REUNIONES DE OBRA: CÓMO SER MÁS PRODUCTIVOS

CLAVES PRÁCTICAS PARA SER MÁS PRODUCTIVO EN LAS REUNIONES DE OBRA

En el trabajo de obra son muchas las reuniones de obra, tanto preparadas, como espontáneas que se llegan a producir, es importante, por tanto, saber cómo prepararlas y cuáles son las situaciones que se deben dar para que nos favorezcan en nuestro intereses.

Nuestro intereses, nos centraremos primeramente en ellos, por la importancia que tienen y porque determinan el transcurso de la reunión, siempre y cuando, podamos dirigirla. Y las reuniones periódicas de obra, podemos dirigirlas y debemos.

Claves para sacar más provecho a cada reunión.

Sin entrar en temas de negociación por ser un tema que abordaremos en mayor profundidad llegado el momento (ya he declarado la intención de tratarlo más a fondo por la importancia que tiene), vamos a tratar tanto las características que se deben dar en una reunión para obtener para nuestro beneficio el máximo provecho.

Son demasiadas veces las que mantenemos reuniones que no son nada productivas, más bien al contrario, no sólo perdemos tiempo sino que nos desvíamos de nuestros intereses.

No sólo nosotros podemos llegar a sufrir estas imperdonables faltas de productividad:

• Pérdida de tiempo.
• Desviación de los objetivos.
• Enturbiar las relaciones.
• No sólo lo anterior, sino que podemos hacerle perder el tiempo a los demás.

Y esto es imperdonable, y pudiera constituir depende con quien sea: un grave error.

Y en general, para con todo el mundo, a mi parecer es una falta de respeto por el tiempo y el trabajo de los demás.

Por lo tanto, veamos en este artículo, cómo preparar una reunión  de obra altamente efectiva y cómo desarrollarla.

Reuniones de Obra Efectivas.

Para mí son las que dan lugar a RESULTADOS. Ni más ni menos. Resultados acordes con nuestros intereses, claro

Es demasiado habitual, ver cómo se cita a determinadas personas a una reunión y no vienen preparadas, lo que constituye una pérdida de tiempo.

Incluso pudiera ser que hayas estado trabajando preparando determinada documentación para una reunión que a la hora de la verdad no se utiliza. En estos casos, salvo algunas faltas de profesionalidad, la cosa está clara: los objetivos reales no son los que te han contado.

Por lo tanto, me refiero a reuniones en las que los objetivos reales que se están tratando no sólo los conoces, sino que todo tu bloque, empresa, equipo, estáis de acuerdo y además trabajáis por ellos al unísono.

Las claves que debemos analizar entonces son las siguientes, como siempre basadas en la experiencia:

• Objetivos de la reunión.
• Preparar a las reuniones.
• Asistentes en la reunión. .
• Crear un ambiente adecuado.
• Estrategia.
• Permitir prepararse a los demás si ello nos interesa.

OBJETIVO DE LAS REUNIONES

Antes de cntrar a otras personas, debemos tener claro cuál es el objetivo que buscamos.

Algo que parece tan simple, que en demasiadas ocasiones no se analiza, y a veces, se olvida.

El objetivo final de una reunión efectiva nunca puede ser:

• Reuniones para ponerse al día.
• Reuniones para revisar.
• Reunión para informar.
• Reuniones para evaluar
• Reuniones para presentar.
• Reuniones para discutir.
• O peor todavía, 'tener razón'

En demasiadas ocasiones se nos nubla la vista intentando ganar discusiones por el simple hecho de tener razón.

Ése no es el objetivo, y debemos poder diferenciarlo de manera clara.

No estoy diciendo que todo lo anterior no pueda darse en una reunión.

Lo que estoy diciendo es que estos objetivos no pueden ser el fin último de las reuniones.

En obra, tenemos 3 tipos de reuniones según su asiduidad:

• Periódicas.
• Espontáneas
• Citadas

Y en los tres tipos debemos analizar nuestros objetivos.

Tenemos reuniones periódicas con la Dirección Facultativa, por ejemplo, ya que están impuestas y se van a celebrar, aprovecharlas lo máximo posible.

Las espontáneas pueden venir desde visitas inesperadas, hasta citas por parte de nuestros superiores o cliente.

Y una matiz es que sin nos avisan con tiempo las podríamos considerar como emplazadas.

La primera y la última necesariamente debemos acudir preparados, la última pudiera ser que no se nos comunique del todo el motivo de la reunión, algo que no es muy efectivo, pero si llevamos bien nuestro trabajo no debería preocuparnos, pues saldremos airosos.

