ERRORES EN CONSTRUCCIÓN: el poder de la comunicación

Errores en construcción, ¿a quién no le gustaría estar libre de ellos? Libre de su responsabilidad, y sobre todo, de sus consecuencias.

Mucha de la tensión que se acumula al frente de una obra proviene del pánico a sufrir errores en construcción, más aún cuando lo que se pretende controlar, no se controla. En estos casos, el miedo se acrecienta. Hoy trataremos La mayor fuente de errores en construcción, conociendo de donde provienen podemos introducir mejoras en nuestra gestión que necesariamente repercutirán de forma beneficiosa en nuestra obra, disminuyendo los errores en construcción. Y, terminaremos el artículo de hoy, con un Sistema para evitar muchos errores en construcción.

La mayor fuente de errores en construcción

No la única, por supuesto. No me cansaré de repetir la gran cantidad de factores que puede afectar a nuestra obra, a nuestro trabajo, de forma negativa.

Pero sí a lo largo de mi experiencia de muchos años a pie de obra, puedo afirmar que una causa que provoca muchos errores en construcción es la COMUNICACIÓN.

Sí, has leído bien: la comunicación, o mejor dicho, una precaria comunicación o la ausencia de ésta, es la causa de la mayoría de errores en construcción.

La buena noticia es que es evitable.

Los proyectos, sus documentos, son una forma de comunicación, de traspasar indicaciones. Si esta documentación contiene contradicciones se convierte en fuente de errores en construcción.

Aunque nadie nos prepara para comunicarnos, en una obra es básico establecer sistemas o metodologías encaminados a transmitir indicaciones de forma eficaz, y ahorrar así la mayor parte de errores en construcción.

En una obra, dependiendo de su envergadura, puede haber 5, 8, 20, 100 y hasta 500 personas.

El cómo traspasemos nuestras órdenes, la forma que tengamos de comunicarnos, de entregar esas indicaciones, y de corroborar cómo llegan hasta el eslabón ejecutor, es básica para evitar errores en construcción.

Si a esto sumamos que esos errores en construcción, pueden encontrarse en planos, y otros documentos cruciales de la obra, se hace necesario lo siguiente:

• Una revisión de esta documentación antes de distribuirla a todos los subcontratas y trabajadores, y por supuesto, a tu propio equipo.
• Una forma de hacer llegar esa documentación a todos los interesados.
• Una forma de, ante cualquier cambio de la documentación anteriormente mencionada, hacer llegar las nuevas indicaciones a tiempo a los agentes involucrados.

Todos sabemos que una obra no es estática.

Y también sabemos, que desgraciadamente en muchas ocasiones, está menos planificada, pensada, definida, decidida de lo que nos gustaría.

Esta falta de concreción, complica el trabajo de los responsables en obra, pues hay un grado de incertidumbre en todas las obras; a veces tolerable, otras veces insostenible para un proceso constructivo exitoso y libre de errores en construcción.

Insisto mucho en que una de las claves precisamente es convertir tu obra en una obra definida, reduciendo al máximo y cuanto antes ese grado de indefinición.

En los puntos anteriores, es conocido el hincapié que muchos sistemas de calidad hacen de la gestión documental mencionada. De hecho, este sería otro aspecto muy interesante a tratar, la gestión documental en obra.

Pero hoy centrémonos en la comunicación que debe existir y fluir para que 500 personas puedan llegar a trabajar coordinados y siendo efectivos, sin errores en construcción.

Sin errores de comunicación.

Sistema para evitar muchos errores en construcción.

A mi propia experiencia le he sumado algunos conocimientos adquiridos en la lectura de libros.

Desde siempre me han fascinado los libros, son una fuente de conocimientos prácticos de un valor incalculable. Leyendo uno de ellos, que nada tiene que ver con nuestra profesión, me sorprendió encontrarme un capítulo titulado El Maestro de Obras. En éste se relataba con bastante detalle la comunicación existente en la construcción de un rascacielos actual. Una maravillosa sorpresa.

Coincidía conmigo, este libro, en asegurar que la mayor fuente de errores en construcción se encuentra en la mala comunicación.

Podemos desarrollar el sistema de comunicación efectiva en pasos para hacerlo más fácil de digerir:

1. Revisión de las indicaciones a transferir en obra.
2. Preparación de la documentación que apoye dichas indicaciones (las palabras se las lleva el viento, cuando algo se encuentra escrito o en un plano o croquis, reducimos drásticamente las posibilidades de errores en construcción).
3. Delegar (dar indicaciones de la forma correcta). Si recuerdes ya te hablé sobre cómo hacerlo también paso a paso (clic aquí para verlo).
4. Supervisión de las indicaciones dadas. Mediante la supervisión directa del cumplimiento de lo delegado, y sobre todo, mediante la realización de reuniones semanales en obra, (puedes encontrar más sobre este aspecto en el enlace anterior, el por qué, el cómo, y lo grandes beneficios que a mí me ha reportado esta forma de trabajar).

