaz de la propia obra. Trabajo en equipo sí, abusos no. El problema se acrecienta cuando el equipo de obra está escaso de recursos. Puede que sea el mismo problema del departamento que delegó determinadas tareas, o que por falta de organización, dio más trabajo en obra. Al responsable de este departamento, que no tiene recursos suficientes, le interesa que se traspase parte de su trabajo a obra. Al responsable de la obra y su Jefe, no. En estos casos el superior común a ambos debería actuar.
Si a pesar de todo lo anterior, el error en la comunicación con tu EQUIPO DE OBRA se produce:
ACTÚA
- Hay muchas situaciones en las que se pretenderá manipularte, para volcarte la responsabilidad del error.
- Otras donde te surgirá la duda de si lo aclaraste lo suficiente o cabe la posibilidad de que no hayas delegado de la forma correcta, o sencillamente, de que el error sea tuyo.
- Y por último, que a pesar de seguir los pasos correctamente, sea uno de tu equipo de obra, el que se haya equivocado.
Más allá de buscar culpables, sobre todo, porque todos nos equivocamos (aunque no debe ser de forma reiterada), analiza:
- Consecuencias de la equivocación.
- Soluciona o minimiza dichas consecuencias.
- Reincidencia en el mismo error.
- Valora el conjunto de su actuación del trabajador que cometió dicho error.
- No dejes pasar la oportunidad de corregirlo en el momento adecuado:
- El hacer que no ha pasado nada cuando es reiterado no es bueno, es un falso liderazgo.
- El poner evidencia al culpable tampoco.
- Recuerda que aunque no seas el culpable, sí tienes la responsabilidad, actúa responsablemente.
- Analiza el proceso y tu método, dónde estuvo el error, cómo se puede evitar, mecanismos para evitarlo. Cómo detectarlo a tiempo.
- Transmite lo que quieres, cómo lo quieres, recuerda lo visto en los primeros puntos de este artículo sobre la forma de proceder en caso de detectar problemas urgentes de solucionar.
- Analiza tu forma de delegar.
- Alguien seguro de sí mismo, no es quien se esfuerza en aparentarlo.
- Alguien que sabe de construcción y cómo manejar una obra, no tiene problemas en preguntar.
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Pues quien no pregunta no aprende.
- Alguien que hace demasiados favores a los demás, es a cambio de algo, no es gratuito.
- Alguien que va por libre no está trabajando en equipo. Enséñale a trabajar en equipo.