En cualquier caso, si se nos pone delante de una decisión importante y nos pilla sin estar preparados, es mejor,  comentar que no estamos preparados en esos momentos y quedar en una  fecha concreta para dar una respuesta. Y por supuesto, cumplir con esa respuesta, esta es la parte más importante.

Y en el caso de que estemos preparados, debemos haber analizado la situación con anterioridad e ir con una ESTRATEGIA.

PREPARAR UNA REUNIÓN

Teniendo claro el objetivo, podemos dedicarnos a trabajar para su consecución.

En este sentido tendremos que analizar:

• Dónde estamos.
• Dónde queremos estar.
• La estrategia para recorrer ese camino.

Y si depende de nosotros debemos procurar acomodar el ambiente adecuado. Si tratamos bien a las personas, somos eficientes en la documentación y herramientas.

Por ejemplo, muchas veces se adelanta mucho más presentando una muestra que tras horas y horas interminables de conversación.

Debe haber más de una salida, sobre todo, con las personas que toman decisiones, si te centras tan sólo en la tuya, hay gente que las imposiciones no les gustan, por lo que debes pensar en ello.

SI es con la Dirección Facultativa te aconsejo que en una reunión semanal intentes, mediante las preguntas adecuadas, o con el conocimiento por otras negociaciones saber cuáles son sus prioridades, y a igualdad, cuáles son sus gustos, y tan sólo tendrás que contentarlos.

Como en una reunión de obra son muchos tendrás que trabajar en más de un frente para intentar contentar a la mayoría, si revisas este artículo encontrarás las claves para ello.

ASISTENTES A UNA REUNIÓN

Una vez tenemos claro nuestro objetivo y estamos preparando nuestra reunión, para terminar de hacerlo con acierto, necesariamente debemos informarnos sobre quiénes asistirán en número e identificando a la verdadera persona que va a tomar las decisiones, sin que se nos nuble la vista y dejemos atender a otras personas más cercanas o que colaboran más habitualmente con nosotros.

Los oportunistas que se saltan a su conveniencia a otros, no son bien vistos y pudiera complicarse oras cuestiones, más pequeñas o no.

Hazlo sólo cuando no quede más remedio, pero antes debes agotar otra salidas.

Como andábamos diciendo, la estrategia en una reunión puede variar según los asistentes a ella.

Lo normal es que cuanta menos gente, mejores decisiones y más rápido. Porque si tú vas preparado, no esperes que todo el mundo vaya.

CREAR UN AMBIENTE ADECUADO

No sólo en la reunión que más te interese sino en general, ello hará que las personas se relajen poco a poco, y que vayan apreciando los esfuerzos que haces, para dentro de lo que cabe, que se trata de una obra, se encuentren lo más cómodos y atendidos como clientes.

Esto implica atender sus peticiones en la obra, y ser muy serio.

Si por el contrario no son tu cliente o la Dirección facultativa, entonces tendrás que atender sus intereses, preocuparte por ellos, y ser serio en lo que te comprometes

Al fin y al cabo, hemos dicho que el objetivo de una reunión es que todas las partes acaben comprometiéndose a unos resultados.

ESTRATEGIA

Según mi experiencia, las estrategias que más me ha funcionado, sin perjuicio de que surjan otras, son las siguientes:

• Ganar-ganar.
• Ganar-ganar Policía bueno y policía malo.

Con esta última tienes que tener cuidado, sobre todo, si como Jefe de Obra te toca ser el policía malo, porque si no te has ganado antes la confianza de la Dirección Facultativa, u otros agentes sienten que no eres respetado en tu empresa lo suficiente, podrías llegar a estar en una posición muy delicada.

Ganar ganar es una buena estrategia, pero debes asegurarte de tener claras las intenciones, los objetivos de los demás. Además debes tener tiempo de buscar las propuestas adecuadas, buscar soluciones.

Y pudiera ser que en determinadas ocasiones no tengas que hacer ete esfuerzo, pero siempre con cabeza se puede ceder algo más.

PREPARA AL RESTO SI ES NECESARIO

En una empresa bien organizada cuando tus jefes van contigo, lo suyo es preparar a los demás, aunque pudiera haber ocasiones en las que no te interese.

ACCIÓN

En ese momento recuerda que el fin último de una reunión efectiva es el de decidir y comprometerse a tomar acción.  

Es decir, menos hablar y más hacer.

La contemplación es un lujo, mientras que la acción es una necesidad.

Henri Bergson

Una reunión es efectiva si el haberla celebrado implica que se actuará de una forma diferente sobre el tema tratado, de la que se actuaría si no se hubiese celebrado la reunión.

Se puede decir entonces, que en obra que continuamente nos reunimos, tomamos decisiones y actuamos, somos altamente efectivos.

¿Qué reuniones han sido las más efectivas para ti?

¿Qué opinión tienes sobre este tema?