Hasta aquí te aseguras trabajar con tu propio equipo reduciendo drásticamente los errores de comunicación.

¿Seguro que ahora estás pensando qué pasa con  la comunicación con tus subcontratas?

A ellos también les entregas mucha documentación durante la obra. Piensa: documentación para que oferten, contratos, croquis, planos, etc…

Cuando en el paso 1 hemos hablado de revisar estas indicaciones escritas antes de facilitarlas a los intervinientes de la obra, también nos referimos a este traspaso a tus subcontratas.

La diferencia en este caso es que como la mayoría de  esta documentación la generas tú, como Jefe de Obra, pues está claro que debes hacer un esfuerzo por realizar un buen trabajo.

Tu obra te lo agradecerá, y tú disfrutarás de tus progresos.

Como he mencionado muchas veces, los subcontratas son grandes aliados para ayudarte en tu misión de llevar a buen puerto tu obra; siempre que sepas dirigir y conciliar los diferentes intereses.

Cuando en una obra, se produce un cambio de las indicaciones ya dadas a un subcontrata, que suele además afectar a varios, es necesario que establezcas diferentes sistemas por los que te garantices que a todos ellos les llegan las nuevas indicaciones.

5.      Listado de comunicaciones

Definir una obra en muchos aspectos se hace durante la ejecución de la obra, sobre todo en cuanto a detalles constructivos complejos que involucran a varios subcontratas; siempre antes de condicionar el plazo de la obra y/o de cometer errores en construcción, por supuesto.

Por ello, es bueno que aparte de un listado de tareas a producir, de materiales que pedir, llegadas, entradas, temas por resolver, etc…. Tengas un listado de comunicaciones en dos sentidos, además:

• Temas a tratar con cada subcontrata. Te ahorrará tiempo y ganarás eficiencia.
• Reuniones de coordinación con diferentes subcontratas. En los que el objetivo no sólo sea organizarlos a todos, sino resolver temas complejos (como detalles constructivos complicados, problemas, coordinaciones, etc).

Pero no es suficiente quedarse aquí, además debes hacer un seguimiento de esas comunicaciones.

Por ejemplo, es fácil en obra que para dar por cerrado un tema, uno o varios subcontratas tengan que realizar primero gestiones o pesquisas, posteriormente deberán comunicarse con otros subcontratas y a partir de dichas resoluciones, tomar decisiones, junto con el Jefe de Obra, por supuesto.

1. Realizar un listado de estas gestiones pendientes, realizar un seguimiento como si de tareas de la propia obra se tratase es un gran acierto.
2. Incorporar estas nuevas directrices a nuestro planning, también, pues pudiera modificar nuestra organización.
3. Y hacer llegar a todos los involucrados estas nuevas indicaciones. Para ello podemos servirnos de grupos por email (en lugar de enviar correos uno a uno), de forma que nos garanticemos no sólo que a todos los involucrados les ha llegado, sino que todos están de acuerdo en esta nueva ejecución. Para ello, con solicitar confirmación de cada uno de ellos será suficiente.

También podemos hacer grupos de WhatsApp, donde nos limitemos a dar indicaciones y recibir confirmaciones, y que el resto también conozca ambas.

Un buen uso de la tecnología, nos facilita la tareas y ahorra trabajo, reduciendo asimismo errores en construcción.

CONCLUSIÓN:

En una obra para evitar la mayor parte de problemas debemos mejorar la forma en la que nos comunicamos, no sólo explicarnos mejor y ser más organizados a la hora de transmitir órdenes, sino tener los sistemas adecuados para verificar que dichas indicaciones, no sólo han llegado, sino que lo han hecho de la forma correcta.

Es interminable la lista de errores en construcción que se producen porque la forma en la que nos comunicamos en obra muchas veces es precaria.

Y donde algo falla en nuestro sistema, encontramos puntos de mejora, que sin duda mejorarán el resultado final, esto es claro.

Así que, si además de ocuparnos de la producción, el listado de comparativos a realizar, el listado de pedidos a sacar, el listado de ferretería, materiales, medios auxiliares, etc… Nos ocupamos de mantener al día el listado de comunicaciones entre nuestros subcontratas, el resultado en la obra mejorará exponencialmente.

¿Encuentras formas de evitar errores en construcción en tu obra?

¿Quieres aportar algo más a este artículo?

Gracias por tu tiempo y por tus comentarios.